Validation des données dans Google Sheets

Google Sheets offre une variété de fonctionnalités et d'outils qui vous permettent de contrôler totalement la façon dont vous gérez vos données - l'un d'entre eux est la validation des données.

Les Fonction de validation des données dans Google Sheets vous permet de contrôler le type de données que vous pouvez ajouter aux cellules de votre feuille de calcul. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous partagez vos fichiers Google Sheets avec d'autres utilisateurs ou lorsque vous essayez de contrôler le type de données contenues dans vos fichiers.

La validation des données vous permet non seulement de mieux contrôler les données de votre feuille de calcul, mais aussi d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en évitant d'avoir à modifier des éléments de données. Une fois la validation des données mise en place, les utilisateurs sont limités à une plage spécifique de données à saisir.

Voyons plus en détail ce que la fonction de validation des données offre dans Google Sheets, et comment vous pouvez valider les données dans vos propres feuilles de calcul en quelques étapes simples !

Qu'est-ce que la validation des données ?

La validation des données est une fonction de mise en forme de Google Sheets qui vous permet de déterminer le type de données que vous pouvez ajouter à votre feuille de calcul. Cette fonction limite le type d'entrée qu'un utilisateur peut saisir dans votre feuille de calcul ; si l'entrée ne se situe pas dans la plage de données que vous avez établie, l'entrée devient invalide.

Examinons chaque élément de la fonction de validation des données :

• Appliquer à la gamme : Il s'agit de la plage de cellules à laquelle la validation des données sera appliquée. 
• Critères : Il s'agit du type de validation des données que vous souhaitez appliquer. Les options sont les suivantes : Liste déroulante, Liste déroulante à partir d'une plage, Texte, Date, Nombre, Formule personnalisée et Case à cocher. Vous trouverez une explication détaillée dans la section "Comment effectuer la validation des données dans Google Sheets".

Pourquoi valider vos données dans Google Sheets ?

Il existe de nombreuses raisons d'utiliser la validation des données dans Google Sheets. Voici quelques-uns des avantages les plus importants :

• Des données précises : En définissant des paramètres pour la saisie des données, les utilisateurs ne pourront pas saisir des données ou des formats erronés sans que Google Sheets ne le reconnaisse ou ne rejette entièrement la saisie.
• Des données cohérentes : Vous pouvez vous assurer que chaque ligne de données suit les mêmes règles en ajoutant des plages de données spécifiques - par exemple, si vous traitez des pourcentages, vous pouvez ajuster la plage de données de sorte qu'aucun utilisateur ne puisse saisir une valeur supérieure à 100.
• Gagnez du temps lors de l'édition : Comme cette fonction contrôle les données pour vous, il n'est pas nécessaire de lire et d'éditer les données incorrectes, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
• Contrôler les entrées des autres utilisateurs : La validation des données est particulièrement utile si vous partagez votre fichier Google Sheets avec d'autres personnes ou si vous recevez des données provenant d'autres sources. Vous aurez alors un contrôle total sur les données qu'ils peuvent ou ne peuvent pas saisir.

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Cas d'utilisation

Ces avantages s'appliquent à la gestion quotidienne des données, de sorte que la validation des données peut effectivement être utilisée dans presque tous les processus et cas d'utilisation des feuilles de calcul.

Par exemple, supposons que je sois chargé de collecter les données relatives aux employés afin de contrôler le versement des salaires mensuels. Je peux utiliser la validation des données pour contrôler le type de données reçues, comme le formatage de leur date de naissance, le département auquel ils appartiennent ou leur numéro d'employé.

Grâce à la validation des données, il n'y a pas de risque d'erreurs accidentelles dues à des saisies manuelles ou à la saisie de données incorrectes par les employés.

Je disposerai ainsi d'un grand fichier de données précises sur les employés, que je n'aurai pas à lire et à éditer, ce qui me fera gagner des heures de travail.

Comment valider des données dans Google Sheets

Reprenons le cas d'utilisation ci-dessus pour passer en revue un processus de validation des données étape par étape.

Comme indiqué précédemment, il existe plusieurs critères différents pour la validation des données dans Google Sheets.

Examinons chacun d'entre eux pour comprendre exactement ce qu'ils font et à quoi ils peuvent ressembler dans votre propre fichier Google Sheets, en utilisant le cas d'utilisation mentionné ci-dessus.

Liste déroulante et liste déroulante à partir d'une plage

Cette option permet de créer un menu déroulant dans la feuille en saisissant les choix manuellement.

Premièrement, sous Critères, sélectionner Liste déroulante.

Choisissez ensuite la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez créer la liste déroulante.

Ajoutez le texte dans les cases. Dans cet exemple, j'ajouterai tous les départements. 

Vous pouvez également choisir des couleurs différentes pour chaque zone de texte que vous créez.

Si vous préférez, vous pouvez sélectionner les options dans une série de cellules au lieu de taper tout le texte dans les cases.

