Comment configurer l'approbation des formulaires dans Google Sheets avec Sheetgo

Les formulaires Google sont fantastiques pour collecter des données, qu'il s'agisse de demandes de congés, de propositions de budget ou de détails sur l'accueil des clients. Mais la collecte de données ne représente que la moitié de la bataille. L'étape suivante est cruciale. Approbation.

Sans un système approprié, les soumissions de formulaires deviennent un goulot d'étranglement chaotique et manuel. Les demandes se perdent dans les boîtes de réception, les responsables sont poursuivis pour obtenir des approbations verbales et les mises à jour critiques sont griffonnées sur des notes autocollantes ou saisies manuellement dans une feuille de calcul, souvent après coup. Cela entraîne des retards et des données peu fiables. Au fur et à mesure que votre équipe s'agrandit, cette chasse manuelle aux approbations devient rapidement insoutenable.

Et si vous pouviez intégrer l'ensemble du processus d'approbation directement dans votre flux de travail Google Sheets ? Et si chaque soumission de formulaire déclenchait automatiquement une demande d'approbation et que seules les données approuvées mettaient à jour vos fiches ?

C'est précisément ce que Sheetgo permet. Grâce à la fonction d'approbation des formulaires de Sheetgo, vous pouvez créer de solides flux d'approbation des formulaires dans Google Sheets, rationaliser les opérations, garantir la responsabilité et mettre fin à la chasse manuelle. Ce guide vous guidera pas à pas dans la mise en place de cette fonctionnalité.

Le goulot d'étranglement des formulaires non approuvés

L'approbation manuelle des formulaires représente un défi important et souvent sous-estimé pour les entreprises, entraînant une frustration et une perte financière considérables. En l'absence d'un système rationalisé et automatisé, les données critiques, y compris les demandes essentielles et les propositions de valeur, risquent fort d'être oubliées, de subir des retards importants ou d'être entièrement mal traitées. Ce processus inefficace peut entraîner une cascade de conséquences négatives :

Pour les équipes financières, Les retards d'approbation sont synonymes de dépenses non approuvées, de difficultés à réconcilier les budgets et d'un manque de visibilité financière en temps réel. Pour les équipes des ressources humaines, les demandes de congés non approuvées peuvent entraîner des conflits de planification, des absences non gérées, tandis que les mises à jour manuelles des registres de congés sont sujettes à des erreurs.

Pour les équipes de contenu/marketing, En l'absence d'approbation formelle, les idées de contenu risquent d'être lancées prématurément, de faire double emploi ou de ne pas s'aligner sur les objectifs stratégiques, ce qui entraîne un gaspillage de ressources.

En fin de compte, le processus d'approbation manuelle des formulaires garantit que vos demandes les plus critiques restent bloquées, empêchant tout progrès et créant des frictions inutiles au sein de votre organisation.

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La solution : Approbation automatisée des formulaires dans Google Sheets avec Sheetgo

La fonction d'approbation des formulaires de Sheetgo offre un moyen simple et robuste d'intégrer des processus d'approbation directement dans vos flux de travail Google Sheets. Elle élimine le besoin d'outils externes ou d'interventions manuelles.

Voici comment cela fonctionne :

• Les formulaires déclenchent des approbations : Lorsque quelqu'un remplit votre formulaire Google, Sheetgo prend instantanément en compte la soumission.
• Les responsables sont informés : L'approbateur approprié reçoit un courriel clair contenant tous les détails et un lien direct.
• Un seul clic pour décider : Ils examinent la demande et cliquent sur Approuver ou Refuser.
• Les feuilles sont mises à jour automatiquement : Sheetgo transfère automatiquement les données approuvées vers votre feuille maîtresse.

Sheetgo permet à votre équipe de disposer d'un système d'approbation transparent, contrôlable et automatisé, dans votre environnement Google Sheets existant.

Cas d'utilisation 1 : (Finances/Opérations) : Approbation de la demande de budget

Le scénario : Les employés de l'entreprise soumettent des demandes de budget pour des logiciels, des voyages ou des dépenses liées à des projets. En l'absence d'un processus d'approbation formel, les responsables sont contraints d'examiner les courriels et d'approuver verbalement les demandes, ce qui entraîne des dépenses excessives, des achats non approuvés et un suivi chaotique du budget.

L'objectif : Créer un système automatisé d'approbation des formulaires dans lequel chaque demande de budget est formellement approuvée ou refusée par le responsable concerné avant que la dépense ne soit engagée, ce qui garantit un contrôle financier et une responsabilité claire.

