Comment utiliser la fonction IF dans Excel

Les Fonction IF dans Excel est sans aucun doute l'une des fonctions les plus utiles qui soient. Elle permet d'effectuer des tests logiques sur les données d'une feuille de calcul et de renvoyer des valeurs différentes ou d'exécuter des actions différentes selon que les tests logiques aboutissent à VRAI ou FAUX.

Vous pouvez utiliser la fonction IF seule, dans un groupe de plusieurs fonctions IF (IF imbriquées) ou avec d'autres fonctions logiques telles que OR et AND.

La logique qui sous-tend la fonction IF est une structure if-then-else. L'instruction IF évalue d'abord une cellule (ou plusieurs cellules) pour déterminer si elle correspond aux critères de l'expression logique. En fonction du résultat, l'instruction IF renvoie une valeur ou exécute une action (par exemple, un calcul ou une autre fonction). La valeur renvoyée ou l'action générée dépend du fait que la cellule d'entrée est évaluée comme VRAIE ou FAUSSE lorsqu'elle est testée avec l'expression logique.

En bref, vous dites à la fonction que si la cellule répond aux critères, il faut faire ceci, sinon il faut faire cela. Vous définissez les critères et les résultats souhaités. Ces résultats peuvent être ce que vous voulez, c'est pourquoi la fonction IF est si polyvalente.

L'organigramme suivant illustre le processus.

Fonction IF Excel

Syntaxe

• expression_logique - une expression ou une référence à une cellule contenant une expression ayant une valeur logique telle que VRAI ou FAUX.
• valeur_si_vrai - la valeur que la fonction renvoie si l'expression logique est VRAIE. Il peut s'agir d'un nombre, d'un texte ou même d'une autre fonction qui renvoie une valeur. Vous pouvez également insérer une autre instruction IF ici : c'est ce qu'on appelle un IF imbriqué.
• valeur_si_faux - la valeur que la fonction IF renvoie si l'expression logique est FAUX. Comme pour la valeur_si_vrai, il peut s'agir d'un nombre, d'un texte ou d'une autre fonction renvoyant une valeur. Il peut également s'agir d'un IF imbriqué. Notez qu'il s'agit d'une entrée facultative et que si vous l'omettez, vous obtiendrez une valeur vide lorsque l'expression est FAUX.

Comment utiliser la fonction IF dans Excel

Je vais maintenant vous montrer la fonction IF en action. Le premier exemple est assez simple : Je dispose de données sur les préférences alimentaires d'un groupe de personnes et j'aimerais utiliser la fonction IF pour générer certaines réponses à propos de ces données.

Regardez la capture d'écran ci-dessous. J'utilise la fonction IF pour déterminer si le plat préféré d'une personne est la pizza. La formule que j'utilise pour ce faire est la suivante =IF(C2=”Pizza”, ”Oui”, ”Non”).

Bien qu'il s'agisse d'un exemple très simple de la fonction IF, je vais rapidement expliquer ce qui se passe dans la formule.

La première partie entre les crochets est la expression logique. Cette expression demande à la fonction d'évaluer si la cellule (C2 dans ce cas) est égale à “Pizza”. Notez que vous devez mettre des guillemets autour des chaînes de texte.

Les “Oui” et les “Non” sont les valeur_si_vrai et valeur_si_faux. Cela signifie que je dis à la fonction : "Si la cellule dit Pizza, renvoie Oui, sinon renvoie Non : Si la cellule indique Pizza, renvoyer Oui, sinon renvoyer Non. Vous pouvez voir les résultats par vous-même : les deux amateurs de pizza ont obtenu un oui, et les autres ont obtenu un non.

Je vais maintenant montrer un exemple similaire, sauf que j'utilise une expression mathématique (bien que très simple) pour évaluer l'âge de chaque personne, avec la formule suivante =IF(B2>20, ”Plus de 20″, ”Moins de 21″).

Là encore, vous pouvez voir la logique appliquée par la fonction : Si la valeur de la cellule est supérieure à 20, l'expression (B2>20) est VRAIE, et la fonction produit le résultat suivant valeur_si_vrai, qui est à nouveau une chaîne de texte. Si l'expression est FAUX, la fonction produit la chaîne de caractères valeur_si_faux.

