HMG Healthcare : Une solution d'inventaire automatisée et flexible pour répondre aux exigences critiques du COVID-19

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Grâce à Sheetgo, HMG Healthcare économise désormais 1 120 heures chaque année avec une solution d'inventaire personnalisée pour fusionner les données de 40 000 articles provenant de 30 sites différents. Ils disposent ainsi de plus de 20 heures par semaine qu'ils peuvent consacrer à d'autres aspects plus importants de leur activité.

Répondre aux demandes critiques de COVID-19 à l'aide de feuilles de calcul

Demandes d'EPI à forte demande pour le personnel de plus de 30 sites
Inventaire complexe de plus de 40 000 articles
Difficile de suivre des fournisseurs multiples et des prix fluctuants

Avec l'apparition de la pandémie de COVID-19, HMG a dû relever le défi d'acquérir et de distribuer le plus rapidement possible des équipements de protection individuelle au personnel soignant. La demande mondiale a compliqué cette tâche, car le gouvernement de Sa Majesté devait acheter ces produits auprès de multiples fournisseurs à des prix fluctuants. À l'époque, il utilisait des feuilles de calcul Excel et gérait manuellement les achats et les stocks, ce qui prenait énormément de temps.

Les nouvelles exigences imposées par la pandémie ont rendu ce système non viable, et le gouvernement de Sa Majesté avait désespérément besoin d'une solution alternative.

“Covid-19 nous a imposé des exigences immédiates et importantes. Auparavant, nous passions environ 20 heures par semaine à préparer et à gérer des données d'inventaire dans des feuilles de calcul”.” Rick Cochran, vice-président, Business Intelligence, HMG Healthcare

HMG nous a contactés parce qu'elle avait besoin d'une liste d'inventaire dynamique pour gérer l'acquisition et la distribution de plus de 40 000 articles dans 30 sites différents, en tenant compte des fluctuations de prix des différents fournisseurs. Ils voulaient un processus automatisé qui accélérerait la chaîne d'approvisionnement et permettrait d'envoyer les EPI au personnel soignant aussi rapidement et directement que possible.

Un contrôle des stocks flexible et dynamique grâce à Sheetgo

Solution de gestion des stocks sur mesure
Un transfert de données synchronisé dans les deux sens pour accélérer la chaîne d'approvisionnement
Mises à jour automatiques pour obtenir les dernières informations sur les stocks

Avec Sheetgo, HMG a créé un flux de travail d'inventaire personnalisé et automatisé basé sur Google Sheets. Désormais, leurs données sont clairement divisées en deux feuilles de calcul, l'une contenant les demandes de commande et l'autre les achats.

Grâce à une synchronisation bidirectionnelle à partir de la fiche ‘Inventaire principal’, Sheetgo détermine automatiquement si une commande peut être passée en fonction de la disponibilité des EPI. Si c'est le cas, la demande est approuvée et la commande est envoyée directement au fichier ‘Achats’. Grâce à cette synchronisation, l'équipe dispose toujours des dernières mises à jour, y compris la confirmation de la commande d'EPI et l'état de la livraison.

“Il me donne, ainsi qu'aux directeurs, la possibilité de contrôler le flux d'informations et de déterminer qui peut voir quoi. Le flux de travail est vraiment utile pour garantir l'autonomie et la responsabilité de chaque département, mais aussi pour obtenir des informations précises en temps réel.” Rick Cochran, vice-président, Business Intelligence, HMG Healthcare

Dans la feuille maîtresse de l'inventaire principal, le GHM a une vue d'ensemble de l'opération, y compris des mesures clés telles que les articles par installation, les transactions par article et les livraisons en attente. Pour assurer la cohérence des données, une validation de la feuille maîtresse est distribuée aux Demandes et aux Achats, synchronisant les données dans toutes les feuilles de calcul afin que tout le monde dispose d'informations exactes à tout moment. Désormais, si un article manque dans un établissement, le personnel peut allouer des fournitures en un seul clic. En outre, les articles peuvent désormais être envoyés directement du fournisseur à l'établissement, ce qui accélère la chaîne d'approvisionnement.

Économiser plus de 20 heures par semaine grâce à un système autonome

1120 heures économisées chaque année
Plus de 20 heures économisées chaque semaine
100% - Mesures d'inventaire à jour

Ce flux de travail dynamique a non seulement permis à HMG d'économiser environ trois jours de travail par semaine, mais il dispose désormais d'un système autosuffisant capable de faire face aux urgences de dernière minute ou de répondre à une augmentation soudaine de la demande. De plus, Sheetgo a fourni un système entièrement évolutif et flexible qui donne à HMG un contrôle total sur les données d'inventaire dynamiques, avec des connexions et une validation qui maintiennent leur inventaire précis et à jour.

“Le processus d'inventaire automatisé de Sheetgo nous fait gagner beaucoup de temps.” Rick Cochran, vice-président, Business Intelligence, HMG Healthcare

HMG dispose désormais d'un système d'inventaire dynamique qui lui permet de suivre les besoins en produits par établissement, le coût des produits, le nombre de produits en stock, ainsi que la distribution de chaque produit à l'établissement avec le prix correspondant. HMG dispose désormais d'une solution entièrement personnalisable et évolutive qui lui permettra de faire face à la pandémie et de se projeter dans l'avenir.

Basée au Texas, HMG Healthcare gère 30 établissements de soins infirmiers et de réadaptation spécialisés à travers les États-Unis. L'entreprise utilise une approche fondée sur les données pour comprendre les facteurs prédictifs et cherche à améliorer la qualité des soins en utilisant l'analyse pour prescrire le bon traitement.

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États-Unis



https://www.hmghealthcare.com/

L'industrie Soins de santé

Caractéristiques utilisées

Google Sheets