Exportación de varios conjuntos de datos a varias hojas de cálculo

Cuando se inventaron las computadoras personales, una de las principales razones que las hicieron atractivas fue la aplicación de hojas de cálculo. Y hoy en día, es casi imposible imaginar nuestro trabajo sin hojas de cálculo. Inicialmente, eran utilizadas principalmente por un solo usuario en modo sin conexión. Con Hojas de cálculo de Google, la transición se realiza al modo multijugador en línea. Ciertamente, la vida se vuelve mucho más fácil con tales avances. Uno de los usos más beneficiosos que ofrece es la colaboración. Podemos almacenarlos en línea y administrarlos en todo el equipo utilizando controles de acceso apropiados. A pesar de que hemos avanzado mucho en este frente de innovación, todavía hay margen de mejora. Por ejemplo, todavía no podemos exportar desde Google Sheets. Y menos aún exportar automáticamente múltiples conjuntos de datos a múltiples hojas de cálculo al mismo tiempo.

¿Por qué exportar desde Google Sheets?

Verónica es una operadora de computadoras en una escuela secundaria local. Cada semana, la escuela organiza pruebas en papel en todos los grados para evaluar el rendimiento de los estudiantes. Los estudiantes responden a estas pruebas en hojas de respuestas basadas en OMR. Una vez terminada la prueba, Verónica recibe las hojas de respuestas de todos los estudiantes y las procesa con su software. Hacer esto generará las puntuaciones de cada estudiante y las consolidará en un archivo CSV, que se ve así:

Para los beneficios que discutimos al principio de esta publicación, ella guarda este CSV en su Google Drive. Porque puede acceder a él usando la aplicación Google Sheets desde cualquier lugar. Así, cada vez que Veronica tiene un nuevo archivo CSV, copia los datos en Google Sheets.

Ahora, al final de este proceso, cada profesor de clase necesita acceder a las calificaciones de sus alumnos. Para ilustrar esto, consideremos las calificaciones de los estudiantes en tres grados: 3º, 4º y 5º. Garrett, Henry y Theresa son los profesores de clase respectivamente. A Garrett le interesarían las calificaciones del 3er grado y realmente no necesita las calificaciones de otros grados. Lo mismo ocurre con Henry y Theresa. Segregar manualmente los datos y compartirlos según corresponda con las partes interesadas es una opción, pero no la ideal. Más aún, cuando tiene que hacerlo con mayor frecuencia y cuando hay muchos grados que manejar.

Solución: automatiza el proceso con Sheetgo

En El complemento Sheetgo para Google Sheets eleva la conectividad entre hojas de cálculo al siguiente nivel. Con él, podemos importar, exportar, fusionar o apilar datos. Puede administrar automáticamente toda la carga pesada que Veronica tenía que hacer manualmente. Podemos instalarlo en nuestras Hojas de Cálculo de Google haciendo clic en el botón de abajo:

Una vez hecho, podemos configurar para exportar desde Google Sheets múltiples conjuntos de datos sujetos a la frecuencia y condiciones de filtro predefinidas. La exportación se realiza desde la hoja de cálculo actual a otras hojas de cálculo, tanto nuestras como de otros usuarios.

Configuración: Pasos para exportar desde Google Sheets

A efectos de demostración, utilizaremos cuatro hojas de cálculo como se indica a continuación.

1. Todas las Calificaciones – Puntuaciones
2. Tercer Grado – Puntuaciones
3. Cuarto Grado – Puntuaciones
4. Quinto Grado – Puntuaciones

Intentaremos configurar la funcionalidad de exportación automática desde Todas las Calificaciones – Puntuaciones archivo a los siguientes tres archivos. Pero antes, Veronica importa los datos de puntuación usando el procedimiento explicado en este publicar. Así es como se ve después de importar los datos del archivo CSV usando el complemento Sheetgo.

Por favor, tenga en cuenta que los archivos correspondientes a los archivos de tercer, cuarto y quinto grado son archivos externos (es decir, otros usuarios los compartieron con control de acceso de edición).

