Modelo OKR no Planilhas Google

O sistema de gerenciamento OKR foi originalmente desenvolvido pelo ex-CEO da Intel, Andy Grove, na década de 1970, mas ficou realmente conhecido depois de ser adotado pelo Google. Muitos especialistas, inclusive o cofundador do Google, Larry Page, atribuem à estrutura OKR o fato de ter ajudado o Google a atingir o tamanho que tem hoje. Desde então, o método foi implementado por muitos gigantes do Vale do Silício, incluindo LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify e Uber.

Os OKRs ajudam as empresas a planejar e avaliar o desempenho organizacional. Isso é feito por meio do estabelecimento de metas claramente definidas (objetivos) e do uso de medidas para monitorar se essas metas foram atingidas (resultados). Se você já conhece o método OKR, pode começar a usar o modelo OKR da Sheetgo imediatamente.

O método OKR foi criado para ajudar as equipes:

• Alinhar as metas em toda a organização
• Definir metas individuais, de equipe e da empresa
• Atingir marcos ambiciosos rapidamente
• Incentivar a inovação

Qual é a diferença entre KPIs e OKRs?

Eles são a mesma coisa? Não exatamente. KPI - ou indicador-chave de desempenho - é outro tipo de medição de desempenho, mas os KPIs são mais focados em relatar resultados. Esses resultados são usados para avaliar o sucesso de uma empresa ou de um projeto individual. Por outro lado, os OKRs são orientados por metas. Os OKRs também são mais específicos e restritos, com resultados que podem ser medidos em um formato numérico.

Enquanto os KPIs tendem a permanecer os mesmos por longos períodos de tempo, os OKRs se concentram em metas de curto prazo. O progresso dos OKRs é monitorado durante um período de tempo definido: geralmente um trimestre comercial.

Isso pode ser um pouco confuso. O método OKR ajuda você a se concentrar nas tarefas mais importantes no momento. Portanto, alguns de seus KPIs (os mais urgentes) podem estar incluídos em seus OKRs!

Como rastrear OKRs

Com foco em atingir metas concretas em prazos curtos, a estrutura de OKR tornou-se popular entre as empresas de tecnologia que operam em um ambiente de ritmo acelerado. É ideal para startups e outras equipes que desejam crescer rapidamente.

Dito isso, é um sistema eficaz e simples que pode ser implementado em qualquer lugar, por qualquer pessoa. Talvez você queira apenas organizar sua vida diária de forma tão eficaz quanto o Google?

Não importa o tipo de plano, projeto ou negócio que você tenha, os OKRs simplesmente o ajudam a fazer as coisas. Mas como você pode medir e monitorar os OKRs?

Existem várias ferramentas de gerenciamento de desempenho, mas na verdade não há necessidade de investir em um novo software. Você pode criar um sistema eficaz de acompanhamento de OKR usando um modelo de OKR no Planilhas Google.

Por que usar o Google Sheets para gerenciar OKRs?

• Flexíveis: As planilhas on-line podem ser usadas para qualquer coisa, inclusive para OKR e gerenciamento de desempenho. Graças à sua versatilidade, você pode adaptar as planilhas sempre que precisar fazer alterações. Não é necessário codificação ou suporte de TI.
• Acessível: as planilhas baseadas na nuvem permitem que você monitore as metas e o progresso da sua equipe a partir do seu laptop ou celular, a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, você economizará dinheiro em softwares desnecessários, mantendo tudo em planilhas confiáveis.
• Compatível com tudo: todos os outros pacotes de software se integram ao Google Sheets. Como consequência, você pode importar rapidamente dados de outras áreas da empresa, como RH ou finanças, centralizando tudo em planilhas.
• Fácil de usar: É provável que a maior parte da sua equipe já saiba usar planilhas, portanto, é fácil introduzir um sistema de OKR baseado em planilhas sem treinamento. Além disso, o sistema é preparado para o futuro e simples de manter.

Como começar

O modelo de OKR da Sheetgo no Planilhas Google é um modelo para todo um fluxo de trabalho. É um sistema pré-construído para acompanhamento automatizado de OKR que pode ser usado por qualquer equipe, em qualquer empresa. O modelo oferece a cada departamento uma maneira simples de registrar e monitorar seu progresso, como indivíduos e equipes. Ao mesmo tempo, os gerentes têm uma visão geral do desempenho de toda a empresa.

Cada departamento tem seu próprio painel de controle privado:

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo de planilha comum é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas, mas um modelo de fluxo de trabalho da Sheetgo é um sistema completo. Trata-se de um grupo de Planilhas Google conectadas que enviam dados entre si.

