Plantilla OKR en Google Sheets

El sistema de gestión OKR fue desarrollado originalmente por el ex CEO de Intel Andy Grove en la década de 1970, pero se hizo realmente conocido después de que Google lo adoptara. Muchos expertos, entre ellos el cofundador de Google Larry Page, atribuyen al marco OKR haber ayudado a Google a crecer hasta el tamaño que tiene hoy. Desde entonces, el método ha sido aplicado por muchos gigantes de Silicon Valley, como LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify y Uber.

Los OKR ayudan a las empresas a planificar y evaluar el rendimiento de la organización. Para ello, se establecen metas claramente definidas (objetivos) y se utilizan medidas para comprobar si se han alcanzado dichas metas (resultados). Si ya conoce el método OKR, puede empezar a utilizar inmediatamente la plantilla OKR de Sheetgo.

El método OKR está diseñado para ayudar a los equipos:

• Alinear los objetivos de toda la organización
• Fijar objetivos a nivel individual, de equipo y de empresa
• Alcanzar rápidamente hitos ambiciosos
• Fomentar la innovación

¿Cuál es la diferencia entre KPI y OKR?

¿Son lo mismo? No exactamente. Los KPI -o indicadores clave de rendimiento- son otro tipo de medición del rendimiento, pero los KPI se centran más en informar sobre los resultados. Estos resultados se utilizan para evaluar el éxito de una empresa o de un proyecto individual. Por el contrario, los OKR están orientados a objetivos. Los OKR son también más específicos y limitados, con resultados que pueden medirse en un formato numérico.

Mientras que los KPI tienden a permanecer invariables durante largos periodos de tiempo, los OKR se centran en objetivos a corto plazo. El progreso de los OKR se controla a lo largo de un periodo de tiempo definido: normalmente un trimestre empresarial.

Puede resultar un poco confuso. El método OKR le ayuda a centrarse en las tareas más importantes en este momento. Por lo tanto, ¡algunos de tus KPI (los más urgentes) pueden estar incluidos en tus OKR!

Cómo realizar el seguimiento de los OKR

Centrado en la consecución de objetivos concretos en plazos cortos, el marco OKR se ha hecho popular entre las empresas tecnológicas que operan en un entorno de ritmo rápido. Es ideal para startups y otros equipos que quieren crecer rápido.

Dicho esto, es un sistema eficaz y sencillo que cualquiera puede aplicar en cualquier lugar. ¿Quizá solo quieres organizar tu vida diaria con la misma eficacia que Google?

Independientemente del tipo de plan, proyecto o negocio que tenga, los OKR simplemente le ayudan a hacer las cosas. Pero, ¿cómo medir y hacer un seguimiento de los OKR?

Existen varias herramientas de gestión del rendimiento, pero en realidad no es necesario invertir en ningún software nuevo. Puedes crear un sistema eficaz de seguimiento de OKR utilizando una plantilla de OKR en Google Sheets.

¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar los OKR?

• Flexibles: Las hojas de cálculo en línea pueden utilizarse para cualquier cosa, y eso incluye el OKR y la gestión del rendimiento. Gracias a su versatilidad, puedes adaptar las hojas siempre que necesites hacer cambios. No requiere codificación ni soporte informático.
• Accesibles: las hojas de cálculo en la nube te permiten supervisar los objetivos y progresos de tu equipo desde tu portátil o móvil en cualquier momento y lugar. Además, ahorrarás dinero en software innecesario guardando todo en hojas de cálculo de confianza.
• Compatible con todo: Todos los demás paquetes de software se integran con Google Sheets. Como consecuencia, puedes importar rápidamente datos de otras áreas de la empresa, como RRHH o finanzas, centralizándolo todo en hojas de cálculo.
• Fácil de utilizar: Es probable que la mayor parte de su equipo ya sepa utilizar hojas de cálculo, por lo que es fácil introducir un sistema de OKR basado en hojas sin necesidad de formación. Además, el sistema está preparado para el futuro y es fácil de mantener.

Cómo empezar

La plantilla OKR de Sheetgo en Google Sheets es una plantilla para todo un flujo de trabajo. Es un sistema pre-construido para el seguimiento automatizado de OKR que puede ser utilizado por cualquier equipo, en cualquier empresa. La plantilla ofrece a cada departamento una forma sencilla de registrar y supervisar su progreso, como individuos y como equipos. Al mismo tiempo, los directivos obtienen una visión general del rendimiento de toda la empresa.

Cada departamento tiene su propio panel de control:

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas, pero una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo. Es un grupo de hojas de cálculo de Google conectadas que envían datos de un lado a otro.