Préparer votre formulaire et votre feuille

Commencez par préparer votre feuille Google qui contient les en-têtes de colonne de la manière dont vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le formulaire et Sheego s'occupera du reste. Pour notre cas d'utilisation actuel, nous allons utiliser la feuille Google suivante.

Dans la première ligne de votre feuille de calcul, incluez les en-têtes de colonne que vous souhaitez utiliser comme champs dans votre formulaire. Pour en savoir plus sur les formulaires Sheetgo, consultez la section la documentation.

Mise en place de l'approbation des formulaires dans Sheetgo

1. Démarrez votre workflow : Dans votre interface Sheetgo, cliquez sur + Créer un flux de travail et sélectionnez Démarrer à partir de zéro.

2. Lors de la création d'un nouveau flux de travail, cliquez sur Ajouter au flux de travail, suivi de Formulaire.

3. Allez-y et donnez un nom et une description au formulaire, puis sélectionnez la feuille Google que nous avons créée pour le formulaire.

4. Veillez à sélectionner l'onglet dans lequel se trouvent les réponses à votre formulaire et cliquez sur Connecter. Lors de la connexion, vous pouvez vérifier l'aperçu du formulaire pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Pour apporter des modifications, retournez à la feuille Google et cliquez sur Aperçu de l'actualisation.

Une fois l'opération terminée, cliquez sur Terminer et sauvegarder.

5. Maintenant que le formulaire est prêt, cliquez sur les trois points et cliquez sur Paramètres.

6. Cliquez sur Avancé, et cochez l'option qui dit Exiger l'approbation pour formuler des réponses.

7. Lorsque l'approbation du formulaire est activée, il vous est demandé d'entrer l'adresse électronique de l'approbateur ou des approbateurs. Une fois l'adresse définie, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Nous avons configuré avec succès l'approbation du formulaire de demande de budget. Désormais, chaque fois qu'une nouvelle demande de budget est soumise via le formulaire, Sheetgo envoie automatiquement un e-mail d'approbation clair au responsable. Ce dernier l'examine et clique sur approuver/décliner.

Maintenant que notre flux d'approbation des demandes de budget est configuré dans Sheetgo, voyons-le en action.

1. L'employé soumet une demande : Imaginons qu'Alice Johnson remplisse le formulaire de demande de budget pour ses dépenses publicitaires sur les médias sociaux au troisième trimestre.

2. Après avoir cliqué sur Soumettre, Alice reçoit la confirmation standard des formulaires, mais elle sait maintenant qu'un processus automatisé a commencé.

3. Simultanément, le gestionnaire reçoit une notification personnalisée par courrier électronique. Ce courriel provient directement de Sheetgo et contient tous les détails cruciaux de la soumission d'Alice, ainsi que des informations claires et précises sur l'état de la demande. Approuver et Déclin boutons.

4. Le responsable examine la demande. Supposons qu'il décide d'approuver la demande d'Alice. Il lui suffit de cliquer sur le bouton Approuver dans l'e-mail. Une simple page de confirmation Sheetgo s'ouvre alors et demande la confirmation finale de l'approbation. (cliquer sur Approuver réponse)

Dès que le gestionnaire clique sur Approuver la réponse, Sheetgo entre alors en action. Une nouvelle ligne est automatiquement ajoutée à votre Formulaire de demande de budget. Cette ligne contient tous les détails de la demande d'Alice.

L'ensemble du cycle - de la soumission à l'enregistrement final et approuvé - s'est déroulé automatiquement, sans aucun copier-coller manuel ni aucune poursuite par courrier électronique. Alice sait que sa demande est examinée, le responsable prend une décision rapide et votre équipe financière reçoit instantanément des données propres et approuvées dans sa feuille maîtresse. C'est la véritable puissance de l'approbation des formulaires avec Sheetgo.

Cas d'utilisation 2 (RH/Gestion) : Approbation des demandes de congés

Le scénario : Les employés soumettent des demandes de congé, mais les gestionnaires les oublient souvent dans des boîtes de réception surchargées, ce qui entraîne des conflits de planification et des absences non approuvées. L'équipe des ressources humaines doit alors mettre à jour manuellement divers calendriers et outils de suivi.

L'objectif : Rationaliser les demandes de congés grâce à un système automatisé d'approbation des formulaires. Les responsables reçoivent des notifications instantanées, peuvent approuver ou refuser en un clic, et la fiche RH n'est mise à jour qu'avec les congés approuvés, ce qui évite les erreurs de planification.

Préparer le formulaire et les feuilles

Commencez par préparer votre feuille de calcul Google qui contient les en-têtes de colonne de la manière dont vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le formulaire et Sheego s'occupera du reste. Chaque fois que le formulaire est rempli, les données sont directement ajoutées à la feuille de calcul. Pour notre cas d'utilisation actuel, nous allons utiliser la feuille Google suivante.