Isso significa que você pode compartilhar dados com outras pessoas sem precisar compartilhar sua planilha. Cada indivíduo ou departamento pode trabalhar de forma autônoma em seu próprio arquivo.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada arquivo é dedicado a uma tarefa, o que mantém os fluxos de dados seguros e separados.
• Escalabilidade: A função de compartilhamento do Google Sheets é poderosa, mas várias pessoas trabalhando na mesma planilha podem tornar o arquivo pesado e lento. A separação dos dados em planilhas individuais mantém o sistema funcionando sem problemas. Para expandir o modelo para mais departamentos, basta duplicar uma das planilhas e compartilhá-la com outras equipes.
• Integração: Além de poder importar dados de diferentes softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes mesclem dados de departamentos. Com alguns cliques, você pode conectar o fluxo de trabalho do pedido de compra com o fluxo de trabalho do fluxo de trabalho orçamentário (ou de outros departamentos) para gerar relatórios de alto nível.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o modelo OKR da Sheetgo Company no Google Sheets, sete arquivos do Google Sheets com conexões prontas do Sheetgo são salvos no seu Google Drive:

• Seis Departamento planilhas em uma pasta. Renomeie e compartilhe esses arquivos com cada equipe e faça quantas cópias forem necessárias para outros departamentos. A equipe usa seu arquivo para definir seus objetivos e principais resultados e para atualizar seu progresso individualmente.
• Um Planilha mestre de OKRs da empresa para o(s) gerente(s). Os dados fluem para esse arquivo a partir das planilhas do departamento, fornecendo uma visão geral de todos os objetivos da equipe e dos principais resultados em tabelas e gráficos de painel.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão azul abaixo para instalar o modelo OKR da Sheetgo Company no Google Sheets.

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo cria cópias dos arquivos e os conecta.

O modelo OKR no Planilhas Google é aberto no Sheetgo. 

No diagrama de fluxo de trabalho no lado direito da tela, você verá setas que vão da pasta de planilhas do Departamento até a planilha mestre. Essas são as conexões do Sheetgo que transportam dados de arquivo para arquivo.

Como usar o modelo OKR

Etapa 1: Compartilhe as planilhas do departamento

Abra os arquivos do departamento clicando em Workflow no painel lateral e clique duas vezes no ícone da pasta. Dedique alguns minutos para se familiarizar com os arquivos, de modo que você possa ver como o modelo funciona.

Você perceberá que esses Departamento contêm dados de amostra.

Renomeie cada arquivo para as equipes da sua empresa e exclua os dados de amostra ou instrua cada líder de equipe a substituir essas informações quando começarem a usar o modelo.

Compartilhe o arquivo com os líderes de equipe, caso eles sejam os responsáveis por atualizar o progresso de cada um dos membros da equipe.

Como alternativa, se você quiser conceder acesso de edição a todos os membros da equipe, poderá compartilhar a planilha com todos os membros do departamento.

Etapa 2: As equipes definem seus OKRs

Primeiramente, cada departamento deve acordar seus objetivos como uma equipe e inseri-los no Objetivos da equipe guia.

Cada objetivo deve ter um título que o diferencie claramente dos demais. Isso o ajudará a alocar os principais resultados ao objetivo correto.

Se você precisar de orientação ou inspiração para definir OKRs, confira nossas dicas abaixo.

Etapa 2: As equipes definem seus OKRs

Primeiramente, cada departamento deve acordar seus objetivos como uma equipe e inseri-los no Objetivos da equipe guia.

Cada objetivo deve ter um título que o diferencie claramente dos demais. Isso o ajudará a alocar os principais resultados ao objetivo correto.

Se você precisar de orientação ou inspiração para definir OKRs, confira nossas dicas abaixo.

Dicas para definir OKRs

Sua empresa não precisa ser uma gigante do Vale do Silício para implementar o método simples e eficaz de OKR. Não importa o tamanho da sua organização, os objetivos e principais resultados podem ajudar a alinhar metas, motivar sua equipe e manter todos na mesma página. Criamos um modelo gratuito de OKR para você usar no Google Sheets. Mas antes de começar a trabalhar na planilha, vamos analisar como definir objetivos e metas.

Objetivos

Os objetivos são iguais às metas? Não - pense em uma meta como um destino, e nos objetivos como o roteiro necessário para atingir sua meta. Os objetivos são os blocos de construção para atingir as metas.

Faça com que seus objetivos sejam SMART:

S - Específico
M - Mensurável
A - Realizável
R - Realista
T - Tempo limitado

Ao escolher os objetivos SMART e compartilhá-los com sua equipe ou organização, você evita qualquer possível confusão. Você deve levar em conta todas as metas de nível superior da organização, e cada objetivo deve ser atribuído a uma pessoa ou equipe responsável. Além disso, é melhor ter o máximo de detalhes possível ao ditar as tarefas para que nada seja esquecido, engavetado ou atribuído ao funcionário errado.

Como prática recomendada, recomendamos adotar uma abordagem de cima para baixo ao definir objetivos. Em primeiro lugar, você deve definir metas para toda a empresa, depois dividir as responsabilidades por departamento e, em seguida, por indivíduos.

