Comment transférer automatiquement des données et des formats entre Google Sheets ?

Google Sheets est un outil fantastique pour manipuler et gérer différents types de données en un seul endroit. Cependant, le processus de déplacement de toutes ces données peut s'avérer une tâche ardue. 

Le transfert manuel d'ensembles de données volumineux d'un fichier Google Sheets à un autre peut être un processus extrêmement fastidieux, qui vous laisse souvent avec des données inexactes en raison d'une erreur humaine. Existe-t-il donc un moyen de transférer automatiquement des données entre Google Sheets ? Et existe-t-il un moyen de le faire en préservant le formatage original de la source ? La réponse est oui.

Dans de nombreux cas, il peut s'avérer nécessaire de transférer automatiquement des données entre différentes feuilles tout en préservant leur formatage. Supposons que je sois un responsable marketing qui transfère divers ensembles de données provenant de sources multiples vers un fichier Google Sheets.

Ce fichier contiendra toutes les données dont j'ai besoin pour créer un rapport de fin d'année complet. Je dois préserver la mise en forme de mes aperçus à l'aide de dates, de pourcentages, etc. afin de conserver des résultats précis. Mais je dois également préserver le formatage des cellules, qui met en évidence certaines des données les plus importantes qui feront partie intégrante de mon rapport. Je dois trouver un moyen de transférer automatiquement les données qui me fera gagner du temps, sans sacrifier le formatage des données d'origine.

Nous allons explorer les différentes façons de transférer automatiquement des données et des formats entre les feuilles, et comment les utiliser dans vos propres opérations.

Pourquoi transférer automatiquement des données et des formats entre Google Sheets ?

Le transfert automatique de données et de formats entre Google Sheets présente de nombreux avantages.

Voici quelques-uns de ces avantages :

• Gagner du temps : Le transfert automatique réduit considérablement le temps et les efforts manuels nécessaires, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à des tâches plus importantes.
• Éviter les erreurs humaines : Sans copier-coller manuel des données, il n'y a pas de risque d'erreur humaine.
• Des données plus précises : En conservant le formatage important de vos données, vous évitez la probabilité de données inexactes (par exemple, la perte du format de la devise peut modifier la façon dont vos chiffres sont présentés).
• Lire et interpréter facilement les données : En préservant le formatage visuel, vous pouvez facilement naviguer et interpréter les parties particulièrement importantes de vos données.

Maintenant que nous comprenons l'importance du transfert des données et de leur formatage d'origine vers de nouvelles feuilles, examinons les deux façons d'y parvenir.

Comment transférer automatiquement des données ?

Vous pouvez transférer automatiquement vos données et leur mise en forme entre différents fichiers Google Sheets de deux manières.

1. IMPORTRANGE

La première consiste à utiliser le IMPORTRANGE dans Google Sheets. Il s'agit d'une formule simple qui vous permet d'importer les données de l'ensemble de votre feuille de calcul d'un fichier Google Sheets à un autre.

Examinons ses avantages et ses inconvénients :

Avantages d'IMPORTRANGE

• Formule simple : Contrairement à certaines formules de Google Sheets, la formule IMPORTRANGE a une syntaxe simple que tout utilisateur de Google Sheets peut facilement comprendre.
• Choisissez votre plage de données exacte : Une partie de la syntaxe IMPORTRANGE vous permet de choisir la plage de cellules spécifique de vos données que vous souhaitez transférer, ce qui offre une plus grande flexibilité.
• Mise à jour automatique des données transférées : IMPORTRANGE mettra à jour les données transférées si vos données sources changent.

Inconvénients d'IMPORTRANGE

• Ne préserve pas le formatage visuel : Bien qu'IMPORTANGE préserve le formatage des données (dates, devises, heure, etc.), il ne préserve pas le formatage visuel de vos données. Cela signifie que vous perdrez le poids et la taille des polices, la couleur des cellules, etc. de vos données transférées.
• Des mises à jour retardées que vous devez gérer manuellement : Si vous transférez de grandes quantités de données à l'aide d'IMPORTRANGE, la formule mettra souvent beaucoup de temps à mettre à jour vos fichiers. De plus, il n'existe aucun moyen de vérifier si vous disposez de la version actualisée des données. Vous devez parcourir manuellement toutes vos feuilles de calcul pour comparer le nouveau fichier au fichier source. Cela peut entraîner un processus de gestion fastidieux et un risque énorme d'avoir des données inexactes.

2. Sheetgo

La deuxième option consiste à utiliser la fonction Sheetgo pour transférer vos données tout en préservant leur mise en forme. Le module complémentaire Sheetgo pour Google Sheets crée un flux de travail automatisé qui transfère vos données d'une feuille à l'autre.

Examinons les avantages et les inconvénients de cette option :

Avantages de l'extension Sheetgo

• Outil convivial et intuitif : Bien que la formule IMPORTRANGE soit relativement simple, le module complémentaire Sheetgo offre un processus intuitif que de nombreux utilisateurs préféreront utiliser.
• Conserver la date ET le formatage visuel : Contrairement à IMPORTRANGE, le module complémentaire Sheetgo préserve l'intégralité du formatage lors du transfert des données.
• Recevoir et programmer des mises à jour automatiques : Non seulement Sheetgo met automatiquement à jour les données transférées qui ont été mises à jour dans les fichiers sources, mais il vous offre également la possibilité de programmer des mises à jour personnalisées en fonction de vos besoins. Ainsi, vous savez toujours que vous disposez des données les plus récentes.

