Como o programa de planilha eletrônica mais usado no planeta, muitas empresas armazenam grandes volumes de dados em arquivos do Excel. Microsoft Excel tem uma variedade fantástica de funções e é isso que o torna um software tão popular. Qualquer pessoa pode transformar uma simples planilha em um sistema poderoso e complexo para gerenciar qualquer aspecto de seu trabalho diário.
Apesar disso, não há nenhuma função embutida para enviar dados de um arquivo Excel para outro ou transferir dados de uma planilha mestre para preencher outros arquivos.
Você pode pensar que copiar e colar ou escrever código são suas únicas opções. Felizmente, esse não é o caso. Em vez disso, você pode enviar dados filtrados de uma pasta de trabalho do Excel para outros arquivos automaticamente com o Sheetgo.
O Sheetgo é uma ferramenta de automação sem código que permite dividir uma planilha do Excel em várias planilhas ou combinar dados de vários arquivos em um único.
Neste guia, mostrarei como distribuir dados do Excel para várias outras pastas de trabalho do Excel, arquivos do Planilhas Google ou arquivos CSV.
O sistema é fácil de configurar e o ajudará a economizar muito tempo em tarefas repetitivas de planilhas.
Por que dividir uma pasta de trabalho do Excel?
Compartilhe dados e controle o acesso
É comum ter um arquivo central no qual você armazena e gerencia muitos de seus principais dados. Se você passou muito tempo elaborando a planilha perfeita e criando todas as suas próprias fórmulas, talvez não fique satisfeito em permitir que outras pessoas tenham acesso a esse arquivo. Da mesma forma, ele pode conter informações confidenciais que não podem ser compartilhadas com outras pessoas.
A distribuição ou filtragem de alguns desses dados para outras planilhas permite que você compartilhe apenas as informações que deseja compartilhar.
Gerenciamento de dados e tarefas
Imagine que você tenha um banco de dados de vendas totais e queira criar uma planilha de resumo para cada produto ou cada mês do ano. Ou você é um gerente de projetos e deseja alocar tarefas para colegas específicos.
Você pode automatizar todas essas tarefas com Sheetgo, economizando seu tempo e evitando erros. Veja como funciona:
Automação em planilhas eletrônicas
Recentemente, a Microsoft tem tornado mais de seu software de desktop compatível com a nuvem.
Essa é uma ótima notícia para os usuários do Excel, pois agora é possível fazer backup de seus arquivos locais do Excel para OneDrive, ou trabalhe em suas planilhas diretamente do seu navegador usando o Excel para a Web.
O Excel para a Web permite que você colabore on-line com colegas sem precisar enviar anexos de arquivos para lá e para cá.
Quando o arquivo do Excel estiver sincronizado com a nuvem, você poderá:
- Criar conexões com outras planilhas
- Dividir uma planilha do Excel em duas
- Distribuir automaticamente os dados do Excel para outras planilhas
- Dividir uma planilha do Excel e preencher outros arquivos com dados filtrados
- Automatizar para economizar tempo em trabalho manual e copiar e colar
- Controle o acesso a dados confidenciais
- Atribuir tarefas a colegas automaticamente
- Enviar dados específicos para outros arquivos regularmente
Como dividir um arquivo do Excel automaticamente
Siga as instruções abaixo para saber como dividir uma planilha do Excel em várias planilhas.
Etapa 1: Abra o Sheetgo
- Inscreva-se no Sheetgo usando o botão abaixo.
Você tem a opção de fazer login com sua conta da Microsoft, do Google ou do Dropbox. É possível conectar planilhas armazenadas em qualquer uma dessas plataformas e vincular arquivos em diferentes pastas de armazenamento em nuvem.
Etapa 2: Selecione o arquivo do Excel que deseja dividir
- Clique no botão azul Conectar botão.
- Dê sua Fluxo de trabalho sem título um nome na parte superior da tela para que você possa identificá-lo mais tarde. Neste exemplo, chamarei meu fluxo de trabalho de Distribuidor de dados do Excel.
- Abaixo de Selecionar fonte, selecione Arquivo(s) de planilhas.
O arquivo de origem é a pasta de trabalho do Excel que contém os dados que você deseja dividir em várias outras planilhas.
Seus arquivos estão armazenados no seu computador?
Se quiser conectar arquivos armazenados localmente (no seu computador), você pode configurar um sistema automatizado para fazer backup e sincronizar arquivos do seu desktop com o serviço de armazenamento em nuvem on-line.
