Comment diviser une feuille Excel en plusieurs feuilles de calcul ?

En tant que programme de feuille de calcul le plus utilisé au monde, de nombreuses entreprises stockent d'énormes volumes de données dans des fichiers Excel. Microsoft Excel dispose d'une gamme fantastique de fonctions et c'est ce qui en fait un logiciel si populaire. N'importe qui peut transformer une simple feuille de calcul en un système puissant et complexe pour gérer n'importe quel aspect de son travail quotidien.

Malgré cela, il n'y a pas de fonction intégrée pour envoyer des données d'un fichier Excel à un autre ou transférer des données d'une feuille maîtresse pour alimenter d'autres fichiers.

Vous pourriez penser que le copier-coller ou l'écriture de code sont vos seules options. Heureusement, ce n'est pas le cas. Sheetgo vous permet d'envoyer automatiquement des données filtrées d'un classeur Excel vers d'autres fichiers.

Sheetgo est un outil d'automatisation sans code qui vous permet de diviser une feuille Excel en plusieurs feuilles de calcul ou en un seul fichier. combiner des données provenant de plusieurs fichiers en un seul.

Dans ce guide, je vous montrerai comment distribuer des données d'Excel vers plusieurs autres classeurs Excel, des fichiers Google Sheets ou des fichiers CSV.

Le système est facile à mettre en place et vous permettra de gagner beaucoup de temps sur les tâches répétitives du tableur.

Pourquoi diviser un classeur Excel ?

Partager les données et contrôler l'accès

Il est courant d'avoir un fichier central dans lequel vous stockez et gérez une grande partie de vos données clés. Si vous avez passé beaucoup de temps à élaborer la feuille de calcul parfaite et à créer toutes vos propres formules, vous ne serez peut-être pas heureux de donner accès à ce fichier à d'autres personnes. De même, il peut contenir des informations sensibles qui ne peuvent être partagées avec d'autres.

La distribution ou le filtrage de certaines de ces données vers d'autres feuilles de calcul vous permet de ne partager que les informations que vous souhaitez.

Gestion des données et des tâches

Imaginez que vous disposiez d'une base de données des ventes totales et que vous souhaitiez créer une fiche récapitulative pour chaque produit ou chaque mois de l'année. Ou encore, vous êtes chef de projet et vous souhaitez attribuer des tâches à des collègues spécifiques.

Vous pouvez automatiser toutes ces tâches avec Sheetgo, vous permettant ainsi de gagner du temps et d'éviter les erreurs. Voici comment cela fonctionne :

Automatisation dans les feuilles de calcul

Depuis peu, Microsoft rend ses logiciels de bureau compatibles avec le cloud computing.

C'est une excellente nouvelle pour les utilisateurs d'Excel, car il est désormais possible de sauvegarder vos fichiers Excel locaux vers OneDrive, ou travaillez sur vos feuilles de calcul directement à partir de votre navigateur à l'aide de Excel pour le web.

Excel pour le web vous permet de collaborer en ligne avec des collègues sans avoir à envoyer des pièces jointes.

Une fois que votre fichier Excel est synchronisé sur le cloud, vous pouvez :

• Créer des connexions avec d'autres feuilles de calcul 
• Diviser une feuille Excel en deux
• Distribuer automatiquement des données Excel vers d'autres feuilles de calcul
• Diviser une feuille Excel et alimenter d'autres fichiers avec des données filtrées
• Automatiser pour gagner du temps sur le travail manuel et le copier-coller
• Contrôler l'accès aux données confidentielles
• Attribuer automatiquement des tâches aux collègues
• Envoyer régulièrement des données spécifiques à d'autres fichiers

Comment diviser automatiquement un fichier Excel

Suivez les instructions ci-dessous pour apprendre à diviser une feuille Excel en plusieurs feuilles de calcul.

Étape 1 : Ouvrir Sheetgo

• Inscrivez-vous à Sheetgo en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Vous avez la possibilité de vous connecter avec votre compte Microsoft, Google ou Dropbox. Il est possible de connecter des feuilles de calcul stockées sur l'une ou l'autre de ces plateformes et de relier des fichiers se trouvant dans différents dossiers de stockage en nuage.

Étape 2 : Sélectionnez le fichier Excel que vous souhaitez scinder

• Cliquez sur le bouton bleu Connecter bouton.
• Donnez votre Flux de travail sans titre un nom en haut de l'écran afin de pouvoir l'identifier ultérieurement. Dans cet exemple, j'appellerai mon flux de travail Distributeur de données Excel.
• Sous Sélectionner la source, sélectionner Fichier(s) de feuilles.

Le fichier source est le classeur Excel contenant les données que vous souhaitez diviser en plusieurs feuilles.

