Validación de datos en Google Sheets

Google Sheets ofrece una gran variedad de funciones y herramientas que te permiten tener un control total sobre la gestión de tus datos; una de ellas es la validación de datos.

En función de validación de datos en Google Sheets te permite controlar qué tipo de datos puedes añadir a las celdas de tu hoja de cálculo. Se trata de una función especialmente útil cuando compartes tus archivos de Google Sheets con otros usuarios, o cuando intentas controlar el tipo de datos que tienes dentro de tus archivos.

La validación de datos no sólo permite controlar mejor los datos de la hoja de cálculo, sino que también ahorra mucho tiempo y esfuerzo a la hora de editar los datos. Una vez configurada la validación de datos, los usuarios sólo tienen que introducir una serie de datos concretos.

Veamos con más detalle qué ofrece la función de validación de datos en las Hojas de cálculo de Google y cómo puedes validar datos en tus propias hojas de cálculo en unos sencillos pasos.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es un tipo de función de formato de Google Sheets que te permite determinar el tipo de entradas que puedes añadir a tu archivo de hoja de cálculo. Esto limitará el tipo de entrada que un usuario puede introducir en su hoja de cálculo; si la entrada no está dentro del rango de datos que ha establecido, entonces la entrada se convierte en no válida.

Echemos un vistazo a cada elemento de la función de validación de datos:

• Aplicar a la gama: Este es el rango de celdas al que se aplicará la validación de datos. 
• Criterios: Es el tipo de validación de datos que desea aplicar. Las opciones son las siguientes: Desplegable, Desplegable de un rango, Texto, Fecha, Número, Fórmula personalizada y Casilla de verificación. Verás una explicación en profundidad en la sección Cómo hacer validación de datos en Hojas de cálculo de Google.

¿Por qué validar los datos en Google Sheets?

Hay muchas razones por las que deberías utilizar la validación de datos en Google Sheets. Estas son algunas de las ventajas más importantes:

• Datos precisos: Al establecer parámetros en torno a la introducción de datos, los usuarios no podrán introducir datos o formatos incorrectos sin que Google Sheets lo reconozca o rechace la entrada por completo.
• Datos coherentes: Puede asegurarse de que cada fila de datos sigue las mismas reglas añadiendo intervalos de datos específicos; por ejemplo, si se trata de porcentajes, puede ajustar el intervalo de datos para que ningún usuario pueda introducir un valor superior a 100.
• Ahorra tiempo de edición: Como esta función controla los datos por usted, no hay necesidad de leer y editar los datos incorrectos, lo que le ahorra mucho tiempo.
• Controla las entradas de otros usuarios: La validación de datos es especialmente útil si compartes tu archivo de Google Sheets con otras personas o si recibes datos de otras fuentes. Tendrás un control total sobre los datos que pueden y no pueden introducir.

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Caso práctico

Estas ventajas se aplican a la gestión diaria de datos, por lo que la validación de datos puede utilizarse en casi todos los procesos y casos de uso de las hojas de cálculo.

Por ejemplo, supongamos que me encargo de recopilar los datos de los empleados para controlar los pagos mensuales de los salarios. Puedo utilizar la validación de datos para controlar el tipo de entrada recibida, como el formato de su fecha de nacimiento, el departamento al que pertenecen o su ID de empleado.

Con la validación de datos, no hay riesgo de que se produzcan errores accidentales por introducción manual o de que los empleados introduzcan datos incorrectos.

Como resultado, tendré un gran archivo de datos precisos de los empleados que no tendré que leer y editar, lo que en última instancia me ahorrará horas de trabajo.

Cómo validar datos en Google Sheets

Utilicemos el caso anterior para realizar un proceso de validación de datos paso a paso.

Como se ha mencionado anteriormente, existen varios criterios diferentes para la validación de datos en Google Sheets.

Analicemos cada uno de estos elementos para saber exactamente qué hacen y qué aspecto pueden tener dentro de tu propio archivo de Google Sheets, utilizando el caso de uso mencionado anteriormente.

Desplegable y desplegable de un rango

Esta es la opción para crear un menú desplegable en la hoja introduciendo las opciones manualmente.

En primer lugar Criterios, seleccione Desplegable.

A continuación, elija el rango de celdas donde desea crear la lista desplegable.

Añade el texto a las casillas. En este ejemplo, voy a añadir todos los departamentos. 

También puede elegir diferentes colores para cada cuadro de texto que cree.

Si lo prefiere, puede seleccionar las opciones de un rango de celdas en lugar de escribir todo el texto en las casillas.

En este caso, seleccione Desplegable (de un rango) en el Criterios sección.

Después de seleccionar el rango donde desea crear el desplegable, elija el rango de celdas que contiene todas las opciones que necesita añadir a la lista.

