5 Meilleures pratiques pour la structure des données d'une feuille de calcul

Les feuilles de calcul sont l'un des logiciels les plus utilisés au monde. Plus d'un milliard de personnes les utilisent chaque jour pour collecter, traiter et communiquer des données. Une grande partie de ces utilisateurs ont encore beaucoup à apprendre pour tirer le meilleur parti des feuilles de calcul. Ils seront généralement attirés par des fonctions plus tape-à-l'œil comme les formules, mais la structure des données des feuilles de calcul est tout aussi importante.

Microsoft a créé Excel à la fin des années 1980 et domine toujours le marché. Google Sheets est un concurrent de taille, mais il est encore en train de rattraper son retard. Sheets possède de nombreuses (mais pas toutes) fonctionnalités d'Excel, mais il offre également la puissance des mises à jour en temps réel et des fonctions de collaboration.

Quel que soit le programme que vous utilisez ou les données avec lesquelles vous travaillez, une bonne structure de feuille de calcul peut transformer votre travail. L'organisation de vos données augmentera votre productivité et vous fournira de meilleures informations.

Feuilles de calcul : la colle entre les applications

Avec tous les nouveaux logiciels disponibles, les feuilles de calcul sont-elles en train de devenir une chose du passé ? C'est ce que l'on pourrait croire, mais une étude menée par Gartner montre que le nombre de feuilles de calcul double chaque année. Cela s'explique notamment par le fait que les feuilles de calcul peuvent constituer de formidables passerelles entre différentes applications.

Un grand nombre de nouvelles applications en ligne destinées à organiser et à gérer des données, telles que Airtable, imitent les feuilles de calcul. Toutefois, elles les présentent dans une interface plus moderne et plus conviviale.

Pourquoi ? Parce que les colonnes et les lignes restent le meilleur format pour la collecte, la transformation, l'analyse et la communication de presque toutes les formes de données.

La prolifération de nouveaux logiciels entraîne une augmentation du nombre de feuilles de calcul. Alors que les entreprises génèrent de plus en plus de données, à partir de sources de plus en plus nombreuses, les feuilles de calcul restent une solution simple, conviviale et accessible. Quel que soit le logiciel que vous utilisez, vous stockez, partagez et traitez certainement une grande partie de ces données dans des feuilles de calcul.

Les tableurs sont souvent le trait d'union entre différents logiciels. Ce sont des outils polyvalents, relativement accessibles et pourtant très puissants. 

L'outil le plus dangereux au monde ?

Le volume de données stockées dans les feuilles de calcul - et les décisions incroyablement importantes basées sur ces données - a conduit à des mises en garde contre les dangers des feuilles de calcul, en particulier dans le monde de la finance.

En Forbes, L'économiste Tim Worstall a déclaré qu'Excel pourrait être le “logiciel le plus dangereux de la planète”. Selon lui, il est à l'origine de décisions douloureusement coûteuses : l'ensemble de la financiarisation de l'économie au cours des 30 dernières années et donc, indirectement, le krach financier de 2007.

Pourquoi les feuilles de calcul sont-elles si dangereuses ? Il n'y a pas un seul coupable, mais plutôt une combinaison d'inconvénients :

• Risque d'erreur manuelle.
• Mauvaise conception de la feuille de calcul.
• Manque de formation.

Une enquête au Royaume-Uni a révélé que 33% des grandes entreprises font état d'une mauvaise prise de décision due à des problèmes de feuilles de calcul, et que 17% ont subi des pertes financières à cause de feuilles de calcul de mauvaise qualité.

Une autre étude, Le Dr Felienne Hermans, spécialiste des feuilles de calcul, a analysé 15 000 feuilles de calcul Excel d'une entreprise aux États-Unis. Elle a découvert que 24% des feuilles de calcul contenant des formules comportaient des erreurs et que 6% des courriels portaient sur des problèmes de feuilles de calcul.