J'utilise ici l'opérateur > (plus grand que), mais vous pouvez utiliser n'importe lequel des opérateurs logiques présentés ci-dessous, en fonction de ce que vous essayez d'accomplir.

Fonction IF avec des calculs comme résultat

Jusqu'à présent, les exemples que j'ai montrés avaient pour sortie des chaînes de texte. Mais la fonction peut également renvoyer un calcul, comme dans l'exemple suivant.

Ici, je suppose que les personnes figurant sur la feuille de calcul vivent dans un pays où l'âge légal pour consommer de l'alcool est de 21 ans. Je veux savoir combien d'années il leur reste avant d'atteindre cet âge.

Pour ce faire, j'utilise la formule suivante =IF(B2<21,21-B2,”N/A”). Je demande à la formule si chaque personne a moins de 21 ans, et si la réponse est oui (VRAI), j'effectue un calcul pour déterminer le nombre d'années qu'il reste avant qu'elle n'atteigne l'âge légal pour consommer de l'alcool.

Instructions IF imbriquées

Maintenant que vous connaissez les principes de base, je vais aborder des cas d'utilisation plus complexes de la fonction IF.

Il arrive souvent que vous souhaitiez utiliser une série de fonctions IF afin d'effectuer des tâches qui ont plus de deux résultats possibles. Cette combinaison de plusieurs instructions IF (l'une dans l'autre) s'appelle une instruction IF imbriquée.

Prenons l'exemple suivant. Je souhaite diviser les données en trois groupes : les végétariens sans allergies, les végétariens avec allergies et les non-végétariens. Comme il y a plus de deux résultats possibles, je ne peux pas utiliser une simple fonction IF VRAI/FAUX.

Pour y remédier, j'ai ajouté une deuxième fonction IF imbriquée dans la première. La formule que j'utilise ici est la suivante =IF(D2=”Oui”,IF(E2=”Non”, ”Végétarien (sans allergies)”, ”Végétarien avec allergies”), ”Non”).

La fonction IF commence par une expression logique simple - je demande si la personne est végétarienne (cellule B2 = “Oui”). Mais au lieu de mettre un valeur_si_vrai Ensuite, je l'ai remplacée par une autre fonction IF.

Maintenant, regardez à la fin de la formule. Vous pouvez voir qu'une fois la deuxième fonction IF terminée, j'ai mon valeur_si_faux pour la première fonction IF. La deuxième fonction IF est en fait la fonction valeur_si_vrai pour la première fonction IF. Ainsi, si l'expression est évaluée à Oui (dans ce cas, si la personne est végétarienne), la fonction utilisera la deuxième instruction IF pour déterminer ce que doit être la sortie.

Comme vous pouvez le constater, cette méthode permet d'obtenir une réponse correcte lorsque plusieurs résultats sont possibles.

IF avec AND & OR

Les ET et OU dans Excel sont d'autres fonctions logiques que vous pouvez utiliser avec la fonction IF. Elles permettent toutes deux d'évaluer plusieurs critères sans nécessiter une deuxième fonction IF. La fonction ET spécifie que tous les critères doivent être remplis, tandis que la fonction OU indique qu'au moins un des critères doit être rempli.

Regardez l'exemple ci-dessous. Ici, j'utilise AND en combinaison avec IF pour déterminer quelles personnes sont végétariennes et souffrent d'allergies. Au lieu d'utiliser plusieurs instructions IF, j'utilise la formule suivante : =IF(AND(D2=”Oui”,E2=”Oui”), ”Oui”, ”Non”).

Comme vous pouvez le constater, mon expression logique est la suivante AND(D2=”Oui”,E2=”Oui”). Pour répondre au critère VRAI, chaque personne doit avoir un Oui dans les colonnes "végétarien" et "allergies". Si l'une de ces colonnes contient un Non, la fonction est évaluée comme étant FAUX.

Enfin, je montrerai une fonction OR combinée à IF. Ici, je cherche toutes les personnes qui sont soit végétariennes, soit allergiques. J'utilise =IF(OR(D2=”Oui”,E2=”Oui”), ”Oui”, ”Non”) et je constate que seule Betty n'a aucune des deux réponses - tous les autres ont au moins un “oui”.

Fonction IF dans Excel

La fonction IF d'Excel est une fonction extrêmement puissante et polyvalente. Si vous la maîtrisez, vous pouvez faire faire presque n'importe quoi à votre feuille de calcul !