Ahora ya no tengo que introducir los datos manualmente. Todo lo que tengo que hacer es elegir una de las opciones de la lista desplegable.

Texto

En Texto le permite controlar el tipo de texto que un usuario introduce en un rango de celdas. Este criterio le da muchas opciones de cómo controlar los datos, desde sólo aceptar una coincidencia de texto exacta, hasta aceptar una dirección de correo electrónico o URL válida.

En este ejemplo, puedo asegurarme de que los empleados introducen una dirección de correo electrónico válida en mi columna ‘Correo electrónico’ seleccionando El texto es un correo electrónico válido.

En Opciones avanzadas, puedes elegir qué ocurrirá si introduzco datos no válidos. Google Sheets puede mostrar una advertencia o rechazar la entrada cuando los datos no son válidos.

Elegiré Mostrar una advertencia y haga clic en Hecho.

Ahora, si introduzco datos no válidos, Google Sheets mostrará un mensaje de advertencia.

Fecha

En Fecha le ayuda a asegurarse de que sólo se añaden fechas válidas a las celdas e incluso le permite controlar las entradas de fechas anteriores o posteriores a una determinada fecha, o entre determinadas fechas.

Por ejemplo, digamos que en mi columna “Fecha de nacimiento”, quiero asegurarme de que cada empleado añade sus fechas correctamente. Seleccionando la opción Fecha y el criterio Fecha de validez las fechas no válidas serán rechazadas por Google Sheets.

Ahora Google Sheets sólo aceptará una fecha válida cuando introduzcas datos en las celdas donde se aplica la validación de datos. Si haces doble clic en una celda dentro de este rango, aparecerá un calendario.

Número

El criterio Número permite definir un rango de números que los usuarios pueden introducir. Tiene opciones para validar números por encima o por debajo de un determinado valor, o entre dos valores.

Por ejemplo, en mi columna “ID de empleado”, quiero asegurarme de que los empleados añaden correctamente su número de identificación de 4 dígitos. Puedo elegir Número está entre y añade el valor más bajo como 1000 y el más alto como 9999.

Esto significa que los usuarios sólo pueden introducir un número de 4 cifras.

Casilla de verificación

En Casilla de verificación es quizás la validación de datos más sencilla. Permite formatear la celda como una casilla de verificación.

Por ejemplo, digamos que quiero añadir una casilla de verificación a mi columna ‘¿Pagado?’ para que los empleados puedan marcarla cuando hayan recibido su nómina. Sólo tiene que seleccionar la casilla Casilla de verificación como se muestra a continuación.

Formularios Sheetgo: Elevando la validación de datos

Sheetgo Forms ofrece una potente herramienta de validación de datos para inGoogle Sheets.

Al integrar Sheetgo Forms, puede agilizar la recopilación de datos al tiempo que garantiza que las entradas cumplen los criterios de validación predefinidos, reduciendo los errores derivados de la introducción manual.

Los formularios Sheetgo introducen automáticamente los datos en sus hojas de cálculo, lo que permite una validación instantánea. Esta función garantiza que los datos recopilados se ajustan al formato y las normas correctas desde el principio, lo que mejora la precisión y la eficiencia.

Averígualo por qué Sheetgo Forms ofrece una alternativa mejor que Google Forms.

¿Cómo validar datos en Google Sheets?

Y ya está. Ahora deberías ser capaz de validar tus propios datos dentro de las Hojas de cálculo de Google utilizando cualquiera de los varios criterios demostrados anteriormente. Usted encontrará que mediante el uso de validación de datos, no sólo tiene más control sobre los datos cuando otros usuarios de entrada en sus hojas, sino que también ahorra el tiempo que normalmente pasar la revisión y edición de sus datos.

Si quieres que sea aún más fácil introducir datos en Google Sheets, echa un vistazo a nuestra función Sheetgo Forms. Con Sheetgo Forms, puedes introducir datos en Google Sheets fácilmente simplemente rellenando un formulario.

No sólo podrás introducir sólo datos válidos, sino que también tendrás más control sobre tu hoja de cálculo. Por ejemplo, si necesitas que tus compañeros introduzcan datos, no necesitas compartir tu hoja de cálculo con ellos. En su lugar, puedes compartir sólo el formulario y pedir a tus compañeros que lo rellenen cada vez que tengan que introducir nuevos datos. Así protegerás tus datos y evitarás que editen tu hoja de cálculo accidentalmente.

Si desea obtener más información sobre las distintas funciones de Google Sheets, ¿por qué no empieza por nuestro artículo sobre Clasificación y filtrado de datos en Google Sheets?

Si lo prefiere, eche un vistazo a nuestras entradas de blog relacionadas a continuación.