Intentaremos con el Tercer Grado – Puntuaciones archivar primero. A continuación se muestra la secuencia de pasos para hacerlo.

1. Inicia Sheetgo y crea un enlace de exportación

Si aún no se está ejecutando, navega a Complementos > Sheetgo > Inicio, mientras estamos en Todas las Calificaciones – Puntuaciones archivo, para iniciar el complemento Sheetgo. Al hacerlo se abrirá la barra lateral de Sheetgo de forma similar a la que se muestra en la segunda instantánea. Pase el puntero del ratón sobre el círculo verde con un signo más y haga clic en el Exportar opción.

2. Vincule la hoja de origen con el archivo de destino al que necesitamos enviar los datos

Haga clic en el botón Conectar opción. Esto nos llevará a la lista de archivos actualizados más recientemente por defecto. Si no vemos el archivo que queremos, podemos buscar el archivo dentro de Google Drive usando la función de búsqueda. Para este ejemplo, seleccionamos Tercer Grado – Puntuaciones archivo de la ‘Hoja de cálculo de destino’ y luego, para la ‘Hoja de origen’, elige Student_Test_Scores.csv.

Luego llegamos a la pantalla de configuración. Aquí podemos seleccionar la frecuencia de las actualizaciones en el Actualización automática sección. Lo cambiamos a Semanal porque Verónica actualiza el CSV cada semana. Para evitar confusiones con las próximas conexiones, cambiemos el nombre de la conexión a Puntuaciones_de_Tercer_Grado.

3. Agrega la condición de filtro para la exportación selectiva de datos y crea una conexión

Para hacer esto, quizás tengamos que desplazarnos un poco hacia abajo en la barra lateral hasta que veamos Filtrar por Sección. Por defecto, muestra “No hay filtro activo”. Haz clic en editar para agregar una condición. De la imagen anterior, nos damos cuenta de que el campo Calificación se encuentra en la columna B. Dado que necesitamos crear un filtro basado en la Calificación, nos aseguramos de que sea “Columna B: Calificación” en el primer menú desplegable. Y, nos aseguramos de que las segundas y terceras opciones sean “El número es igual a” y “3” respectivamente. Luego hacemos clic en OK.

La sección “Filtrar por” ahora muestra "El número de la columna B es igual a 3". Finalmente, para establecer el enlace que puede exportar múltiples conjuntos de datos, hacemos clic CONECTAR botón.

Al hacerlo, notamos que en pocos segundos Sheetgo crea una nueva conexión cuyo estado muestra “Última actualización: Ahora mismo”.

¡Felicidades! ¡Acabamos de exportar una lista filtrada de puntuaciones específicas para el tercer grado! Revisemos la Tercer Grado – Puntuaciones archivo para ver si los datos han llegado.

¡Sí, lo hizo! Vemos que Sheetgo crea una nueva hoja (el nombre será el mismo que el de la conexión) y, en consecuencia, pone solo los datos de Tercer Grado en ella.

Crea otras conexiones

Repetimos los pasos anteriores para crear conexiones para otros archivos, con el fin de exportar varios conjuntos de datos, pero con un par de diferencias.

• Elegimos Cuarto Grado – Puntuaciones y Quinto Grado – Puntuaciones archivos para exportar datos específicos de cuarto y quinto grado.
• Los criterios de filtro para los archivos de cuarto y quinto grado en Filtrar por las secciones son “El número de la Columna B es igual a 4” y “El número de la Columna B es igual a 5” respectivamente.

Una vez hecho, así se ve la lista de conexiones.

A continuación, se muestran las capturas de pantalla de los otros archivos con los datos actualizados por grado.

Así, hemos configurado el complemento de Sheetgo para exportar varios conjuntos de datos, semanalmente, sujetos a criterios de filtro de grado específicos. Con esta configuración, todo lo que Verónica tiene que hacer ahora es actualizar el archivo CSV. Y no tiene que preocuparse por nada más.