Dans la première ligne de votre feuille de calcul, incluez les en-têtes de colonne que vous souhaitez utiliser comme champs dans votre formulaire. Pour en savoir plus sur les formulaires Sheetgo, consultez la section la documentation.

Mise en place de l'approbation des formulaires dans Sheetgo

1. Commencez votre flux de travail : Dans votre interface Sheetgo, cliquez sur + Créer un flux de travail et sélectionnez Repartir de zéro.

2. Lors de la création d'un nouveau flux de travail, cliquez sur Ajouter au flux de travail, suivi de Formulaire.

3. Allez-y et donnez un nom et une description au formulaire, puis sélectionnez la feuille Google que nous avons créée pour le formulaire.

4. Veillez à sélectionner l'onglet dans lequel se trouvent les réponses à votre formulaire et cliquez sur Connecter. Lors de la connexion, vous pouvez vérifier l'aperçu du formulaire pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Pour apporter des modifications, retournez à la feuille Google et cliquez sur Aperçu de l'actualisation.

Une fois l'opération terminée, appuyez sur Terminer et sauvegarder.

5. Maintenant que le formulaire est prêt, cliquez sur les trois points et cliquez sur Paramètres.

6. Cliquez sur Avancé, et cochez l'option qui dit Exiger l'approbation pour formuler des réponses.

7. Lorsque l'approbation du formulaire est activée, il vous est demandé de saisir l'adresse électronique du ou des approbateurs. Une fois ces adresses définies, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Nous avons configuré avec succès l'approbation du formulaire de demande de congé. Désormais, chaque fois qu'une nouvelle demande de congé est soumise via le formulaire, Sheetgo envoie automatiquement un e-mail d'approbation au responsable désigné. Ce dernier l'examine, clique sur approuver/décliner.

Maintenant que notre workflow d'approbation des demandes de congés est configuré dans Sheetgo, voyons-le en action.

1. Le salarié soumet une demande de congé : Imaginons que David Chen remplisse le formulaire de demande de congé pour ses vacances de novembre.

2. Après avoir cliqué sur Soumettre, David reçoit une confirmation et votre flux de travail Sheetgo détecte immédiatement cette nouvelle soumission.

3. Simultanément, le responsable de David reçoit une notification personnalisée par courrier électronique. Cet e-mail détaille la demande de David et fournit des boutons d'approbation et de refus clairs.

4. Le gestionnaire examine la demande. Supposons qu'il décide d'approuver la demande de David. Il lui suffit de cliquer sur le bouton Approuver dans l'e-mail. Une simple page de confirmation Sheetgo s'ouvre alors et demande la confirmation finale de l'approbation. (cliquer sur Approuver la réponse)

Dès que le gestionnaire clique sur Approuver la réponse, Sheetgo entre alors en action. Une nouvelle ligne est automatiquement ajoutée à votre Feuille d'approbation de la demande de congé. Cette ligne contient tous les détails de la demande de David.

L'ensemble du cycle - de la demande de l'employé à la décision du responsable et à la mise à jour de la fiche - s'est déroulé automatiquement. Les employés obtiennent des réponses rapides, les responsables prennent des décisions efficaces et les RH disposent d'un système de suivi des congés en temps réel parfaitement précis, sans aucune saisie manuelle des données. C'est la véritable puissance de l'approbation automatisée des formulaires pour les RH.

Cas d'utilisation 3 (Marketing/Contenu) : Approbation d'un article de blog ou d'une idée de contenu

Le scénario : Une équipe de contenu génère de nombreuses idées d'articles de blog, mais chacune d'entre elles doit être approuvée par le responsable du contenu ou un responsable marketing avant d'être ajoutée à la feuille éditoriale. Cela permet de garantir l'alignement avec la stratégie et les lignes directrices de la marque, et d'éviter de gaspiller des efforts sur des sujets non approuvés.

L'objectif : Établir un processus transparent d'approbation des formulaires pour toutes les nouvelles idées de contenu. Les idées approuvées seront ajoutées à la fiche de soumission des idées de contenu, tandis que les idées refusées seront clairement signalées pour plus de clarté.

Préparer le formulaire et les feuilles

Commencez par préparer votre feuille de calcul Google qui contient les en-têtes de colonne de la manière dont vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le formulaire et Sheego s'occupera du reste. Chaque fois que le formulaire est rempli, les données sont directement ajoutées à la feuille de calcul. Pour notre cas d'utilisation actuel, nous allons utiliser la feuille Google suivante.

