Comment utiliser Google Forms pour collecter des données dans une feuille de calcul ?

Google Forms est l'un des nombreux outils que Google a mis à notre disposition pour nous aider à optimiser notre productivité. Cependant, cet outil est souvent négligé par de nombreux utilisateurs, simplement parce qu'ils ne savent pas comment utiliser Google Forms.

Formulaires Google offre une solution personnalisée et simple qui permet de collecter simultanément de grandes quantités de données provenant de diverses sources. De plus, en tant qu'élément de la suite Google G, Google Forms peut facilement être intégré à d'autres outils Google, notamment Google Sheets.

La collecte de données est essentielle dans la plupart des processus d'entreprise. Que vous souhaitiez évaluer la satisfaction de vos employés en interne ou recueillir des données sur l'expérience utilisateur de vos clients, vous pouvez utiliser les formulaires Google. Plus qu'un simple quiz ou une enquête, Google Forms offre un large éventail de fonctionnalités et de paramètres. Ils vous permettent de collecter, de gérer et d'optimiser des données complexes et volumineuses qui vous aideront dans vos activités quotidiennes.

Examinons plus en détail les avantages des formulaires Google et la manière dont vous pouvez les utiliser pour collecter efficacement des données dans une feuille de calcul.

Qu'est-ce qu'un formulaire Google ?

Google Forms est un outil de génération de formulaires en ligne que vous pouvez utiliser pour collecter rapidement un grand nombre de données. Vous pouvez créer vos propres formulaires personnalisés en utilisant les différents types de questions proposés par Google, ainsi que divers paramètres permettant de personnaliser le formulaire en fonction de votre entreprise ou de votre projet.

Une fois que les autres ont envoyé leurs réponses au formulaire, vous recevez des informations en temps réel prêtes à être analysées.

Les formulaires Google peuvent être utilisés pour une variété de processus d'affaires, y compris :

• Enquêtes de satisfaction des clients
• Retour d'information sur les performances des employés
• Factures
• Demandes de fournitures
• Contrôles et sorties d'inventaire
• Demandes de vacances
• Demandes d'emploi

Pourquoi utiliser Google Forms ?

Comme vous pouvez le constater, il est possible d'intégrer les formulaires Google dans presque toutes les opérations.

Quelle que soit la manière dont vous les utilisez pour collecter vos données, les formulaires Google offrent une multitude d'avantages :

• Des données précises : Recevez vos données directement de la source. Permettez aux utilisateurs de saisir leurs données sans avoir à les transférer manuellement vers votre ordinateur ou votre fichier.
• Gagnez du temps et évitez les erreurs manuelles : Les formulaires Google font le travail à votre place ; il suffit d'envoyer le formulaire à d'autres personnes et de recevoir directement les résultats. Plus besoin de copier-coller manuel, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
• Connexion à des feuilles de calcul : Vous pouvez définir la destination de la réponse à votre formulaire comme étant Google Sheets, ce qui signifie que les données seront ajoutées directement à vos feuilles de calcul. C'est un excellent moyen d'utiliser les fonctions analytiques de Google Sheets pour obtenir des informations utiles à partir de vos données brutes.
• Formulaires personnalisables : Accédez à une série de types de questions différents pour tirer le meilleur parti de votre collecte de données, depuis les questions à choix multiples jusqu'aux réponses en texte long. Vous pouvez également personnaliser le thème du formulaire pour refléter l'identité de votre marque.
• Intégrité des données : Envoyer une copie du formulaire à un nombre illimité de personnes pour préserver la confidentialité des données. Il n'est pas nécessaire que les utilisateurs saisissent leurs données dans la même feuille de calcul.
• Facile à utiliser et à partager : Grâce à l'interface conviviale de Google, même un utilisateur inexpérimenté peut créer un formulaire. Google Forms offre les mêmes possibilités de partage que Sheets ou Docs, de sorte qu'il est également facile de partager avec d'autres.

Tous ces éléments sont extrêmement utiles pour la collecte de données. Cependant, l'éventail de types de questions que propose Google Forms est particulièrement important, car il vous permet d'optimiser davantage vos réponses.

Examinons les différents types de questions que vous pouvez utiliser dans un formulaire Google.

Si vous êtes à la recherche d'une solution plus puissante, découvrez Sheetgo Forms. Avec Sheetgo Forms, vous n'avez pas besoin de créer le formulaire manuellement. Vous pouvez utiliser les données de votre feuille de calcul pour créer les formulaires automatiquement. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour commencer à utiliser Sheetgo.

Quels sont les différents types de questions dans un formulaire Google ?

