Modèle de feuille de temps pour les employés dans Google Sheets

Le suivi des heures de travail des salariés est essentiel pour l'administration des ressources humaines, la paie, le calcul des heures supplémentaires et la mesure de la productivité. Dans de nombreux pays, il s'agit également d'une obligation légale.

Si vous employez des free-lances ou du personnel à temps partiel sur une base horaire, vous avez besoin d'un système simple pour suivre leurs heures et les payer en conséquence.

Même si vous gérez une main-d'œuvre à temps plein, il existe de nombreuses raisons de demander à votre équipe de pointer. Vous pouvez vouloir surveiller les performances insuffisantes ou prévenir l'épuisement professionnel si votre personnel est surchargé de travail. Si vous n'êtes pas personnellement présent au bureau à tout moment, il peut être difficile d'avoir une vue d'ensemble précise des heures de travail de votre équipe. Et s'ils travaillent à distance, un système pratique de feuilles de temps en ligne est essentiel.

Il est possible d'acheter un logiciel spécialisé dans la gestion du temps. Mais pour les PME, il n'est pas nécessaire d'investir dans quelque chose d'onéreux. Vous pouvez créer votre propre système de suivi des heures à l'aide d'un modèle de feuille de temps pour les employés, entièrement dans des feuilles de calcul.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les feuilles de temps ?

• Souplesse : Les feuilles de calcul en ligne sont très flexibles et peuvent donc être utilisées pour créer un système de feuilles de temps sur mesure pour votre entreprise. Vous pouvez modifier ou adapter les fichiers vous-même chaque fois que vous avez besoin de changements - sans codage ni équipe informatique.
• Accessible : Google Sheets étant basé sur le cloud, vous pouvez contrôler les heures de travail de votre équipe à partir de votre ordinateur portable ou de votre téléphone mobile, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. En outre, vous économiserez de l'argent sur les logiciels inutiles en conservant tout dans des feuilles de calcul.
• Compatible avec tout : tous les autres logiciels s'intègrent à Google Sheets. Vous pouvez donc importer des données provenant d'autres secteurs de l'entreprise, comme les finances, et tout centraliser dans vos feuilles de calcul Google.
• Simplicité d'utilisation : La plupart des membres de votre équipe utilisent probablement déjà des feuilles de calcul. Ils pourront donc commencer à utiliser un système de feuilles de temps basé sur des feuilles de calcul sans aucune formation. En prime, le système est à l'épreuve du temps et facile à maintenir.

Pour commencer

Le modèle de feuille de temps des employés de Sheetgo dans Google Sheets est un modèle de flux de travail. Cela signifie qu'il s'agit d'un système préconstruit pour la gestion automatisée des feuilles de temps, pour plusieurs membres de l'équipe.

Ce modèle permet à chaque employé de disposer d'un dossier simple et privé dans lequel il peut consigner et contrôler ses heures de travail et ses pauses. Dans le même temps, le responsable a une vue d'ensemble des feuilles de temps de l'ensemble de l'équipe.

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Alors qu'un modèle de feuille de calcul classique est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques et des formules, un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet.

Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google connectées qui envoient des données entre elles. Cela permet aux utilisateurs de partager des données avec d'autres personnes sans avoir à partager leurs propres feuilles de calcul.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque feuille de calcul est dédiée à une seule tâche, ce qui permet de sécuriser et de séparer les flux de données.
• Évolutivité : La fonction de partage de Google Sheets est puissante, mais lorsque de nombreuses personnes travaillent sur la même feuille de calcul, le fichier peut devenir volumineux et lent. Le fait de conserver les données dans des fichiers individuels permet de garantir le bon fonctionnement du système. Chaque fois que vous devez ajouter une autre feuille de temps, il vous suffit de copier l'une des feuilles de calcul et de la partager avec le collègue supplémentaire.
• Intégration : Outre la possibilité d'importer des données à partir de différents logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux responsables des ressources humaines de fusionner les données des différents services. En quelques clics, vous pouvez relier le flux de travail des feuilles de temps des employés à celui de la comptabilité (ou à ceux d'autres services) afin de créer des rapports pour les directeurs.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le Sheetgo Modèle de feuille de temps pour les employés, Dans le cas d'une connexion à Sheetgo, trois fichiers Google Sheets avec des connexions prédéfinies sont sauvegardés sur votre Google Drive :

Deux Employé dans un dossier. Renommez et partagez ces fichiers avec les membres de l'équipe et faites autant de copies que nécessaire pour les employés supplémentaires. Chaque employé utilise son dossier personnel pour enregistrer ses heures de travail.

