Cómo utilizar la función IF en Excel

En Función IF en Excel es sin duda una de las funciones más útiles que existen. Se utiliza para realizar pruebas lógicas en los datos de una hoja de cálculo, y devolver diferentes valores o llevar a cabo diferentes acciones dependiendo de si las pruebas lógicas se evalúan como TRUE o FALSE.

Puede utilizar la función SI sola, en un grupo de varias funciones SI (SI anidadas) o junto con otras funciones lógicas como O y Y.

La lógica detrás de la función IF es una estructura if-then-else. La sentencia IF evalúa primero una celda (o varias celdas) para determinar si cumple los criterios de la expresión lógica. En función del resultado, la sentencia IF devuelve un valor o realiza una acción (por ejemplo, un cálculo u otra función). El valor devuelto o la acción generada dependerán de si la celda de entrada se evalúa como TRUE o FALSE cuando se comprueba con la expresión lógica.

En pocas palabras, le dices a la función que si la celda cumple los criterios, haga esto, si no, haga lo otro. Usted establece los criterios y los resultados deseados. Estos resultados pueden ser los que quieras, por eso la función IF es tan versátil.

El siguiente diagrama de flujo ilustra el proceso.

Función IF Excel

Sintaxis

=IF(expresión_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

expresión_lógica - una expresión o referencia a una celda que contiene una expresión que tiene un valor lógico como TRUE o FALSE.
value_if_true - el valor que devuelve la función si la expresión_lógica es TRUE. Puede ser un número, un texto o incluso otra función que devuelva un valor. También puede incrustar otra sentencia IF aquí: esto se conoce como un IF anidado.
value_if_false - el valor que devuelve la función IF si la expresión_lógica es FALSE. Similar al valor_if_true, puede ser un número, texto u otra función que devuelva un valor. También puede ser un IF anidado. Tenga en cuenta que esta es una entrada opcional y si la omite obtendrá un valor en blanco cuando la expresión sea FALSE.

Cómo utilizar la función IF en Excel

Ahora déjame mostrarte la función IF en acción. El primer ejemplo es bastante sencillo: Tengo algunos datos sobre las preferencias dietéticas de un grupo de personas, y me gustaría utilizar la función SI para generar ciertas respuestas sobre los datos.

Eche un vistazo a la siguiente captura de pantalla. Utilizo la función IF para determinar si la comida favorita de una persona es o no la pizza. La fórmula que utilizo para ello es =IF(C2=”Pizza”, ”Sí”, ”No”).

Aunque se trata de un ejemplo muy sencillo de la función IF, voy a desglosar rápidamente lo que ocurre en la fórmula.

La primera parte entre paréntesis es la expresión lógica. Esta expresión pide a la función que evalúe si la celda (C2 en este caso) es igual a “Pizza”. Tenga en cuenta que debe entrecomillar las cadenas de texto.

El “Sí” y el “No” son los value_if_true y value_if_false. Esto significa que le estoy diciendo a la función Si la celda dice Pizza, devuelve Sí, de lo contrario devuelve No. Puedes ver los resultados por ti mismo: los dos amantes de la pizza obtuvieron un sí, y el resto obtuvo un no.

Ahora mostraré un ejemplo similar, excepto que estoy utilizando una expresión matemática (aunque muy simple) para evaluar la edad de cada persona, con la fórmula =IF(B2>20, ”Mayor de 20″, ”Menor de 21″).

De nuevo, puede ver la lógica que aplica la función: Si el valor de la celda es mayor que 20, la expresión (B2>20) es TRUE, y la función emite el valor value_if_true, que también es una cadena de texto. Si la expresión es FALSE, la función emite el valor value_if_false.

Aquí estoy utilizando el operador > (mayor que), pero puede utilizar cualquiera de los operadores lógicos que se muestran a continuación, dependiendo de lo que esté intentando conseguir.

Función IF con cálculos como resultado

Hasta ahora, los ejemplos que he mostrado tenían cadenas de texto como salida. Pero la función también puede devolver un cálculo, como el del siguiente ejemplo.

En este caso, supongo que las personas de la hoja de cálculo viven en un país en el que la edad legal para consumir alcohol es 21 años. Quiero ver cuántos años faltan para que alcancen esa edad.

Lo hago con la fórmula =IF(B2<21,21-B2,”N/A”). Pregunto a la fórmula si cada persona es menor de 21 años, y si la respuesta es afirmativa (VERDADERO), entonces realizo un cálculo para determinar cuántos años faltan para que alcance la edad legal para consumir alcohol.

Sentencias IF anidadas

Ahora que ya conoces los conceptos básicos, me adentraré en algunos casos de uso más complejos de la función IF.

A menudo, querrá utilizar una serie de funciones IF para realizar tareas que tienen más de dos resultados posibles. Esta combinación de varias sentencias IF (una dentro de otra) se denomina sentencia IF anidada.

Observe el siguiente ejemplo. Quiero dividir los datos en tres grupos: vegetarianos sin alergias, vegetarianos con alergias y no vegetarianos. Como hay más de dos resultados posibles, no puedo utilizar una simple función SI VERDADERO/FALSO.

Para solucionarlo, he añadido una segunda función IF anidada dentro de la primera. La fórmula que utilizo aquí es =IF(D2=”Sí”,IF(E2=”No”, ”Vegetariano (sin alergias)”, ”Vegetariano con alergias”), ”No”).

La función IF comienza con una simple expresión lógica: pregunto si la persona es vegetariana (celda B2 = “Sí”). Pero en lugar de poner simplemente un value_if_true a continuación, la he sustituido por otra función IF.

Ahora mira hacia el final de la fórmula. Puedes ver que después de terminar la segunda función IF, tengo mi value_if_false para la primera función IF. La segunda función IF es en realidad la value_if_true para la primera función IF. Así, si la expresión se evalúa como Sí (en este caso, si la persona es vegetariana), la función utilizará la segunda sentencia IF para determinar cuál debe ser la salida.

Como puede ver, esto funciona bien para dar la respuesta correcta ante múltiples salidas posibles.

IF con AND & OR

En Y y O en Excel son otras funciones lógicas que puede utilizar junto con IF. Ambas le permiten evaluar múltiples criterios sin necesidad de una segunda función IF. La función AND especifica que deben cumplirse todos los criterios, mientras que la función OR dice que debe cumplirse al menos uno de los múltiples criterios.

Eche un vistazo al siguiente ejemplo. Aquí, utilizo AND en combinación con IF para determinar qué personas son vegetarianas con alergias. En lugar de utilizar varias sentencias IF, utilizo la siguiente fórmula: =IF(AND(D2=”Sí”,E2=”Sí”), ”Sí”, ”No”).

Como puede ver, mi expresión lógica aquí es AND(D2=”Sí”,E2=”Sí”). Para cumplir el criterio TRUE, cada persona debe tener un Sí tanto en la columna de vegetarianos como en la de alergias. Si alguna de las dos columnas tiene un No, la función se evalúa como FALSE.

Por último, mostraré una función OR combinada con IF. En este caso, busco a todas las personas que son vegetarianas o tienen alergias. Utilizo =IF(OR(D2=”Sí”,E2=”Sí”), ”Sí”, ”No”) y puedo ver que sólo Betty no tiene ninguno de los dos - todos los demás tienen al menos un “Sí”.