Google propose une grande variété de types de questions que vous pouvez utiliser dans votre propre formulaire personnalisé. Nous pouvons les classer en fonction du type de réponse :

Saisir une réponse

C'est une excellente option si vous souhaitez proposer des questions “ouvertes” auxquelles les utilisateurs sont libres de répondre comme ils l'entendent. Par exemple, “Que pensez-vous de notre service ?”.

Il existe deux types de questions :

• Réponse courte : Encourager les utilisateurs à répondre par une réponse courte (entre 1 et 2 phrases).
• Paragraphe : Encourager les utilisateurs à donner une réponse longue (un paragraphe ou plus).

Choisir dans une liste

Les types de questions suivants doivent être utilisés pour les questions “fermées”, pour lesquelles vous souhaitez que les utilisateurs choisissent une réponse spécifique que vous avez fournie. Par exemple, “Dans quel service travaillez-vous ?”.

Il existe trois types de questions :

• Choix multiple : Encourager les utilisateurs à ne sélectionner qu'une seule option parmi plusieurs.
• Cases à cocher : Encouragez les utilisateurs à choisir parmi une série d'options, en leur donnant la possibilité d'en choisir plusieurs s'ils le souhaitent.
• Liste déroulante : Encouragez les utilisateurs à sélectionner une seule option parmi plusieurs à l'aide d'une liste déroulante.

Choisir une grille ou une échelle

L'option d'échelle de Google Forms est idéale pour les évaluations, telles que “De 0 à 10, quel est votre degré de satisfaction à l'égard de notre service ? Les options de grille de Google Forms vous permettent de collecter des réponses multiples pour des questions plus complexes et plus approfondies. Par exemple, ”Évaluez les services suivants comme étant excellents, bons ou mauvais“.

Voici les types de questions à grille et à échelle :

• Échelle linéaire : Encouragez les utilisateurs à donner une note sur une échelle de 0 à 10.
• Grille à choix multiples : Encouragez les utilisateurs à sélectionner une seule réponse par ligne ou par colonne.
• Grille de cases à cocher : Encouragez les utilisateurs à sélectionner une ou plusieurs réponses par ligne ou par colonne.

Télécharger des fichiers

Elle est souvent utilisée dans des situations spécifiques où une documentation est nécessaire.

Par exemple, si vous créez une demande d'emploi, vous pouvez demander aux utilisateurs de télécharger leur CV dans le formulaire :

• Téléchargement de fichiers : Encouragez les utilisateurs à télécharger un fichier depuis leur ordinateur.

Sélectionner une date ou une heure

L'ajout de types de questions sur la date et l'heure est un moyen utile de s'assurer que tous les formats de date et d'heure soumis sont cohérents.

Par exemple, pour s'assurer que toutes les dates sont formatées en jj/mm/aaaa, ou que toutes les heures sont utilisées avec l'horloge de 24 heures (16:00) :

• Date : Encouragez les utilisateurs à remplir leurs réponses en utilisant le format spécifique.
• Le temps : Encouragez les utilisateurs à remplir leurs réponses en utilisant le format spécifique.

Avec cette gamme de types de questions, il est extrêmement facile de créer la question exacte qui obtiendra la réponse la plus utile de la part de vos utilisateurs.

Mais une fois que vous avez obtenu toutes ces réponses, où pouvez-vous les conserver en vue d'une analyse plus approfondie ?

Comment connecter Google Forms à Google Sheets ?

Google facilite grandement l'intégration d'un outil Google à un autre. Il est notamment possible de connecter vos formulaires Google à Google Sheets. Ainsi, toutes les réponses au formulaire sont transférées dans votre fichier Google Sheets, où elles peuvent être organisées dans un format très digeste.

Pour transférer toutes les réponses au formulaire Google dans votre fichier Google Sheets, procédez comme suit :

1. Dans votre formulaire Google, sélectionnez l'option Réponses tabulation.
2. Cliquez sur le bouton à trois points (⋮) située à côté de l'icône Google Sheets. Choisissez Sélectionner la destination des réponses dans le menu.
3. Ici, vous pouvez choisir l'emplacement de vos réponses. Vous pouvez choisir de Créer une nouvelle feuille de calcul ou Sélectionner une feuille de calcul existante.

Toutes les réponses seront transférées directement dans votre feuille Google.

Il est important de noter que

• Si vous enregistrez vos réponses dans Google Sheets, elles y resteront même si vous supprimez les données du formulaire.
• Si vous modifiez les champs du formulaire, ceux-ci seront automatiquement mis à jour dans la feuille de calcul. Toutefois, une fois qu'un formulaire a été soumis, les données qu'il contient ne changent pas dans la feuille de calcul.

