Filtrer Google Sheets d'une feuille à l'autre

Le transfert de données d'une feuille de calcul à une autre est l'une des tâches de gestion de données les plus fastidieuses et les plus répétitives que beaucoup d'entre nous effectuent régulièrement. En tant qu'utilisateur de Google Sheets, vous profitez probablement déjà des puissantes fonctions de collaboration de G Suite. Le partage d'un fichier avec d'autres personnes peut réduire la nécessité de déplacer les données manuellement, mais il est parfois nécessaire de séparer et de filtrer les données de Google Sheets dans d'autres fichiers.

Outre le copier-coller manuel (qui est fastidieux et source d'erreurs), il est possible d'utiliser Google Sheets. Formule IMPORTRANGE. Cela vous permet d'importer une série de cellules de la feuille A vers la feuille B, en temps réel. Cela peut fonctionner correctement pour un transfert de données ponctuel, mais si vous êtes un gros utilisateur de Google Sheets et que vous essayez de connecter plusieurs feuilles, vous rencontrerez souvent des erreurs ou votre feuille de calcul entière peut se bloquer.

L'une des principales lacunes d'Importrange est que vous ne pouvez transférer des données que d'une gamme entière vers une autre feuille.

Utilisation de la fonction Filtre dans Google Sheets

Une solution consisterait à filtrer les données avant de les importer dans une autre feuille de calcul.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction Filtre de Google Sheets. Cette fonction vous permet de filtrer une plage de données en fonction de critères spécifiques.

Toutefois, cette solution présente certaines limites.

Tout d'abord, la mise en place d'un système comportant deux étapes différentes (filtrage et importation des données filtrées) peut s'avérer quelque peu compliquée. Vous devez créer le filtre dans une feuille de calcul, puis utiliser la fonction IMPORTRANGE dans une autre feuille de calcul pour transférer les données filtrées.

Il convient également de garder à l'esprit que l'utilisation de formules pour filtrer et importer des données peut s'avérer quelque peu délicate et sujette à des erreurs. Si les données sources changent, les critères de filtrage ou la plage d'importation peuvent devoir être ajustés en conséquence.

Utiliser Sheetgo pour filtrer les données de Google Sheets d'une feuille à l'autre

Si vous souhaitez transférer des données spécifiques et filtrées d'un fichier Google Sheets à un autre, il existe une meilleure solution. Avec Sheetgo, vous pouvez connecter plusieurs feuilles de calcul et transférer des données automatiquement, sans avoir recours à des formules complexes. Cela vous permet de :

• Déplacer des données sélectionnées d'un fichier Google Sheets vers un autre - en quelques clics seulement
• Partager des données spécifiques avec des collègues ou des clients sans partager votre feuille de calcul personnelle
• Contrôler l'accès aux données 
• Mise en place d'un flux de travail automatisé
• Envoi de données filtrées à plusieurs autres fichiers
• Fusionner des données provenant de différentes feuilles de calcul en une seule
• Générer des rapports et des tableaux de bord automatisés avec des informations filtrées

Comment filtrer les données automatiquement :

Étape 1 : Installer Sheetgo

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer Sheetgo

Cliquez sur +Créer un flux de travail et ensuite Connecter pour établir votre première connexion.

Étape 2 : Sélectionnez votre source de données

Tout d'abord, donnez un nom à votre flux de travail sans titre afin de pouvoir l'identifier et le modifier facilement par la suite.

Dans cet exemple, j'appellerai mon flux de travail “Filtrer Google Sheets”.

Sélectionnez votre source de données. Il s'agit du fichier Google Sheets à partir duquel vous souhaitez importer ou extraire des données filtrées.

Si votre fichier contient plus d'un onglet (feuille), veillez à sélectionner l'onglet source correct.

Ici, je vais sélectionner mon fichier “Inventaire des produits” à partir de mon Google Drive.

Étape 3 : Appliquer un filtre

Cliquez sur Continuer pour accéder à la section Filtre de l'éditeur de connexions.

Sous Données du filtre, Pour filtrer les données, Sheetgo vous propose 3 options : Filtrer par condition (sélectionner les données par colonne, nombre, date, texte ou valeur), Filtrer par requête (écrire une requête en utilisant la syntaxe SQL), ou Filtrer par couleur (sélectionner les données par couleur de cellule).

Dans cet exemple, je souhaite filtrer uniquement les produits très demandés.

Je choisis Filtrer par condition: Colonne G : demande, le texte contient : Haut.

Étape 4 : Sélectionnez votre fichier de destination

Une fois que vous avez sélectionné votre filtre, choisissez le fichier Google Sheets dans lequel vous souhaitez envoyer ces données.

Vous pouvez choisir un fichier existant dans votre espace de stockage sur le cloud, ou laisser Sheetgo créer automatiquement un nouveau fichier Google Sheets pour vous.

Si vous choisissez cette dernière option, donnez au nouveau fichier un nom approprié (ici, je tape le nom “Produits à commander”).

Sheetgo crée un nouvel onglet (feuille) dans le fichier de destination, contenant les données filtrées.

Sous Onglet Nouveau fichier saisir un nom (ici, j'appellerai mon nouvel onglet “High demand”).

Jetez un coup d'œil à votre feuille de calcul de destination. Vous constaterez qu'un nouvel onglet contenant les données filtrées est apparu. Votre fichier source reste inchangé.

J'ai demandé à Sheetgo de créer un nouveau fichier Google Sheets pour moi, de sorte que les données filtrées de ma feuille de calcul “Inventaire des produits” apparaissent désormais dans un nouveau fichier “Produits à commander”. Ce fichier se trouve dans mon Google Drive. 

Étape 5 : Automatiser le flux de travail

Maintenant que vous avez créé une connexion, vous pouvez transférer des données fraîches de votre feuille source à votre feuille de destination en cliquant sur Exécuter sur le bouton de menu flottant du flux de travail.

Pour vous assurer que vous disposez toujours des données les plus récentes sans avoir à ouvrir Sheetgo (ou même une feuille de calcul), cliquez sur Automatiser. Programmez des mises à jour automatiques aussi souvent que vous le souhaitez.

Transfert automatisé de données dans Google Sheets

Je vous ai montré comment filtrer automatiquement les données d'un fichier Google Sheets vers un autre. Une connexion entre deux fichiers n'est que le début d'un flux de travail automatisé. Vous pouvez maintenant développer le flux de travail en ajoutant d'autres connexions ou en créant des connexions avec plusieurs autres fichiers.

Jetez un coup d'œil à notre témoignages de clients pour en savoir plus sur la façon dont Make Me PPE Bay Area a utilisé cette fonctionnalité pour rationaliser la confidentialité des données, l'affichage, l'organisation et la communication tout en continuant à travailler à partir d'un seul ensemble de données collaboratives.

Si vous devez fréquemment combiner ou consolider des données provenant de plusieurs feuilles de calcul dans un fichier central, lisez comment fusionner plusieurs feuilles de calcul Google en une seule.