Dans la première ligne de votre feuille de calcul, incluez les en-têtes de colonne que vous souhaitez utiliser comme champs dans votre formulaire. Pour en savoir plus sur les formulaires Sheetgo, consultez la section la documentation.

Mise en place de l'approbation des formulaires dans Sheetgo

1. Commencez votre flux de travail : Dans votre interface Sheetgo, cliquez sur + Créer un flux de travail et sélectionnez Repartir de zéro.

2. Lors de la création d'un nouveau flux de travail, cliquez sur Ajouter au flux de travail, suivi de Formulaire.

3. Allez-y et donnez un nom et une description au formulaire, puis sélectionnez la feuille Google que nous avons créée pour le formulaire.

4. Veillez à sélectionner l'onglet dans lequel se trouvent les réponses à votre formulaire et cliquez sur Connecter. Lors de la connexion, vous pouvez vérifier l'aperçu du formulaire pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Pour apporter des modifications, retournez à la feuille Google et cliquez sur Aperçu de l'actualisation.

Une fois l'opération terminée, appuyez sur Terminer et sauvegarder.

5. Maintenant que le formulaire est prêt, cliquez sur les trois points et cliquez sur Paramètres.

6. Cliquez sur Avancé, et cochez l'option qui dit Exiger l'approbation pour formuler des réponses.

7. Lorsque l'approbation du formulaire est activée, il vous est demandé de saisir l'adresse électronique du ou des approbateurs. Une fois ces adresses définies, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Nous avons configuré avec succès l'approbation du formulaire d'idées de contenu. Désormais, chaque fois qu'une nouvelle idée de contenu est soumise via le formulaire, Sheetgo envoie automatiquement un e-mail d'approbation au responsable désigné. Le responsable examine l'idée, clique sur approuver/décliner.

Maintenant que notre workflow de soumission d'idées de contenu est configuré dans Sheetgo, voyons-le en action.

1. Le créateur de contenu soumet une idée : Imaginez que Lena soumette son idée d'un article de blog intitulé Le guide complet des formules de tableur via le formulaire d'idée de contenu.

2. Après avoir cliqué sur Soumettre, Lena reçoit une confirmation et votre flux de travail Sheetgo détecte immédiatement cette nouvelle soumission.

3. Simultanément, le responsable de Lena reçoit une notification personnalisée par courrier électronique. Cet e-mail détaille la demande de David et fournit des boutons d'approbation et de refus clairs.

4. Le gestionnaire examine la demande. Bien que les formules de feuilles de calcul soient un sujet pertinent, un guide complet pourrait être trop large ou trop générique pour leur public spécifique, et il est possible qu'ils aient déjà un contenu similaire.

Il décide de refuser la demande afin d'encourager un contenu plus spécialisé, axé sur l'IA. Il clique sur le bouton Déclin dans l'e-mail. Ce bouton ouvre une simple page de confirmation Sheetgo qui demande la confirmation finale de l'approbation. (cliquez sur Refuser la réponse)

Dès que le responsable clique sur Approuver la réponse, Sheetgo entre en action. Il est important de noter qu'aucune nouvelle ligne n'est ajoutée à la feuille de contenu pour cette idée rejetée. Ainsi, votre plan de contenu principal reste propre et ne se concentre que sur le contenu stratégique approuvé.

Cela démontre le contrôle total et la responsabilité de l'approbation automatisée des formulaires. Votre fiche reste propre, ce qui simplifie la planification du contenu et garantit que tous les efforts s'alignent sur vos objectifs stratégiques.

Conclusion : L'approbation des formulaires, simplifiée et fiable

La complexité de la gestion des approbations de formulaires pour plusieurs départements peut sembler décourageante. Mais comme nous l'avons démontré, la mise en place d'un système robuste d'approbation des formulaires dans Google Sheets avec Sheetgo est étonnamment simple, mais incroyablement puissante.

Comme vous l'avez vu, l'intégration de l'approbation des formulaires directement dans Google Sheets avec Sheetgo transforme complètement ce processus. Il ne s'agit pas seulement de déplacer des données, mais d'obtenir un contrôle et une clarté absolus sur vos flux de travail critiques :

1. Les demandes passent de la soumission à la décision en quelques minutes, et non en quelques jours.
2. Vos feuilles de calcul principales ne contiennent que des informations approuvées et vérifiées, ce qui garantit que vos rapports sont toujours exacts et fiables.
3. Libérez votre équipe des suivis manuels fastidieux et de la saisie de données, afin qu'elle puisse se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée.

Des demandes de budget aux approbations de congés, Sheetgo automatise la dernière étape cruciale de vos formulaires, transformant les goulets d'étranglement en processus fluides.

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