Isso permite que você crie fluxos de dados automatizados usando o Sheetgo. Ele também mantém seus arquivos seguros e permite acessá-los de qualquer lugar. Saiba mais.
Etapa 3: Selecione a planilha que você deseja dividir
Depois de selecionar o arquivo de origem do Excel, ele aparecerá na tela dentro do Sheetgo.
Abaixo de Guia Arquivo, Se você estiver usando o recurso de divisão de dados, certifique-se de selecionar a planilha que contém os dados que deseja dividir e distribuir para outras planilhas.
Aqui eu tenho um arquivo que contém uma lista do meu estoque atual. A guia de origem da qual quero distribuir os dados é chamada Inventário total.
Etapa 4: Selecione um processador de dados
Quando tiver selecionado o arquivo de origem e a guia corretos, clique no botão azul Próxima etapa botão.
Abaixo de Selecione um processador de dados, escolha Dividir.
Etapa 5: Selecione a coluna de origem
- Agora selecione a coluna de origem em seu arquivo de origem. Os valores dessa coluna definem para qual arquivo os dados são distribuídos.
Cada valor exclusivo na coluna selecionada criará e preencherá uma planilha diferente. Esse critério pode ser um nome de funcionário, uma data, um mês do ano ou um endereço de e-mail de cliente, por exemplo.
Vou lhe mostrar como isso funciona.
Em meu exemplo, selecionarei Coluna H: Demanda da minha planilha de origem.
Escolha seus arquivos destinatários
- Abaixo de Pasta de destino, selecione para onde você deseja que o Sheetgo envie os dados.
O Sheetgo pode distribuir dados de sua planilha de origem para uma pasta de novos arquivos ou para uma pasta de arquivos existentes.
Opção A: Distribuir dados para novos arquivos
- Selecione Nova pasta.
Essa pasta aparecerá em sua pasta principal (raiz) na plataforma de armazenamento em nuvem indicada à direita da tela.
- Se quiser salvar a nova pasta em uma plataforma de armazenamento em nuvem diferente ou em uma subpasta específica, clique em Alterar a pasta de destino.
- Digite um nome para a nova pasta.
Aqui eu quero que os arquivos sejam salvos na minha pasta principal do OneDrive, em uma pasta chamada Divisão de estoque por demanda.
Observe que, se você optar por enviar os dados para uma pasta no Google Drive, o Sheetgo criará automaticamente arquivos do Google Sheets. Se você selecionar OneDrive, SharePoint ou Dropbox, o Sheetgo criará arquivos XLSX.
Opção B: Distribuir dados em arquivos que você já está usando
- Selecione Pasta existente.
- Clique em +Selecionar arquivo para localizar a pasta de destino.
Observe que seus arquivos de destino devem ser armazenados na mesma pasta.
Cada arquivo de destino deve ter exatamente o mesmo nome como o valor, ou critério, na coluna de origem.
Se você tiver uma entrada na coluna de origem e não houver um arquivo de destino correspondente com o mesmo nome, o Sheetgo criará automaticamente uma nova planilha para você na pasta de destino.
Como estou selecionando este como meu coluna de origem, o Sheetgo criará um novo arquivo para cada valor nesta coluna.
Em outras palavras, ele criará cinco novas planilhas de destino denominadas Muito baixo, baixo, médio e alto, e Muito alto.
Os dados de cada linha do arquivo de origem serão distribuídos para a planilha de destino correspondente.
- Abaixo de Guia Destino, digite um nome para a nova planilha.
Esse é o nome da planilha que contém os dados exportados do arquivo de origem. O nome será o mesmo em todos os arquivos de destino. Também será o nome da conexão do Sheetgo.
Aqui eu o nomearei Exportado do estoque
- Clique em Finalize e salve.
Seu sistema de divisão de arquivos do Excel está em funcionamento
O fluxo de trabalho foi criado.
Minha nova conexão Exportado do estoque aparece dentro do Sheetgo:
Aqui você pode ver que o Sheetgo criou uma nova pasta no meu OneDrive chamada Divisão de estoque por demanda.
Dentro dessa pasta, ele criou cinco planilhas: Alto, Baixo, Médio, Muito alto, e Muito baixo.
Deixe-me abrir a primeira das novas planilhas, “Muito alto”.
O arquivo contém uma guia chamada Exportado do estoque.
