UrbanGlass : Gestion automatisée de la comptabilité et des salaires avec Sheetgo

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

UrbanGlass est un centre d'accès au verre pour artistes de premier plan qui se passionne pour la mise en relation avec des créatifs de tous horizons.

UrbanGlass utilise Sheetgo pour convertir automatiquement les feuilles de calcul comptables en PDF et les diffuser par courrier électronique. L'entreprise consacrait auparavant deux heures tous les quinze jours à la distribution manuelle des données. Avec Sheetgo, ce temps a été réduit à 30 minutes.

Besoin d'une nouvelle alternative à IMPORTRANGE

• Gestion de la paie et de la comptabilité pour plusieurs artistes.
• Besoin d'une automatisation supplémentaire des solutions Google Workspace
• Les paiements irréguliers ont donné lieu à d'importantes saisies manuelles

UrbanGlass utilisait Google Workspace mais a constaté que les erreurs d'IMPORTRANGE et de synchronisation causaient des problèmes de facturation et de paie.

Cette situation a entraîné d'importants travaux manuels et a donné à leur ancien système une réputation de manque de fiabilité et d'imprécision.

UrbanGlass voulait une solution fiable et intuitive qui ne la laisserait jamais tomber. Ils voulaient également une solution hautement automatisée pour gagner du temps et réduire le risque d'erreurs de saisie manuelle.

Étant donné que les artistes ne perçoivent une commission que lorsqu'ils réalisent une vente, un temps considérable était consacré à l'établissement et au traitement des paiements irréguliers. L'automatisation de ce processus permettrait de gagner du temps et d'éliminer les erreurs.

Une comptabilité intelligente avec Sheetgo

• Facturation basée sur des variables flexibles, pas de préréglages
• Les artistes verriers ont besoin d'informations précises sur la paie bihebdomadaire
• Les données des départements sont automatiquement ajoutées au budget principal

UrbanGlass utilise Sheetgo pour mettre à jour automatiquement son budget principal en déplaçant les données des départements vers les champs de saisie appropriés. En convertissant tous les documents au format PDF et en envoyant automatiquement les feuilles de paie aux artistes concernés via Gmail, ils peuvent rationaliser la distribution des données dans l'ensemble de l'entreprise.

La facturation est désormais flexible et n'est plus basée sur des variables restrictives prédéfinies qui ne reflètent pas le fonctionnement de l'entreprise. En ajoutant automatiquement des données départementales au budget principal, ils peuvent voir d'un coup d'œil les performances globales de l'entreprise.

La solution Sheetgo permet d'envoyer tous les quinze jours à chaque artiste, via Gmail, un PDF qui détaille l'origine de son argent : ce qu'il a vendu, son taux horaire, etc.

Ils sont également en train de mettre en place une deuxième application pour s'assurer que les paiements irréguliers aux artistes sont versés rapidement et avec précision, en éliminant les retards et les erreurs dus aux contraintes de la saisie manuelle.

75% réduction du temps consacré à la comptabilité

• 2 heures par quinzaine réduites à 30 minutes
• Plus d'erreurs de saisie manuelle ni de retards dus à des corrections manuelles
• Des données facilement accessibles aux principaux décideurs

Sheetgo permet à UrbanGlass de réduire le temps consacré à la comptabilité de 75%, ce qui lui permet de consacrer 3 heures par mois à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ils ont également pu dépasser l'incertitude et le manque d'informations que les artistes avaient sur leurs salaires.

Grâce à Sheetgo, UrbanGlass est désormais en mesure de réduire le temps consacré à la comptabilité de 3 heures par mois, tout en éliminant les erreurs de saisie manuelle. Il en résulte un budget principal beaucoup plus précis, toujours à jour et reflétant les véritables performances de l'entreprise.

Ils ont également jeté les bases d'une fonction automatisée de remboursement des artistes qui leur permettra de payer les commissions à intervalles irréguliers.