Lire cet article sur Comment connecter Google Forms à Google Sheets pour obtenir des instructions plus détaillées, notamment sur la manière d'analyser vos données.

Comment créer un formulaire Google

Maintenant que vous avez une connaissance approfondie des formulaires Google, voyons étape par étape comment en créer un vous-même.

Dans cet exemple, je vais créer un formulaire de satisfaction client que j'enverrai à mes clients. Je souhaite le connecter à une nouvelle feuille Google où je pourrai analyser les données pour créer un rapport final.

1. Créer un nouveau formulaire

Ouvrir https://docs.google.com/forms/ ou accéder à l'outil via Google Apps dans Chrome. Vous pouvez utiliser un modèle prêt à l'emploi de Google ou partir de zéro.

Comme je veux partir de zéro, je choisirai l'option Blanc pour commencer.

Ici, vous pouvez commencer par ajouter le nom et la description du formulaire.

2. Ajouter des questions

Il est maintenant temps d'ajouter vos questions.

Pour ajouter une nouvelle question à votre formulaire, cliquez sur l'icône plus située sur le côté droit de votre formulaire.

Une nouvelle boîte de questions devrait apparaître. Ici, vous pouvez utiliser le menu déroulant à droite pour choisir votre type de question. Ensuite, utilisez les champs pour rédiger votre question et (le cas échéant) vos options de réponse.

Dans cet exemple, je vais créer une question déroulante basée sur les départements.

Pour rendre cette question obligatoire, je peux activer l'option Exigée situé en bas de la boîte à questions.

Si je souhaite déplacer mes options de réponse, je peux les faire glisser et les déposer en survolant la gauche de chaque option de réponse.

Continuez à ajouter toutes vos questions.

3. Ajouter des sections

Si votre formulaire Google est assez long, vous pouvez le diviser en différentes catégories. Dans cet exemple, je diviserai l'enquête en trois sections : à propos du client, à propos du service, à propos de l'expérience.

Cliquez sur la question avant vous voulez que votre section commence. Sélectionnez l'option Ajouter une section dans le menu de droite.

La section doit apparaître ci-dessous. Ajoutez un titre et une brève description.

Personnalisez votre formulaire

Maintenant que la base de votre formulaire Google est prête, vous pouvez commencer à le personnaliser pour qu'il reflète votre entreprise ou votre marque.

Cliquez sur l'icône Personnaliser le thème en haut à droite de l'écran. Ici, vous pouvez ajuster le thème de votre formulaire :

• Ajouter une image d'en-tête
• Choisissez la couleur de votre thème
• Choisissez votre couleur de fond
• Ajuster la police

En vertu de la Paramètres vous pouvez personnaliser davantage votre formulaire.

Vous pouvez en faire un questionnaire, par exemple, et gérer la manière dont vos réponses seront collectées et analysées.

Vous pouvez également personnaliser vos questions.

Il suffit de sélectionner une question et d'utiliser le menu de droite pour ajouter une image, une vidéo ou importer des questions existantes.

Consultez cette page d'assistance de Google pour plus d'informations sur Comment créer, modifier et formater des formulaires Google.

5. Choisir l'endroit où enregistrer les réponses au formulaire

Votre formulaire Google étant prêt, il est temps de déterminer où envoyer les réponses.

Cliquez sur l'icône Réponses puis l'onglet Plus d'options (⋮) bouton. Choisissez Sélectionner la destination des réponses dans la liste déroulante.

Ici, vous pouvez choisir d'enregistrer vos réponses dans une feuille de calcul nouvelle ou existante.

Dans cet exemple, je choisirai de créer une nouvelle feuille de calcul. Ajoutez le nom de votre nouvelle feuille de calcul.

Une fois l'opération terminée, cliquez sur Créer.

Une icône Google Sheets devrait maintenant apparaître à côté de l'icône Plus d'options (⋮) bouton. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la nouvelle feuille de calcul.

6. Envoyer à l'utilisateur

Votre formulaire Google est prêt à être envoyé aux utilisateurs.

Cliquez sur le bouton violet Partager situé en haut à droite de l'écran.

Vous pouvez procéder comme suit :

1. Ajouter des adresses électroniques individuellement.
2. Copiez le lien du formulaire Google pour l'ajouter à un message.
3. Copiez un lien HTML pour intégrer le formulaire dans un courriel ou une page de site web.

Une fois la méthode choisie, cliquez sur le bouton Envoyer ou Copie pour finaliser le processus.

