Le fournisseur d'éducation automatise l'inscription des étudiants et le suivi des certifications

Touched by a Horse, l'un des principaux programmes de certification en coaching équin, était confronté à d'importants problèmes administratifs liés à la gestion des dossiers des étudiants sur de nombreuses feuilles de calcul manuelles. Sheetgo a transformé leurs opérations en centralisant la gestion des données, en automatisant les inscriptions des étudiants, le suivi des programmes et la distribution des certifications, éliminant ainsi les incohérences dans les données et libérant leur chef de bureau de la saisie répétitive des données.

Touched by a Horse était confronté à un flux de travail extrêmement manuel pour la gestion des dossiers complets des étudiants et le suivi des programmes. L'utilisation d'une multitude de feuilles de calcul disparates pour les informations relatives aux étudiants, notamment l'inscription, les certifications, les unités de formation continue et l'assiduité aux cours, entraînait une redondance importante des données, des incohérences et un risque élevé d'erreurs. La mise à jour de n'importe quelle information nécessitait des modifications manuelles laborieuses dans plusieurs documents, ce qui prenait beaucoup de temps et était source de frustration. Cette approche fragmentée empêchait un suivi efficace des progrès des étudiants, l'identification en temps voulu des exigences en matière de formation continue et une gestion transparente des inscriptions aux cours, ce qui nuisait gravement à l'efficacité opérationnelle et alourdissait la charge de travail du personnel administratif.

Sheetgo a fourni à Touched by a Horse une solution robuste et centralisée de gestion des données qui a complètement transformé ses processus administratifs. Un système automatisé de base a été mis en place pour gérer les données des étudiants, consolidant les informations provenant de diverses sources dans un dossier principal. Cette fiche distribue ensuite automatiquement les informations pertinentes dans les documents opérationnels nécessaires, éliminant ainsi le besoin de mises à jour manuelles et réduisant considérablement les incohérences et les erreurs dans les données. L'automatisation a permis de simplifier l'inscription des étudiants et la collecte des données grâce à des formulaires intégrés. En outre, des flux de travail automatisés ont été configurés pour gérer les contrats des étudiants, suivre les progrès réalisés dans le cadre de divers programmes d'entraînement, tenir à jour des listes complètes d'étudiants et de diplômés et rationaliser le programme d'orientation. Les données ont été automatiquement divisées et filtrées en fonction de conditions spécifiques, garantissant ainsi que les informations pertinentes sont envoyées aux bons documents ou aux bonnes parties prenantes à des intervalles programmés. Cette intégration avec leur infrastructure existante basée sur le cloud a assuré un flux de données transparent, permettant un suivi efficace des progrès des étudiants, des certifications et des unités de formation continue. Le résultat a été une réduction significative du temps administratif, une amélioration de la précision des données et un système beaucoup plus efficace, permettant au chef de bureau de consacrer plus de temps aux activités principales plutôt qu'à la saisie manuelle des données.