Esto significa que puedes compartir datos con otras personas sin tener que compartir tu hoja de cálculo. Cada persona o departamento puede trabajar de forma autónoma en su propio archivo.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo se dedica a una tarea, lo que mantiene los flujos de datos seguros y separados.
• Escalabilidad: La función de compartir de Google Sheets es potente, pero si varias personas trabajan en la misma hoja de cálculo, el archivo puede resultar pesado y lento. Separar los datos en hojas de cálculo individuales hace que el sistema funcione sin problemas. Para ampliar la plantilla a más departamentos, basta con duplicar una de las hojas de cálculo y compartirla con equipos adicionales.
• Integración: Además de poder importar datos de distintos programas informáticos, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los gestores fusionar datos de los departamentos. En unos pocos clics, puede conectar su flujo de trabajo de pedidos de compra con su flujo de trabajo presupuestario (o los de otros departamentos) para generar informes de alto nivel.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instalas la plantilla Sheetgo Company OKR en Google Sheets, siete archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo ya hechas se guardan en tu Google Drive:

• Seis Departamento hojas de cálculo en una carpeta. Cambie el nombre de estos archivos y compártalos con cada equipo y haga tantas copias como necesite para los departamentos adicionales. El equipo utiliza su archivo para fijar sus objetivos y resultados clave y para actualizar sus progresos individualmente.
• Un Hoja maestra de los OKR de la empresa para el director o directores. Los datos fluyen hacia este archivo desde las hojas de cálculo del Departamento, proporcionando una visión general de todos los Objetivos de Equipo y Resultados Clave en tablas y cuadros de mando.

Cómo obtener la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón azul de abajo para instalar la plantilla Sheetgo Company OKR en Google Sheets.

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

La plantilla OKR en Google Sheets se abre dentro de Sheetgo. 

En el diagrama de flujo de trabajo a la derecha de su pantalla, verá flechas que van desde la carpeta de hojas de cálculo del Departamento hasta la hoja maestra. Estas son las conexiones de Sheetgo que transportan los datos de archivo a archivo.

Cómo utilizar la plantilla OKR

Paso 1: Compartir las fichas de los departamentos

Abra los archivos del Departamento haciendo clic en Flujo de trabajo en el panel lateral y haga doble clic en el icono de la carpeta. Tómese unos minutos para familiarizarse con los archivos para que pueda ver cómo funciona la plantilla.

Observará que estos Departamento contienen datos de muestra.

Cambie el nombre de cada archivo para los equipos de su empresa y elimine los datos de muestra o indique a cada jefe de equipo que sobrescriba esta información cuando empiece a utilizar la plantilla.

Comparta el archivo con los jefes de equipo, si van a ser ellos los responsables de actualizar los progresos de cada uno de los miembros de su equipo.

Alternativamente, si desea conceder acceso de edición a todos los miembros del equipo, puede compartir la hoja de cálculo con todos los miembros del departamento.

Paso 2: Los equipos establecen sus OKR

En primer lugar, cada departamento debe acordar sus objetivos en equipo e introducirlos en el Objetivos del equipo ficha.

Cada objetivo debe tener un título que lo distinga claramente de los demás. Esto le ayudará a asignar los resultados clave al objetivo correcto.

Si necesita orientación o inspiración sobre cómo establecer OKR, consulte nuestros consejos a continuación.

Paso 2: Los equipos establecen sus OKR

En primer lugar, cada departamento debe acordar sus objetivos en equipo e introducirlos en el Objetivos del equipo ficha.

Cada objetivo debe tener un título que lo distinga claramente de los demás. Esto le ayudará a asignar los resultados clave al objetivo correcto.

Si necesita orientación o inspiración sobre cómo establecer OKR, consulte nuestros consejos a continuación.

Consejos para establecer OKRs

Su empresa no tiene por qué ser un gigante de Silicon Valley para aplicar el sencillo y eficaz método de los OKR. No importa el tamaño de tu organización, los OKR pueden ayudar a alinear objetivos, motivar a tu equipo y mantener a todos en la misma página. Hemos creado una plantilla gratuita de OKR para que la utilices en Google Sheets. Pero antes de empezar a trabajar en la hoja de cálculo, veamos cómo se definen los objetivos y las metas.

Objetivos

¿Son los objetivos lo mismo que las metas? No, piense en una meta como un destino y en los objetivos como la hoja de ruta que necesita para alcanzar su meta. Los objetivos son los elementos básicos para alcanzar las metas.

Haz que tus objetivos sean SMART:

S - Específico
M - Mensurable
A - Alcanzable
R - Realista
T - De duración determinada

Al elegir objetivos SMART y compartirlos con su equipo u organización, evitará cualquier posible confusión. Hay que tener muy en cuenta todas las metas de alto nivel de la organización, y cada objetivo debe asignarse a una persona o equipo responsable. Además, es mejor tener el mayor detalle posible al dictar las tareas para que nada se pase por alto, se archive o se asigne al empleado equivocado.

