Cómo usar la validación de datos en Google Sheets

La validación de datos en Google Sheets te permite decidir qué pueden escribir los demás en tus celdas. Defines una regla una vez y Sheets avisa o rechaza todo lo que no encaje, como un departamento mal escrito o una fecha con el formato incorrecto.

Es especialmente útil cuando varias personas trabajan en la misma hoja de cálculo, porque detectas los errores mientras se escriben en lugar de corregirlos después. Esta guía explica qué es la validación de datos, cómo añadir una regla, cómo funciona cada criterio y cómo copiar, editar y quitar reglas.

¿Qué es la validación de datos en Google Sheets?

La validación de datos en Google Sheets es un conjunto de reglas que controla lo que se puede introducir en una celda o un intervalo. Eliges las celdas y un criterio, como una lista desplegable, un intervalo de números o una fecha válida. Después, Sheets marca o rechaza cualquier entrada que no cumpla la regla.

La encontrarás en Datos > Validación de datos, que abre las reglas en una barra lateral a la derecha.

Echemos un vistazo a cada elemento de la función de validación de datos:

• Aplicar a la gama: Este es el rango de celdas al que se aplicará la validación de datos. 
• Criterios: Es el tipo de validación de datos que desea aplicar. Las opciones son las siguientes: Desplegable, Desplegable de un rango, Texto, Fecha, Número, Fórmula personalizada y Casilla de verificación. Verás una explicación en profundidad en la sección Cómo hacer validación de datos en Hojas de cálculo de Google.
• Opciones avanzadas: Texto de ayuda opcional para la celda y si Sheets muestra una advertencia o rechaza la entrada cuando los datos no son válidos.

¿Por qué validar los datos en Google Sheets?

Hay muchas razones por las que deberías utilizar la validación de datos en Google Sheets. Estas son algunas de las ventajas más importantes:

• Datos precisos: Al establecer parámetros en torno a la introducción de datos, los usuarios no podrán introducir datos o formatos incorrectos sin que Google Sheets lo reconozca o rechace la entrada por completo.
• Datos coherentes: Puede asegurarse de que cada fila de datos sigue las mismas reglas añadiendo intervalos de datos específicos; por ejemplo, si se trata de porcentajes, puede ajustar el intervalo de datos para que ningún usuario pueda introducir un valor superior a 100.
• Ahorra tiempo de edición: Como esta función controla los datos por usted, no hay necesidad de leer y editar los datos incorrectos, lo que le ahorra mucho tiempo.
• Controla las entradas de otros usuarios: La validación de datos es especialmente útil si compartes tu archivo de Google Sheets con otras personas o si recibes datos de otras fuentes. Tendrás un control total sobre los datos que pueden y no pueden introducir.

Caso práctico

Estas ventajas se aplican a la gestión diaria de datos, por lo que la validación de datos puede utilizarse en casi todos los procesos y casos de uso de las hojas de cálculo.

Por ejemplo, supongamos que me encargo de recopilar los datos de los empleados para controlar los pagos mensuales de los salarios. Puedo utilizar la validación de datos para controlar el tipo de entrada recibida, como el formato de su fecha de nacimiento, el departamento al que pertenecen o su ID de empleado.

Con la validación de datos, no hay riesgo de que se produzcan errores accidentales por introducción manual o de que los empleados introduzcan datos incorrectos.

Como resultado, tendré un gran archivo de datos precisos de los empleados que no tendré que leer y editar, lo que en última instancia me ahorrará horas de trabajo.

Cómo añadir una regla de validación de datos en Google Sheets

En Google Sheets, puedes añadir y gestionar tus reglas de validación de datos en Datos > Validación de datos.

En el panel lateral, haz clic en 'Añadir regla' para crear una regla nueva.

A continuación verás las opciones disponibles y cómo añadir una regla sencilla: el valor de 'importe' debe ser mayor que cero.

Aplicar al intervalo

En el cuadro 'Aplicar al intervalo', selecciona la celda o el intervalo de celdas al que quieres aplicar la regla de validación de datos. También puedes seleccionar las celdas antes de añadir la regla. En el ejemplo, he seleccionado toda la columna D excepto el encabezado. Para elegir las celdas con el ratón, haz clic en el icono de cuadrícula al final del cuadro, selecciónalas y haz clic en 'Aceptar'.

Criterios

Hay varias opciones para añadir criterios. Haz clic en la flecha hacia abajo para elegir una del menú desplegable. En este caso, quiero la opción 'Mayor que'.