Como você pode ver na coluna H, apenas o demanda muito alta os produtos foram importados de meu arquivo de origem central Lista de inventário.
Etapa 6: Atualizar as conexões
Agora que você criou um fluxo de trabalho, pode atualizar as conexões a qualquer momento.
Isso distribuirá dados novos do arquivo de origem central para a pasta de arquivos de destino.
- Abra o Sheetgo e selecione o fluxo de trabalho na lista à esquerda.
- Clique em Executar na barra de menus.
Etapa 7: Automatizar o fluxo de trabalho
Para economizar tempo e garantir que você e seus colegas sempre tenham os dados mais recentes em suas planilhas, programe atualizações automáticas.
- Abra o Sheetgo e clique em Automatizar na barra de menus.
- Ativar Atualizar automaticamente.
- Escolha a frequência com que você deseja que os dados sejam atualizados.
- Selecione os dias da semana ou as horas do dia em que você precisa de atualizações.
- Clique em Salvar.
Como aumentar o número de folhas
O fluxo de trabalho do Sheetgo que criamos é um sistema automatizado de distribuição de dados.
Portanto, se uma entrada de dados aparecer no arquivo de origem do Excel e não houver uma planilha de destino correspondente, o Sheetgo a criará automaticamente dentro da pasta de destino.
Por exemplo, se eu adicionar uma entrada de dados ao meu arquivo Inventory List com um valor de demanda “Extremamente alto”, o Sheetgo criará uma nova planilha para mim na pasta de destino.
Isso permite que você envie dados para arquivos de novos colegas, produtos ou categorias automaticamente.
Automatize seu trabalho no Excel
É assim que você pode dividir uma planilha do Excel em várias planilhas automaticamente! Vá para Sheetgo para começar a conectar seus arquivos.
Deseja fazer o inverso e combinar dados de várias planilhas em um único arquivo do Excel? Saiba mais como mesclar arquivos do Excel aqui.
Seu sistema de divisão de arquivos do Excel está em funcionamento
O fluxo de trabalho foi criado.
Minha nova conexão Exportado do estoque aparece dentro do Sheetgo:
Aqui você pode ver que o Sheetgo criou uma nova pasta no meu OneDrive chamada Divisão de estoque por demanda.
Dentro dessa pasta, ele criou cinco planilhas: Alto, Baixo, Médio, Muito alto, e Muito baixo.
Deixe-me abrir a primeira das novas planilhas, “Muito alto”.
O arquivo contém uma guia chamada Exportado do estoque.
Como você pode ver na coluna H, apenas o demanda muito alta os produtos foram importados de meu arquivo de origem central Lista de inventário.
Etapa 6: Atualizar as conexões
Agora que você criou um fluxo de trabalho, pode atualizar as conexões a qualquer momento.
Isso distribuirá dados novos do arquivo de origem central para a pasta de arquivos de destino.
- Abra o Sheetgo e selecione o fluxo de trabalho na lista à esquerda.
- Clique em Executar na barra de menus.
Etapa 7: Automatizar o fluxo de trabalho
Para economizar tempo e garantir que você e seus colegas sempre tenham os dados mais recentes em suas planilhas, programe atualizações automáticas.
- Abra o Sheetgo e clique em Automatizar na barra de menus.
- Ativar Atualizar automaticamente.
- Escolha a frequência com que você deseja que os dados sejam atualizados.
- Selecione os dias da semana ou as horas do dia em que você precisa de atualizações.
- Clique em Salvar.
Como aumentar o número de folhas
O fluxo de trabalho do Sheetgo que criamos é um sistema automatizado de distribuição de dados.
Portanto, se uma entrada de dados aparecer no arquivo de origem do Excel e não houver uma planilha de destino correspondente, o Sheetgo a criará automaticamente dentro da pasta de destino.
Por exemplo, se eu adicionar uma entrada de dados ao meu arquivo Inventory List com um valor de demanda “Extremamente alto”, o Sheetgo criará uma nova planilha para mim na pasta de destino.
Isso permite que você envie dados para arquivos de novos colegas, produtos ou categorias automaticamente.
Automatize seu trabalho no Excel
É assim que você pode dividir uma planilha do Excel em várias planilhas automaticamente! Vá para Sheetgo para começar a conectar seus arquivos.
Deseja fazer o inverso e combinar dados de várias planilhas em um único arquivo do Excel? Saiba mais como mesclar arquivos do Excel aqui.
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