Como mejor práctica, recomendamos adoptar un enfoque descendente a la hora de fijar objetivos. En primer lugar, hay que fijar objetivos para toda la empresa, luego dividir las responsabilidades por departamentos y, por último, por personas.

Recuerde que la colaboración es clave, y puede que lo mejor sea hacer que personas de distintos departamentos trabajen en el mismo objetivo. A la hora de asignar objetivos a los empleados, es importante conseguir su aceptación. Por lo tanto, no le recomendamos que dicte tareas y resultados a sus empleados.

En su lugar, haga que cada miembro de su equipo adopte una parte del proyecto que pueda alcanzarse mediante consenso. Contar con la participación de todos durante el proceso de fijación de objetivos fomentará el sentido de propiedad del trabajo individual, junto con un sentimiento de cohesión y comunidad hacia la meta final.

Toma nota

Los OKR están diseñados para la gestión de los empleados y no para su evaluación, por lo que no suelen utilizarse para determinar la remuneración o los ascensos, aunque pueden ser un factor en las revisiones del rendimiento.

Los expertos recomiendan limitar el número de objetivos a entre tres y cinco: los OKR están diseñados para ayudarle a centrarse en las prioridades. No se trata de hacer un seguimiento de cada una de tus tareas.

Paso 3: Los equipos establecen sus resultados clave

En el Principales resultados seleccione un Objetivo del menú desplegable e introduzca cómo logrará ese objetivo en Columna B: Resultado clave. Recuerde que los resultados clave deben ser mensurables. Obtenga más consejos en los siguientes consejos sobre resultados clave.

Escriba el nombre del colega responsable en Columna C: Propietario.

Introduzca una Métrica (cómo medirá este resultado) en Columna D.

Por último, introduzca un Valor inicial y un Objetivo en Columnas E y F.

Consejos para fijar resultados clave

Los resultados clave son las metas específicas que debe alcanzar con cada objetivo. Para cada objetivo, debe tener de tres a cinco resultados clave. Debe poder medir estos resultados de forma numérica: por ejemplo, 50%, 17 artículos, $40, 1000 clientes nuevos.

Por ejemplo, supongamos que su objetivo es “mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes”. El resultado clave podría ser “reducir el tiempo medio de respuesta de 24 a 12 horas”. Los resultados clave deben ser ambiciosos pero alcanzables. En otras palabras, deben ser lo suficientemente agresivos como para motivar al equipo y empujar al individuo a conseguirlos, pero no tan difíciles que nunca puedan alcanzarse. La persona a la que se asigna el resultado clave se denomina propietario.

En resumen, los resultados clave son:

• Mensurable (numéricamente)
• Limitado a 3-5 por objetivo
• Difícil pero factible
• Resultados específicos (no una lista de tareas)
• Asignados a “propietarios” (miembros individuales del equipo)

Paso 4: Los equipos empiezan a registrar los OKR

Cuando sus colegas (ya sean jefes de departamento o miembros individuales de un equipo) empiecen a introducir sus progresos hacia sus OKRs, deberán rellenar Columna G: Valor actual en el Principales resultados ficha.

Una vez que la plantilla esté configurada y en uso, es hora de introducir los datos de los OKR departamentales en la hoja maestra.

La plantilla contiene conexiones Sheetgo pre-construidas, por lo que todo lo que necesita hacer es actualizar estas conexiones. Para ello, abra manualmente el flujo de trabajo de Sheetgo y haga clic en Ejecutar.

Verá que los datos fluyen directamente desde todas las hojas de cálculo de los distintos departamentos a su hoja maestra y cuadro de mando.

Comprobar cómo progresan todos los empleados en el Principales resultados ficha.

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

En una empresa con mucho movimiento y varios departamentos, las hojas de cálculo se actualizarán probablemente con bastante regularidad.

Para asegurarse de que siempre dispone de los últimos datos de OKR de cada departamento en su hoja maestra, puede automatizar el flujo de trabajo.

Abra el flujo de trabajo y haga clic en Automatice en la barra de menús.

Crear un sistema completo de gestión del rendimiento en Google Sheets

Desea añadir más Departamento hojas de cálculo a la plantilla? No hay problema, es muy sencillo.

1. Haz una copia de una de las hojas de cálculo del Departamento dentro de la misma carpeta de Google Drive.
2. Cambie el nombre del archivo y compártalo con los colegas correspondientes.
3. Introduzca los OKR de ese departamento.
4. Actualice el flujo de trabajo haciendo clic en Ejecutar.

La nueva hoja de cálculo está ahora conectada y los datos de este fichero se importan en la hoja maestra, junto con los datos de los otros departamentos.

Si desea crear un sistema más avanzado, puede personalizar aún más la plantilla, incorporando datos de RRHH o información de otros departamentos.

Si desea que construyamos un sistema a su medida o necesita ayuda para personalizar la plantilla, hable con nuestro equipo de asistencia.