Escribe cero en el cuadro del valor, como se muestra abajo. Haz clic en 'Hecho' para aplicarla o en 'Opciones avanzadas' para ver más opciones.

Opciones avanzadas: mostrar una advertencia o rechazar la entrada

Las opciones avanzadas te permiten indicar qué ocurre cuando se introduce un dato no válido. Primero, marca la casilla 'Mostrar texto de ayuda para una celda seleccionada'. Puedes usar el mensaje sugerido o escribir el tuyo.

Después, puedes elegir entre mostrar una advertencia o rechazar la entrada. El texto de ayuda aparece en ambos casos. Con 'Mostrar una advertencia', Sheets conserva la entrada, pero marca la celda con un triángulo rojo y una nota de No válido. Con 'Rechazar la entrada', Sheets bloquea la entrada y muestra un mensaje de error, así que la celda mantiene su valor anterior. Haz clic en 'Hecho' para aplicar la regla de validación.

Cómo validar datos en Google Sheets

Utilicemos el caso anterior para realizar un proceso de validación de datos paso a paso.

Como se ha mencionado anteriormente, existen varios criterios diferentes para la validación de datos en Google Sheets.

Analicemos cada uno de estos elementos para saber exactamente qué hacen y qué aspecto pueden tener dentro de tu propio archivo de Google Sheets, utilizando el caso de uso mencionado anteriormente.

Desplegable y desplegable de un intervalo

Esta es la opción para crear un menú desplegable en la hoja introduciendo las opciones manualmente. Para colores y listas dependientes, consulta esta guía sobre las listas desplegables en Google Sheets.

En primer lugar Criterios, seleccione Desplegable.

A continuación, elija el rango de celdas donde desea crear la lista desplegable.

Añade el texto a las casillas. En este ejemplo, voy a añadir todos los departamentos. 

También puedes elegir un color distinto para cada opción. Para colorear una fila entera según la opción que se elija, usa el formato condicional basado en otra celda.

Si lo prefiere, puede seleccionar las opciones de un rango de celdas en lugar de escribir todo el texto en las casillas.

En este caso, seleccione Desplegable (de un rango) en el Criterios sección.

Después de seleccionar el rango donde desea crear el desplegable, elija el rango de celdas que contiene todas las opciones que necesita añadir a la lista.

Ahora ya no tengo que introducir los datos manualmente. Todo lo que tengo que hacer es elegir una de las opciones de la lista desplegable.

Texto

El Texto le permite controlar el tipo de texto que un usuario introduce en un rango de celdas. Este criterio le da muchas opciones de cómo controlar los datos, desde sólo aceptar una coincidencia de texto exacta, hasta aceptar una dirección de correo electrónico o URL válida.

En este ejemplo, puedo asegurarme de que los empleados introducen una dirección de correo electrónico válida en mi columna ‘Correo electrónico’ seleccionando El texto es un correo electrónico válido.

En Opciones avanzadas, puedes elegir qué ocurrirá si introduzco datos no válidos. Google Sheets puede mostrar una advertencia o rechazar la entrada cuando los datos no son válidos.

Elegiré Mostrar una advertencia y haga clic en Hecho.

Ahora, si introduzco datos no válidos, Google Sheets mostrará un mensaje de advertencia.

Fecha

El Fecha le ayuda a asegurarse de que sólo se añaden fechas válidas a las celdas e incluso le permite controlar las entradas de fechas anteriores o posteriores a una determinada fecha, o entre determinadas fechas.

Por ejemplo, digamos que en mi columna “Fecha de nacimiento”, quiero asegurarme de que cada empleado añade sus fechas correctamente. Seleccionando la opción Fecha y el criterio Fecha de validez las fechas no válidas serán rechazadas por Google Sheets.

Ahora Google Sheets sólo aceptará una fecha válida cuando introduzcas datos en las celdas donde se aplica la validación de datos. Si haces doble clic en una celda dentro de este rango, aparecerá un calendario.

Número

El criterio Número permite definir un rango de números que los usuarios pueden introducir. Tiene opciones para validar números por encima o por debajo de un determinado valor, o entre dos valores.

Por ejemplo, en mi columna “ID de empleado”, quiero asegurarme de que los empleados añaden correctamente su número de identificación de 4 dígitos. Puedo elegir Número está entre y añade el valor más bajo como 1000 y el más alto como 9999.

Esto significa que los usuarios sólo pueden introducir un número de 4 cifras.

Casilla de verificación

El Casilla de verificación es quizás la validación de datos más sencilla. Permite formatear la celda como una casilla de verificación.