Étape 3 : Sélectionnez la feuille que vous souhaitez diviser

Lorsque vous avez sélectionné votre fichier source Excel, celui-ci apparaît à l'écran à l'intérieur de Sheetgo.

Sous Onglet Fichier, Pour ce faire, veillez à sélectionner la feuille contenant les données que vous souhaitez diviser et distribuer à d'autres feuilles.

Ici, j'ai un fichier contenant une liste de mes stocks actuels. L'onglet source à partir duquel je veux distribuer les données s'appelle Inventaire total.

 Étape 4 : Sélection d'un responsable du traitement des données

Lorsque vous avez sélectionné le fichier source et l'onglet corrects, cliquez sur le bouton bleu Prochaine étape bouton.

Sous Choisir un responsable du traitement des données, choisir Diviser.

Étape 5 : Sélectionner la colonne source

• Sélectionnez ensuite la colonne source dans votre fichier source. Les valeurs de cette colonne définissent le fichier dans lequel les données sont distribuées.

Chaque valeur unique dans la colonne sélectionnée créera et alimentera une feuille de calcul différente. Ce critère peut être le nom d'un employé, une date, un mois de l'année ou l'adresse électronique d'un client, par exemple.

Laissez-moi vous montrer comment cela fonctionne.

Dans mon exemple, je sélectionnerai Colonne H : demande de ma feuille de source.

Choisissez vos fichiers destinataires

• Sous Dossier de destination, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez que Sheetgo envoie les données.

Sheetgo peut distribuer les données de votre feuille source dans un dossier de nouveaux fichiers ou dans un dossier de fichiers existants.

Option A : distribuer les données dans de nouveaux fichiers

• Sélectionner Nouveau dossier.

Ce dossier apparaîtra dans votre dossier principal (racine) sur la plateforme de stockage en nuage indiquée à droite de l'écran.

• Si vous souhaitez enregistrer le nouveau dossier sur une autre plateforme de stockage en nuage ou dans un sous-dossier spécifique, cliquez sur Modifier le dossier de destination.
• Saisissez un nom pour le nouveau dossier.

Ici, je veux que les fichiers soient enregistrés dans mon dossier OneDrive principal, dans un dossier nommé Répartition des stocks en fonction de la demande.

Notez que si vous choisissez d'envoyer les données dans un dossier de Google Drive, Sheetgo créera automatiquement des fichiers Google Sheets. Si vous sélectionnez OneDrive, SharePoint ou Dropbox, Sheetgo créera des fichiers XLSX.

Option B : Distribuer les données dans les fichiers que vous utilisez déjà

• Sélectionner Dossier existant.
• Cliquez sur +Sélectionner le fichier pour localiser le dossier de destination.

Notez que vos fichiers de destination doivent être stockés dans le même dossier.
Chaque fichier de destination doit avoir exactement le même nom comme valeur, ou critère, dans la colonne source.

Si vous avez une entrée dans la colonne source et qu'il n'y a pas de fichier de destination correspondant avec le même nom, Sheetgo créera automatiquement une nouvelle feuille de calcul pour vous dans le dossier de destination.

Comme j'en fais mon colonne source, Sheetgo créera un nouveau fichier pour chaque valeur dans cette colonne.

En d'autres termes, il créera cinq nouvelles feuilles de calcul de destination nommées Très faible, faible, moyen, élevé, et Très élevé.

Les données de chaque ligne du fichier source seront distribuées à la feuille de destination correspondante.

• Sous Onglet Destination, saisissez un nom pour la nouvelle feuille de calcul.

Il s'agit du nom de la feuille contenant les données exportées du fichier source. Ce nom sera le même dans tous les fichiers de destination. Il s'agit également du nom de la connexion à Sheetgo.

Je le nommerai ici Exporté de l'inventaire

• Cliquez sur Terminer et sauvegarder.

Votre système de fractionnement de fichiers Excel est opérationnel

Le flux de travail a été créé.

Ma nouvelle connexion Exporté de l'inventaire apparaît à l'intérieur de Sheetgo :

Ici, vous pouvez voir que Sheetgo a créé un nouveau dossier dans mon OneDrive appelé Répartition des stocks en fonction de la demande.

Dans ce dossier, il a créé cinq feuilles de calcul : Élevé, Faible, Moyen, Très élevé, et Très faible.

Je vais ouvrir la première des nouvelles feuilles de calcul, “Très élevé”.

Le fichier contient un onglet intitulé Exporté de l'inventaire.

Comme vous pouvez le voir dans la colonne H, seuls les très forte demande les produits ont été importés à partir de mon fichier source central Liste d'inventaire.

