Plantilla de gestión de proyectos en Excel

Los jefes de proyecto se enfrentan a la difícil tarea de coordinar presupuestos y proyectos al tiempo que supervisan a los empleados y presentan informes a sus superiores. Cumplir múltiples plazos manteniéndose organizado es una tarea casi imposible. Esto sólo empeora si hay que gestionar un equipo en línea. Como se trata de un problema común para muchas empresas, numerosas compañías de software han desarrollado herramientas para aliviar parte de la carga de trabajo. Lamentablemente, la mayoría de estas herramientas son muy caras y complican aún más las cosas, ya que requieren una formación adicional para utilizarlas con eficacia. No sólo se pierde dinero, sino también un tiempo precioso. Por eso Sheetgo tiene una plantilla de gestión de proyectos en Excel.

Si ha utilizado Microsoft Excel alguna vez, conocerá su gran variedad de funciones, como la sincronización de datos en tiempo real y la posibilidad de compartir datos. Como resultado, es el programa de hoja de cálculo perfecto para la gestión de proyectos y la colaboración con colegas. El alto nivel de computación en la nube que utiliza Microsoft Excel lleva el trabajo en equipo a un nuevo nivel. La plantilla de gestión de proyectos de Sheetgo es, por tanto, la mejor manera de crear un sistema totalmente automatizado utilizando tus archivos de Excel. Exploremos cómo funciona la plantilla y cómo puede implementarla en sus operaciones en cuestión de minutos.

¿Por qué utilizar Microsoft Excel para gestionar los gastos?

• Flexible: Puede adaptar las hojas de cálculo de Excel a las demandas y expectativas específicas de su empresa. Y lo mejor de todo es que no necesita conocimientos de codificación ni de software para adaptar la plantilla de gestión de proyectos en Excel a sus necesidades.
• Accesible: Todos tus datos son accesibles desde cualquier lugar del mundo. Puede compartirlos con sus colegas para que puedan colaborar fácilmente con usted. Esto hace que la plantilla de gestión de proyectos en Excel sea completamente accesible siempre que dispongas de conexión a Internet.
• Compatible: Microsoft Excel es fácilmente compatible con cualquier software que usted o un colega puedan estar utilizando. Por eso, los distintos departamentos de tu empresa pueden importar datos a la plantilla de gestión de proyectos en Excel con facilidad.
• Facilidad de uso: Es probable que la mayor parte de su personal esté familiarizado con el uso de hojas de cálculo, lo que facilita la incorporación. Por eso, una plantilla de gestión de proyectos basada en Excel es perfecta tanto para principiantes como para usuarios avanzados.

Cómo obtener la plantilla de gestión de proyectos para Excel

Para empezar, sigue estos pasos:

1. Haga clic en el botón de abajo para descargar la plantilla.
2. Siga las instrucciones siguientes para empezar.

Cómo utilizar la plantilla de gestión de proyectos para Excel

Paso 1: Elija su configuración

Abra el archivo de gestión del proyecto en Excel y abra el archivo Entradas sábana.

Ajuste su configuración en las casillas. Esto incluye la fecha de inicio del proyecto, el formato de la vista Gannt y el día de la semana en el que empieza tu semana laboral.

Paso 2: Introducir las tareas del proyecto

Ir a la EDT dentro de la hoja maestra, e introduzca los datos de su proyecto sobrescribiendo los datos de muestra (columnas E a G).

¿Qué es una EDT?

EDT es la abreviatura de Estructura de Desglose del Trabajo. Es una técnica para dividir un proyecto en partes pequeñas y realizables.

Organice el proyecto haciendo clic en el grifo EDT y rellenando las columnas E a G: ‘Proyecto’, ‘Subproyecto’ y ‘Título de la tarea’. He aquí un ejemplo de división de un proyecto en etapas más pequeñas:

Proyecto: “Planificación”

Subproyecto: “Plan de alcance preliminar”

Título de la tarea: “Investigación”

Paso 3: Introducir las dependencias de las tareas

Ahora, introduzca la dependencia de cada tarea en las columnas H e I. Esto le permite saber si una tarea puede comenzar cuando otra comienza (Inicio-a-inicio), o si una tarea sólo puede comenzar una vez que otra se ha completado (Inicio-a-final).

Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, puede ver que la tarea 1.5.1 sólo puede comenzar una vez que la 1.1.1 haya finalizado.

Introduzca las relaciones de dependencia de las tareas en la columna H. Cambie la relación de dependencia de sus tareas seleccionando una opción del menú desplegable de la columna I.

Paso 4: Seleccionar la duración de una tarea y el propietario

Utilice la columna J para introducir cuántos días debe completarse una tarea. Utilice la columna K para añadir el nombre del propietario de la tarea.

Paso 5: Supervisar los progresos

Ahora puede seguir fácilmente el progreso de todas las tareas desde la pantalla Gantt sábana.

Y ahí lo tiene. Con la cantidad de horas que ahorra utilizando esta plantilla de Sheetgo, ahora puede invertir este tiempo en otros aspectos importantes de su negocio.