Comment remplir un formulaire Google

Remplir un formulaire Google est aussi simple que d'en créer un. Il suffit de répondre aux questions de l'enquête, en veillant à toujours répondre aux questions obligatoires.

Une fois le formulaire Google terminé, cliquez sur le bouton Soumettre bouton.

Toutes vos réponses seront alors envoyées au créateur du formulaire Google.

Générer automatiquement un formulaire à partir de votre feuille de calcul - Sheetgo Forms

Bien que les formulaires Google soient un excellent outil pour collecter des données dans vos feuilles de calcul, les formulaires Sheetgo portent la collecte de données à un niveau supérieur.

Contrairement à Google Forms, Formulaires Sheetgo vous permet de créer un formulaire entièrement personnalisé en utilisant les données de votre feuille de calcul. Chaque colonne de votre feuille de calcul crée un nouveau champ dans votre formulaire. Vous pouvez utiliser la longue liste de configurations de Sheetgo pour créer des types de questions et de champs personnalisés, ainsi que des valeurs dynamiques par défaut.

Il vous suffit de connecter votre feuille de calcul et Sheetgo la transformera en un formulaire Sheetgo personnalisé. Vous pouvez ensuite ajouter le formulaire à n'importe lequel de vos flux de travail et choisir une feuille de calcul nouvelle ou existante comme fichier de destination pour toutes les réponses. Sheetgo transfère automatiquement les réponses du formulaire vers votre feuille de calcul d'origine, en organisant chaque réponse sous la colonne de la question correspondante.

Par conséquent, il n'est pas nécessaire de créer manuellement votre formulaire : Sheetgo en crée un personnalisé pour vous à partir des données de votre feuille de calcul. À partir de là, les utilisateurs peuvent remplir le formulaire et vous recevrez les réponses directement dans votre feuille de calcul, prêtes à être analysées ou reliées à d'autres connexions dans votre flux de travail.

Pour une description détaillée, étape par étape, de la création d'un formulaire Sheetgo, consultez cet article d'assistance sur le site suivant Comment fonctionnent les formulaires Sheetgo ?

Pourquoi utiliser un formulaire Sheetgo ?

Sheetgo Forms offre tout ce que Google Forms offre et plus encore :

• Création automatisée de formulaires : Il n'est pas nécessaire de créer manuellement le formulaire - Sheetgo utilise les données de votre feuille de calcul pour le créer à votre place.
• Connexion à Google Sheets et à d'autres feuilles de calcul : Transférez automatiquement les réponses aux formulaires vers vos feuilles de calcul afin d'analyser davantage vos données.
• Variété de configurations : Sheetgo propose une longue liste de configurations intelligentes pour tirer le meilleur parti de vos données, notamment un lecteur de codes-barres, le courrier électronique, le téléchargement de fichiers et les valeurs par défaut.
• Intégrité des données : Sheetgo vous permet de contrôler totalement la manière dont les données sont collectées et stockées. Grâce à des formulaires distincts envoyés aux utilisateurs, leurs données personnelles restent confidentielles et vous déterminez qui a accès à la feuille de calcul.
• Accès sur n'importe quel appareil : Sheetgo Forms peut être utilisé sur n'importe quel appareil numérique pour une accessibilité optimale. Cela inclut toutes les configurations, y compris le scanner de codes-barres.
• Connexion au sein d'un flux de travail : Vous pouvez connecter le formulaire Sheetgo à votre flux de travail, où les données peuvent être transférées automatiquement vers d'autres fichiers connectés, et transformer les résultats en un tableau de bord en direct.

Si vous souhaitez profiter de toutes ces fonctionnalités et de tous ces avantages, cliquez sur le bouton ci-dessous pour commencer à utiliser Sheetgo.

Collecter des données à l'aide de formulaires dans Google Sheets

Et voilà ! Comme vous pouvez le constater, les formulaires Google sont un excellent moyen de collecter de grandes quantités de données provenant de sources multiples. De plus, il existe de nombreuses fonctionnalités permettant de personnaliser et d'optimiser vos formulaires. Cependant, si vous recherchez une solution capable d'automatiser le processus de collecte de données du début à la fin, offrant encore plus de fonctionnalités personnalisables pour adapter les formulaires aux besoins exacts de votre entreprise, alors Sheetgo Forms est peut-être l'outil idéal pour vous.

Vous souhaitez découvrir les formulaires Sheetgo dans le cadre d'une solution prête à l'emploi ? Consultez cet article sur les Inventaire avec système de scanner de codes-barres dans Google Sheets.

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