Como criar um gerador de contratos em PDF e no Gmail

A geração de contratos é um processo documental extremamente frequente e importante que as empresas não podem se dar ao luxo de errar. Toda empresa precisa gerar esses tipos de documentos regularmente, portanto, esse processo pode levar muito tempo quando você precisa criar manualmente esses contratos do zero.

Usar um gerador de contratos é uma ótima solução para sua organização, que economiza seu precioso tempo. Isso significa que você pode se concentrar em outros aspectos importantes do seu negócio.

A geração automática de contratos em PDF é perfeita para empresas que precisam criar e enviar vários contratos com frequência. Por exemplo, digamos que sua empresa tenha muitos prestadores de serviços independentes para ajudar em projetos individuais todos os meses.

Em vez de criar manualmente vários contratos do zero, você pode adicionar automaticamente os dados dos contratados a um modelo de contrato e deixá-lo pronto para ser enviado em questão de minutos.

Vamos explorar em mais detalhes a geração automática de contratos e como você pode gerar contratos automaticamente em PDF.

Por que usar um gerador de contratos

A geração automática de contratos não apenas economiza o tempo de sua empresa, mas também pode trazer os seguintes benefícios:

• Elimina o erro humano: Ao adicionar automaticamente seus dados a um modelo básico de contrato, esse processo de geração elimina completamente qualquer espaço para erro humano e garante que cada contrato seja preciso.
• Máximo rendimento, mínimo esforço: Com um processo de geração automática de contratos, você poderá criar e compartilhar vários documentos de contrato com seus destinatários com apenas alguns cliques de um botão.
• Transferências automáticas de dados: Usando um aplicativo autossuficiente como o Sheetgo, suas conexões de arquivos podem ser continuamente transferidas para criar contratos automaticamente assim que novos dados forem inseridos no sistema.

Transformar os documentos do contrato em um PDF também tem inúmeras vantagens. Uma versão em PDF de seu contrato facilita ainda mais o compartilhamento com pessoas dentro e fora de sua organização, devido à portabilidade otimizada e à compatibilidade universal.

Agora que entendemos as inúmeras vantagens de gerar automaticamente contratos em PDF, vamos dar uma olhada em como você pode gerá-los para a sua empresa.

Como gerar automaticamente contratos em PDF

Com o aplicativo Sheetgo, você pode gerar automaticamente vários contratos a partir de apenas uma fonte. O Sheetgo conecta seus arquivos em um fluxo de trabalho e gera automaticamente os documentos para você. Além disso, o aplicativo Sheetgo também permite que você compartilhe automaticamente seus documentos via Gmail com os destinatários desejados. Isso significa que todo o seu processo de geração de contratos começa e termina automaticamente, em apenas um fluxo de trabalho.

Antes de começar, você precisará de apenas dois recursos. Primeiro, você precisará de um arquivo de planilhas com os dados de origem. Em segundo lugar, um modelo de documento com o conteúdo que você deseja transferir para cada documento, que também contém os espaços reservados para variáveis. Você pode obter mais informações sobre essa parte específica do processo em nosso artigo de geração de documentos.

Agora que você já tem tudo pronto, vamos ver passo a passo como criar contratos automaticamente usando o Sheetgo.

Etapa 1: Inscreva-se no Sheetgo

Inscreva-se no Sheetgo clicando no botão azul abaixo.

Use sua conta do Google, Dropbox ou Microsoft para fazer isso.

Etapa 2: Crie seu fluxo de trabalho

No aplicativo Sheetgo, selecione Criar fluxo de trabalho.

Para começar a criar seu fluxo de trabalho, clique em Conectar arquivos.

Etapa 3: Selecione seu arquivo de origem

É hora de selecionar seus dados de origem. Eles devem ter o dados dinâmicos que você gostaria de adicionar ao seu modelo de contrato.

Cada nova linha de dados criará um novo contrato.

Como você pode ver, nossa planilha tem todos os dados que gostaríamos de transferir para os contratos independentes.

Adicionaremos isso ao nosso fluxo de trabalho na seção Dados de origem certificando-se de que o arquivo e a guia corretos estejam selecionados. Em seguida, pressione Continuar.

Etapa 4: Faça upload de seu modelo de documento

Agora é hora de adicionar seu modelo de documento.

Abaixo está o nosso modelo de documento, incluindo todas as informações gerais que desejamos transferir para cada novo documento de contrato, bem como os marcadores de posição de variáveis, que o Sheetgo substituirá pelos dados específicos da nossa planilha.

Além disso, você pode escolher se deseja adicioná-los a uma pasta nova ou existente no Drive.

Quando tiver terminado, pressione Continuar.

Etapa 5: Gerar PDFs de contratos

Seu arquivo de origem e o modelo agora devem estar conectados. Para transformar esses contratos em um PDF, basta selecionar a opção PDF na seção ‘Generate’ (Gerar) e escolha um destino para seus contratos em PDF.

Em seguida, pressione Continuar.

Etapa 6: Compartilhe contratos via Gmail

O Sheetgo também tem um recurso que permite enviar esses novos PDFs para seus destinatários. Na seção ‘Compartilhar’ do seu fluxo de trabalho, selecione E-mail.

Escolha se deseja compartilhar o link de acesso aos seus arquivos e atribuí-los como visualizador ou editor, ou simplesmente enviá-los como anexo de e-mail. Você também pode enviar os documentos para os destinatários dinâmicos no arquivo de origem da planilha.

Por exemplo, para enviar os contratos para os endereços de e-mail em nossa planilha, podemos simplesmente selecionar Coluna B como nossa coluna de destinatários. Por fim, você pode personalizar o assunto dos e-mails de acordo com suas necessidades.

Depois de concluir tudo, clique em Concluir e salvar para salvar seu fluxo de trabalho.

Etapa 7: Automatize seu fluxo de trabalho

Volte para o Fluxo de trabalho e clique em Automatizar para programar transferências automáticas para seu gerador de contratos.

No campo de automação, escolha com que frequência você deseja que o Sheetgo execute o fluxo de trabalho e verifique se há novos contratos a serem gerados e enviados.

Neste exemplo, programamos o fluxo de trabalho para ser executado uma vez por dia, entre 16h e 17h, e somente de segunda a sexta-feira.

No final, você deverá ter uma pasta de contratos como Google Docs, uma pasta de contratos em PDF e também e-mails enviados aos destinatários com os contratos anexados.

Como a planilha e o modelo agora estão conectados por meio do seu fluxo de trabalho, sempre que você adicionar novos dados à planilha, um novo documento de contrato será automaticamente criado, baixado como PDF e compartilhado via Gmail.

Gerador de contratos Sheetgo

E aí está! Um gerador automático de contratos em PDF é uma ótima maneira de economizar o tempo de sua empresa e, ao mesmo tempo, manter o controle de seus vários contratos novos todos os meses.

O aplicativo Sheetgo não apenas ajuda a gerar seus documentos com apenas alguns cliques, mas também fornece as ferramentas para criar continuamente novos contratos e compartilhá-los instantaneamente.

Para saber mais sobre os recursos de automação da Sheetgo, confira os artigos abaixo!