Étape 6 : Mise à jour des connexions

Maintenant que vous avez créé un flux de travail, vous pouvez mettre à jour les connexions à tout moment.

Cette opération permet de distribuer des données fraîches du fichier source central vers le dossier des fichiers de destination.

• Ouvrez Sheetgo, sélectionnez le flux de travail dans la liste de gauche.
• Cliquez sur Exécuter dans la barre de menu.

Étape 7 : Automatiser le flux de travail

Pour gagner du temps et vous assurer que vous et vos collègues disposez toujours des données les plus récentes dans vos feuilles de calcul, programmez des mises à jour automatiques.

• Ouvrez Sheetgo et cliquez sur Automatiser dans la barre de menu.
• Activer Mise à jour automatique.
• Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les données soient mises à jour ou rafraîchies.
• Sélectionnez les jours de la semaine ou les heures de la journée où vous avez besoin de mises à jour.
• Cliquez sur Économiser.

Comment augmenter le nombre de feuilles

Le flux de travail Sheetgo que nous avons créé est un système de distribution de données automatisé.

Ainsi, si une entrée de données apparaît dans le fichier source Excel et qu'il n'y a pas de feuille de destination correspondante, Sheetgo la créera automatiquement dans le dossier de destination.

Par exemple, si j'ajoute une entrée de données à mon fichier Liste d'inventaire avec une valeur de demande “Extrêmement élevée”, Sheetgo créera une nouvelle feuille de calcul pour moi dans le dossier de destination.

Cela vous permet d'envoyer automatiquement des données aux fichiers pour les nouveaux collègues, produits ou catégories.

Automatisez votre travail sur Excel

Voilà comment diviser une feuille de calcul Excel en plusieurs feuilles de calcul automatiquement ! Rendez-vous sur Sheetgo pour commencer à connecter vos fichiers.

Vous souhaitez faire l'inverse et combiner des données provenant de plusieurs feuilles dans un seul fichier Excel ? Apprenez comment fusionner des fichiers Excel ici.

Votre système de fractionnement de fichiers Excel est opérationnel

Le flux de travail a été créé.

Ma nouvelle connexion Exporté de l'inventaire apparaît à l'intérieur de Sheetgo :

Ici, vous pouvez voir que Sheetgo a créé un nouveau dossier dans mon OneDrive appelé Répartition des stocks en fonction de la demande.

Dans ce dossier, il a créé cinq feuilles de calcul : Élevé, Faible, Moyen, Très élevé, et Très faible.

Je vais ouvrir la première des nouvelles feuilles de calcul, “Très élevé”.

Le fichier contient un onglet intitulé Exporté de l'inventaire.

Comme vous pouvez le voir dans la colonne H, seuls les très forte demande les produits ont été importés à partir de mon fichier source central Liste d'inventaire.

Étape 6 : Mise à jour des connexions

Maintenant que vous avez créé un flux de travail, vous pouvez mettre à jour les connexions à tout moment.

Cette opération permet de distribuer des données fraîches du fichier source central vers le dossier des fichiers de destination.

• Ouvrez Sheetgo, sélectionnez le flux de travail dans la liste de gauche.
• Cliquez sur Exécuter dans la barre de menu.

Étape 7 : Automatiser le flux de travail

Pour gagner du temps et vous assurer que vous et vos collègues disposez toujours des données les plus récentes dans vos feuilles de calcul, programmez des mises à jour automatiques.

• Ouvrez Sheetgo et cliquez sur Automatiser dans la barre de menu.
• Activer Mise à jour automatique.
• Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les données soient mises à jour ou rafraîchies.
• Sélectionnez les jours de la semaine ou les heures de la journée où vous avez besoin de mises à jour.
• Cliquez sur Économiser.

Comment augmenter le nombre de feuilles

Le flux de travail Sheetgo que nous avons créé est un système de distribution de données automatisé.

Ainsi, si une entrée de données apparaît dans le fichier source Excel et qu'il n'y a pas de feuille de destination correspondante, Sheetgo la créera automatiquement dans le dossier de destination.

Par exemple, si j'ajoute une entrée de données à mon fichier Liste d'inventaire avec une valeur de demande “Extrêmement élevée”, Sheetgo créera une nouvelle feuille de calcul pour moi dans le dossier de destination.

Cela vous permet d'envoyer automatiquement des données aux fichiers pour les nouveaux collègues, produits ou catégories.

Automatisez votre travail sur Excel

Voilà comment diviser une feuille de calcul Excel en plusieurs feuilles de calcul automatiquement ! Rendez-vous sur Sheetgo pour commencer à connecter vos fichiers.

Vous souhaitez faire l'inverse et combiner des données provenant de plusieurs feuilles dans un seul fichier Excel ? Apprenez comment fusionner des fichiers Excel ici.