Lembre-se de que a colaboração é fundamental, e você pode achar melhor fazer com que pessoas de diferentes departamentos trabalhem no mesmo objetivo. Ao atribuir objetivos aos funcionários, é importante obter a adesão deles. Portanto, não recomendamos que você dite tarefas e resultados aos seus funcionários.

Em vez disso, faça com que cada membro da sua equipe adote uma parte realizável do projeto por meio de consenso. Ter todos a bordo durante o processo de definição de objetivos promoverá um senso de propriedade para o trabalho individual, juntamente com um senso de coesão e comunidade em relação à meta final.

Tome nota

Os OKRs são projetados para o gerenciamento de funcionários e não para a avaliação deles, portanto, normalmente não são usados para determinar a remuneração ou as promoções, embora possam ser um fator nas avaliações de desempenho.

Os especialistas recomendam limitar o número de objetivos entre três e cinco - os OKRs são projetados para ajudá-lo a se concentrar nas prioridades. Não se trata de monitorar cada uma das tarefas que você realiza.

Etapa 3: As equipes definem seus principais resultados

No Principais resultados selecione uma Objetivo no menu suspenso e insira como você atingirá essa meta em Coluna B: Resultado principal. Lembre-se de que os principais resultados devem ser mensuráveis. Obtenha mais conselhos nas dicas de resultados-chave abaixo.

Digite o nome do colega responsável em Coluna C: Proprietário.

Insira uma métrica (como você medirá esse resultado) em Coluna D.

Por fim, insira um valor inicial e um alvo em Colunas E e F.

Dicas para definir os principais resultados

Os resultados-chave são as metas específicas que você deve atingir com cada objetivo. Para cada objetivo, você deve ter de três a cinco resultados principais. Você deve ser capaz de medir esses resultados de forma numérica - por exemplo, 50%, 17 itens, $40, 1.000 novos clientes.

Por exemplo, digamos que seu objetivo seja “melhorar o tempo de resposta às consultas dos clientes”. O resultado principal pode ser “diminuir o tempo médio de resposta de 24 horas para 12 horas”. Os principais resultados devem ser ambiciosos, mas factíveis. Em outras palavras, devem ser suficientemente agressivos para motivar a equipe e pressionar o indivíduo a atingi-los, mas não tão difíceis que nunca possam ser alcançados. A pessoa a quem é atribuído o resultado-chave é chamada de proprietário.

Em resumo, os principais resultados são:

• Mensurável (numericamente)
• Limitado a 3-5 por objetivo
• Desafiador, mas factível
• Resultados específicos (não uma lista de tarefas)
• Atribuído a “proprietários” (membros individuais da equipe)

Etapa 4: As equipes começam a registrar os OKRs

Quando seus colegas (gerentes de departamento ou membros individuais da equipe) começarem a registrar o progresso em relação aos OKRs, eles deverão preencher Coluna G: Valor atual no Principais resultados guia.

Uma vez que o modelo esteja configurado e em uso, é hora de extrair os dados de OKR do departamento para a planilha mestre.

O modelo contém conexões pré-construídas do Sheetgo, portanto, tudo o que você precisa fazer é atualizar essas conexões. Faça isso manualmente abrindo o fluxo de trabalho do Sheetgo e clique em Executar.

Você verá que os dados fluem diretamente de todas as planilhas dos diferentes departamentos para a planilha principal e o painel.

Verificar como todos os funcionários estão progredindo na Principais resultados guia.

Etapa 5: Automatizar o fluxo de trabalho

Em uma empresa movimentada com vários departamentos, as planilhas provavelmente serão atualizadas com bastante regularidade.

Para garantir que você sempre tenha os dados mais recentes de OKR de todos os departamentos em sua planilha mestre, você pode automatizar o fluxo de trabalho.

Abra o fluxo de trabalho e clique em Automatizar na barra de menus.

Crie um sistema completo de gerenciamento de desempenho no Planilhas Google

Deseja adicionar mais Departamento planilhas no modelo? Não há problema, é muito simples.

1. Faça uma cópia de uma das planilhas do Departamento dentro da mesma pasta do Google Drive.
2. Renomeie o arquivo e compartilhe-o com o(s) colega(s) apropriado(s).
3. Insira os OKRs para esse departamento.
4. Atualize o fluxo de trabalho clicando em Executar.

A nova planilha agora está conectada e os dados desse arquivo são importados para a planilha principal, juntamente com os dados dos outros departamentos.

Se quiser criar um sistema mais avançado, você pode personalizar ainda mais o modelo, incorporando dados de RH ou informações de outros departamentos.

Se você quiser que criemos um sistema personalizado para você ou se precisar de ajuda para personalizar o modelo, fale com nossa equipe de suporte.