Un Gestion des feuilles de temps des employés La feuille de calcul de l'employé est destinée au responsable des ressources humaines. Ce fichier est alimenté par les feuilles de calcul des employés, ce qui permet d'obtenir un résumé des heures de travail de chacun et des tableaux de bord automatisés.

Comment obtenir le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer le modèle de workflow Sheetgo Employee Timesheet

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo crée des copies des fichiers et les connecte.

La feuille maîtresse de gestion des feuilles de temps des employés s'ouvre dans Sheetgo.

Dans le cadre de la flux de travail dans le panneau latéral à droite de l'écran, vous verrez des flèches allant du dossier des feuilles de calcul des employés à la feuille maîtresse. Il s'agit des connexions Sheetgo qui transportent les données d'un fichier à l'autre.

Comment utiliser le modèle de feuille de temps de l'employé

Étape 1 : Supprimer les données de l'échantillon

Vous remarquerez que le Employé contiennent des échantillons de données dans le Feuille de temps Cette section a pour but de vous montrer comment fonctionne l'ensemble du modèle. Vous pouvez supprimer ces informations ou demander à vos collègues de le faire eux-mêmes avant de commencer à utiliser la feuille de calcul.

Étape 2 : Partager les feuilles de calcul avec vos collègues

À l'intérieur de Sheetgo, ouvrez l'un des Employé puis cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de l'écran.

Renommez maintenant la feuille de calcul et partagez-la avec le collègue concerné à l'aide de l'icône verte Partager dans Google Sheets.

Étape 3 : Les employés commencent à pointer leurs heures

Une fois qu'une feuille de calcul personnelle lui a été attribuée, chaque employé doit commencer à enregistrer ses heures de travail dans la base de données de l Feuille de temps tabulation.

Il n'est pas nécessaire qu'ils inscrivent quoi que ce soit dans le gris. Colonne F (heures travaillées) car le modèle le calcule automatiquement.

Étape 4 : Transfert des données

Lorsque tous les membres de votre équipe ont commencé à enregistrer leurs heures, vous devez intégrer ces données dans votre feuille maîtresse en mettant à jour le flux de travail.

Le modèle contient des connexions Sheetgo prédéfinies, ce qui vous permet d'effectuer cette opération en un seul clic.

Cliquez sur Flux de travail pour ouvrir la barre latérale, puis cliquez sur Exécuter.

Étape 5 : Automatiser le flux de travail de votre feuille de temps

Si vous gérez une grande équipe et traitez plusieurs feuilles de temps, vous pouvez programmer le flux de travail pour qu'il s'exécute automatiquement et que vous disposiez toujours des dernières données des feuilles de temps de chaque employé.

Cliquez sur Flux de travail puis sélectionnez Automatiser dans la barre de menu.

Choisissez la fréquence des virements automatiques : d'une fois par heure à une fois par mois.

Comment ajouter des feuilles d'employés

Vous pouvez en ajouter d'autres Employé au flux de travail en dupliquant l'une des feuilles d'entrée et en la reliant à de nouvelles connexions Sheetgo.

1. Allez sur votre Google Drive et ouvrez le dossier Modèles de Sheetgo > Gestion des feuilles de temps des employés.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des fichiers d'employés et cliquez sur Faire une copie.

4. à côté de la connexion Tous les rapports sur les feuilles de temps cliquez sur le menu à 3 points (⋮) et sélectionnez Editer.

Sous Données de source: Fichiers multiples, vous verrez les deux Employé qui sont actuellement connectés.

5. Cliquez sur +Ajouter un autre fichier source
6. Cliquez sur +Sélectionner le fichier, Localisez le fichier du nouvel employé dans Google Drive et cliquez sur Terminé.
7. Le fichier apparaît dans Sheetgo. Sélectionnez maintenant le bon onglet de fichier : Feuille de temps.
8. Cliquez sur Terminer et sauvegarder.

Si vous jetez un coup d'œil à la Flux de travail, Vous verrez que le nouveau fichier est maintenant connecté.

Pour plus d'informations sur l'extension du modèle, consultez le site web de la Commission européenne. instructions ici.