Por ejemplo, digamos que quiero añadir una casilla de verificación a mi columna ‘¿Pagado?’ para que los empleados puedan marcarla cuando hayan recibido su nómina. Sólo tiene que seleccionar la casilla Casilla de verificación como se muestra a continuación.

Cómo copiar reglas de validación de datos en Google Sheets

Copiar la validación de datos a otras celdas es sencillo. Primero, selecciona la celda o las celdas con la validación de datos. Haz clic con el botón derecho en la celda y selecciona Copiar o pulsa Ctrl + C (Cmd + C en Mac).

Pega en la celda en la que quieres añadir la regla. Para pegar solo la regla y mantener los valores y el formato de las celdas de destino, haz clic con el botón derecho y elige 'Pegado especial' > 'Solo validación de datos'.

Como ves, el nuevo intervalo se ha añadido a la regla de validación de datos existente.

También puedes copiar una regla con el controlador de relleno. Selecciona la celda con la regla y arrastra el pequeño cuadrado de su esquina inferior derecha sobre las celdas que quieras cubrir. El valor de la celda se copia junto con la regla, así que empieza desde una celda vacía si solo quieres la regla.

Para aplicar una regla a una columna entera, ábrela en la barra lateral y cambia Aplicar al intervalo por un intervalo abierto, como Sheet1!D2:D. Si omites el número de la última fila, la regla cubre todas las filas bajo el encabezado, incluidas las que añadas más adelante.

Copiar y pegar también funciona entre hojas del mismo archivo. En la otra hoja, Pegado especial > Solo validación de datos crea una regla nueva con los mismos criterios.

Cómo editar la validación de datos en Google Sheets

Puedes editar cualquier aspecto de tus reglas en Datos > Validación de datos. En el panel lateral, selecciona la regla que quieres editar.

Verás las mismas opciones que cuando creaste la regla. Cambia el intervalo, los criterios o las opciones avanzadas y haz clic en 'Hecho' para guardar.

Cómo quitar la validación de datos en Google Sheets

Quitar la validación de datos es sencillo. Ve a Datos > Validación de datos y pasa el cursor sobre la regla que quieres eliminar en el panel lateral. Haz clic en el icono de la papelera para eliminarla.

También puedes seleccionar la regla y hacer clic en 'Quitar regla' para eliminarla. Para eliminar todas las reglas de la lista a la vez, haz clic en 'Quitar todo'. En ambos casos, los valores que ya hay en las celdas se mantienen.

¿Por qué no funciona mi validación de datos?

Si no puedes cambiar las opciones de validación de datos, comprueba primero tus permisos. Necesitas permiso de edición en el archivo, y las celdas no pueden estar en un intervalo que otra persona haya protegido. Ve a Datos > Proteger hojas e intervalos para ver qué está bloqueado, o lee cómo proteger celdas u hojas en Google Sheets. Si una regla concreta no se aplica, comprueba si la celda está dentro del intervalo de la regla. Ve a Datos > Validación de datos para comprobarlo. Un pegado normal también puede quitar una regla: si pegas una celda sin validación sobre otra que la tiene, la regla se sustituye. Usa 'Pegado especial' > 'Solo valores' para conservar la regla.

Recoge datos validados con Sheetgo Forms

La validación de datos protege una hoja de cálculo que la gente edita directamente. Cuando los datos vienen de personas que no deberían abrir la hoja de cálculo, como equipos de campo o clientes, un formulario es una entrada más segura.

Formularios Sheetgo comprueba cada respuesta con las reglas que defines y añade cada respuesta a Google Sheets como una fila nueva. Compartes el formulario, no la hoja de cálculo. A partir de ahí, los flujos de trabajo con IA de Sheetgo llevan los datos a los informes y archivos que usa tu equipo, para que estén limpios y listos para la IA desde la primera entrada.

Averígualo por qué Sheetgo Forms ofrece una alternativa mejor que Google Forms.

¿Cómo validar datos en Google Sheets?

Y ya está. Ahora deberías ser capaz de validar tus propios datos dentro de las Hojas de cálculo de Google utilizando cualquiera de los varios criterios demostrados anteriormente. Usted encontrará que mediante el uso de validación de datos, no sólo tiene más control sobre los datos cuando otros usuarios de entrada en sus hojas, sino que también ahorra el tiempo que normalmente pasar la revisión y edición de sus datos.

Si desea obtener más información sobre las distintas funciones de Google Sheets, ¿por qué no empieza por nuestro artículo sobre Clasificación y filtrado de datos en Google Sheets?

Si lo prefiere, eche un vistazo a nuestras entradas de blog relacionadas a continuación.