Comment transférer des données et des formats entre feuilles

Prenons l'exemple mentionné ci-dessus comme cas d'utilisation pour démontrer comment transférer des données et des formats entre feuilles à l'aide de la formule IMPORTRANGE et du module complémentaire Sheetgo.

Voici l'une des nombreuses feuilles Google contenant des données marketing que je souhaite transférer dans un grand fichier Google Sheets :

Comme vous pouvez le constater, certaines colonnes et lignes de cette feuille de calcul contiennent soit des données, soit une mise en forme visuelle, soit les deux.

A l'aide de nos deux options, voyons comment nous pouvons transférer ces données rapidement tout en conservant le formatage.

Option 1 : Transférer les données à l'aide de la formule IMPORTRANGE

Copier l'URL de la feuille de calcul source

Tout d'abord, accédez à votre feuille de calcul source contenant les données que vous souhaitez transférer. Sélectionnez et copiez l'URL, prête à être ajoutée à votre formule IMPORTRANGE.

Ajouter une formule à votre feuille de calcul de destination

Ouvrez votre feuille de calcul de destination. Ouvrez l'onglet dans lequel vous souhaitez que vos données apparaissent. Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que vos données soient placées et saisissez la formule IMPORTRANGE, en insérant l'URL que vous avez copiée là où c'est nécessaire. Vous pouvez également choisir de spécifier la plage de données dans la formule.

Cliquez ici pour plus d'informations sur comment introduire votre formule d'IMPORTRANGE.

Dans cet exemple, ma formule IMPORTRANGE se présentera comme suit :

Si vous utilisez la formule IMPORTRANGE pour la première fois, il se peut que vous rencontriez l'alerte suivante avant de pouvoir recevoir vos données.

Il suffit d'appuyer sur Autoriser l'accès.

Les données transférées ressembleront à ceci :

Comme vous pouvez le constater, la formule IMPORTRANGE a transféré avec succès les données ainsi que leur formatage, mais j'ai perdu le formatage visuel de mes données.

Passons maintenant au module complémentaire Sheetgo pour voir comment préserver toutes les mises en forme lors du transfert de données entre Google Sheets.

Option 2 : Transfert automatique des données à l'aide de Sheetgo

1. Installer le Sheetgo

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour installer Sheetgo.

2. Ouvrir Sheetgo

Maintenant que le module complémentaire Sheetgo est installé, il est temps de l'ouvrir. Naviguez jusqu'à Modules complémentaires > Sheetgo > Démarrer.

Le module complémentaire doit s'ouvrir sur le côté droit de votre écran.

3. Exporter les données et activer le formatage du transfert

En vertu de la Exporter des données cliquez sur Sélectionner les données.

Choisissez l'onglet de vos feuilles de calcul Google dans lequel se trouvent les données que vous souhaitez transférer.

Puis étendre le Paramètres.

En vertu de la Formatage du transfert vous disposez de deux boutons : l'un pour transférer tous les formats numériques et l'autre pour transférer tous les formats visuels. Faites glisser les deux boutons pour les activer et transférer toutes les mises en forme.

Une fois l'opération terminée, appuyez sur Continuer.

4. Envoyer des données vers un autre fichier Google Sheets

Il est maintenant temps de sélectionner le fichier dans lequel vous souhaitez transférer vos données. Veillez à choisir le fichier Google Sheets option. Sinon, le formatage du transfert ne fonctionnera pas.

Le module complémentaire Sheetgo vous permet de choisir entre la création d'un nouveau fichier Google Sheets pour le transfert de vos données et l'utilisation d'une feuille existante.

Pour cet exemple, je choisirai d'envoyer mes données vers un fichier Google Sheets existant intitulé ‘Aperçu du marketing’. Vous pouvez également modifier le nom de l'onglet auquel vos données seront ajoutées.

Une fois l'opération terminée, cliquez sur Terminer et sauvegarder.

Maintenant que le flux de travail est terminé, les données ont été transférées avec succès dans mon autre feuille de calcul, en préservant tous les formats d'origine.

5. Programmer des mises à jour automatiques

Sheetgo offre la possibilité de programmer des mises à jour automatiques pour votre transfert de données, de sorte que si vous modifiez les données du fichier Google Sheets d'origine, votre nouveau fichier sera automatiquement mis à jour en conséquence.

Retournez à la feuille source. Cliquez sur la Automatiser situé dans l'aperçu du flux de travail.

Modifiez les paramètres de l'horaire en fonction de vos besoins. Sheetgo vous permet de modifier les jours et les heures de vos mises à jour automatiques, avec une fréquence de mise à jour maximale de 15 minutes !

Une fois que vous êtes satisfait de votre programme, cliquez sur Économiser.

Transférer des données et préserver la mise en forme dans Google Sheets

Et voilà ! Bien que la formule IMPORTRANGE soit une bonne option pour transférer des données automatiquement, l'application web Sheetgo vous permet de conserver tout le formatage de vos données.

Vous souhaitez tirer le meilleur parti de la mise en forme de vos données dans Google Sheets ? Pourquoi ne pas découvrir notre Guide du format des données de Google Sheets?

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