Dans ce cas, sélectionnez Liste déroulante (à partir d'une plage) dans le Critères section.

Après avoir sélectionné la plage dans laquelle vous souhaitez créer la liste déroulante, choisissez la plage de cellules contenant toutes les options à ajouter à la liste.

Désormais, je n'ai plus besoin de saisir les données manuellement. Il me suffit de choisir l'une des options de la liste déroulante.

Texte

Les Texte vous permet de contrôler le type de texte qu'un utilisateur saisit dans une plage de cellules. Ce critère vous offre de nombreuses possibilités de contrôle des données, qu'il s'agisse d'accepter uniquement une correspondance exacte de texte ou une adresse électronique ou une URL valide.

Dans cet exemple, je peux m'assurer que les employés saisissent une adresse électronique valide dans la colonne ‘Email’ en sélectionnant Le texte est un email valide.

Sous Options avancées, Vous pouvez choisir ce qui se passera si j'introduis des données non valides. Google Sheets peut afficher un avertissement ou rejeter l'entrée lorsque les données ne sont pas valides.

Je choisirai Afficher un avertissement et cliquez sur Terminé.

Maintenant, si je saisis des données non valides, Google Sheets affichera un message d'avertissement.

Date

Les Date vous permet de vous assurer que seules les dates valides sont ajoutées aux cellules et vous permet même de contrôler les entrées de dates avant ou après une certaine date, ou entre certaines dates.

Par exemple, dans ma colonne “Date de naissance”, je veux m'assurer que chaque employé ajoute correctement sa date. En choisissant l'option Date et le critère Date de validité toute date invalide sera rejetée par Google Sheets.

Désormais, Google Sheets n'acceptera une date valide que lorsque vous saisirez des données dans les cellules où la validation des données est appliquée. Si vous double-cliquez sur une cellule située dans cette plage, un calendrier s'affiche.

Nombre

Le critère Nombre vous permet de définir une plage de nombres que les utilisateurs peuvent saisir. Vous avez la possibilité de valider des nombres supérieurs ou inférieurs à une certaine valeur, ou compris entre deux valeurs.

Par exemple, dans ma colonne “ID de l'employé”, je veux m'assurer que les employés ajoutent correctement leur numéro d'identification à 4 chiffres. Je peux choisir Nombre se situe entre et ajoutez la valeur la plus basse (1000) et la plus haute (9999).

Cela signifie que les utilisateurs ne peuvent saisir qu'un numéro à 4 chiffres.

Case à cocher

Les Case à cocher est peut-être la validation de données la plus simple. Il vous permet de formater la cellule comme une case à cocher.

Par exemple, supposons que je veuille ajouter une case à cocher à ma colonne ‘Payé ?’ afin que les employés puissent cocher cette case lorsqu'ils ont reçu leur chèque de paie. Il suffit de sélectionner le champ Case à cocher comme indiqué ci-dessous.

Sheetgo Forms : Améliorer la validation des données

Sheetgo Forms offre un puissant outil de validation des données pour Google Sheets.

En intégrant Sheetgo Forms, vous pouvez rationaliser la collecte des données tout en vous assurant que les entrées répondent à des critères de validation prédéfinis, réduisant ainsi les erreurs dues à la saisie manuelle.

Les formulaires Sheetgo alimentent automatiquement vos feuilles de calcul en données, ce qui permet une validation instantanée. Cette fonction garantit que les données collectées respectent dès le départ le format et les règles correctes, ce qui améliore la précision et l'efficacité.

En savoir plus pourquoi Sheetgo Forms offre une meilleure alternative à Google Forms.

Comment valider des données dans Google Sheets ?

Et voilà, c'est fait ! Vous devriez maintenant être en mesure de valider vos propres données dans Google Sheets en utilisant l'un des critères présentés ci-dessus. Vous constaterez que la validation des données vous permet non seulement de mieux contrôler les données saisies par d'autres utilisateurs dans vos feuilles, mais aussi de gagner le temps que vous passeriez habituellement à examiner et à modifier vos données.

Si vous souhaitez faciliter la saisie de données dans Google Sheets, découvrez notre fonctionnalité Sheetgo Forms. Avec Sheetgo Forms, vous pouvez facilement saisir des données dans Google Sheets en remplissant simplement un formulaire.

Non seulement vous ne pourrez saisir que des données valides, mais vous aurez également davantage de contrôle sur votre feuille de calcul. Par exemple, si vous avez besoin que vos collègues saisissent des données, vous n'avez pas besoin de partager votre feuille de calcul avec eux. Au lieu de cela, vous pouvez partager uniquement le formulaire et demander à vos collègues de le remplir chaque fois qu'ils doivent saisir de nouvelles données. Vous protégez ainsi vos données et évitez qu'ils ne modifient accidentellement votre feuille de calcul.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes fonctionnalités de Google Sheets, pourquoi ne pas commencer par notre article sur les Trier et filtrer des données dans Google Sheets?

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