Les tableurs sont là pour rester, Il est donc essentiel d'en faire un meilleur usage. Heureusement, cela devient plus facile grâce à des options en ligne comme Google Sheets qui offrent une approche centralisée et orientée vers l'équipe.

Une bonne conception des feuilles de calcul vous fera gagner du temps et de la frustration et, bien sûr, vous fournira des données exactes.

Meilleures pratiques pour une bonne structure de données dans les feuilles de calcul

1. Commencez toujours par la fin

Comme pour toute activité stratégique, vous ne pouvez planifier un plan d'action que si vous avez un objectif clair à l'esprit. Il en va de même pour les feuilles de calcul et les systèmes de données.

Commencez par vous poser la question :

• Quelles sont les données que vous souhaitez consulter et sous quelle forme ? (par exemple, un diagramme, un graphique, une mesure unique)
• Quel est le public visé et à quelle fréquence doit-il être consulté ? S'agit-il d'un indicateur unique à vérifier chaque semaine dans un graphique ou d'un rapport trimestriel destiné aux investisseurs ?

Concentrez-vous sur les données que vous souhaitez voir, et non sur celles dont vous disposez déjà. Concevez-le en pensant au public et rappelez-vous que les données doivent être présentées dans un format facile à comprendre.

2. Collecter des données sous forme de tableaux

Une fois que vous avez un objectif clair en tête, vous devez revenir au début et examiner la manière dont vous recueillez les données. Une erreur fréquente consiste à concevoir des feuilles de calcul pour imiter les rapports.

Une feuille de calcul d'entrée est l'endroit où vous collectez les données brutes. Il peut s'agir d'une liste de fournitures reçues ou d'une liste de coordonnées. Si votre feuille de calcul est utilisée pour la collecte et la compilation de données, ne soyez pas tenté de la rendre attrayante.

Si votre feuille de calcul n'est pas structurée correctement, vous rencontrerez des problèmes pour appliquer les formules et traiter vos données. De plus, vous obtiendrez des erreurs.

Lorsque l'on planifie la structure d'une feuille de calcul, les colonnes sont destinées à des groupes de données liées entre elles. Votre feuille de calcul doit avoir un format logique et tabulaire qui puisse être traité correctement par le logiciel !

Pour une bonne structure de données de tableur, rappelez-vous :

• Formatez vos données comme une base de données.
• Assurez-vous que toutes les lignes d'en-tête sont identiques.
• Vérifiez que chaque ligne et chaque colonne contient des données.
• Ne pas fusionner les cellules.

3. La validation des données est votre meilleur ami

La saisie manuelle des données augmente inévitablement le risque d'erreurs, mais vous pouvez minimiser ce risque en utilisant validation des données. Il s'agit d'un moyen simple et efficace de s'assurer que les nouvelles données sont introduites correctement.

N'oubliez pas que la technologie est intelligente, mais pas autant que vous ! Un mot peut être tapé différemment, ce qui signifie que des erreurs peuvent être causées par des espaces, des variations de clavier et la ponctuation (par exemple, “Marketing”, “Marketing“, “Markting” ; 1000, 1.000, 1.000 ; le chiffre “0” et la lettre “O”). À première vue, les cellules peuvent se ressembler, mais une légère différence permet aux tableurs de les interpréter comme des données différentes.

L'application de la validation des données à votre feuille de calcul permet de s'assurer que les personnes qui saisissent des données dans la feuille de calcul n'ont pas à les taper manuellement. Par exemple, si une colonne de votre feuille de calcul suit l'état d'une commande, vous pouvez réduire les options à “en attente”, “commandé” ou “reçu”.

Il vous suffit d'ajouter un menu déroulant à vos cellules de saisie. 

En Google Sheets allez dans Menu > Données > Validation des données.

Dans Excel, allez dans Données > Validation des données et sélectionnez une option sous Autoriser. Vous pouvez lire les instructions étape par étape sur la validation des données dans Excel ici.

4. Obtenir des données d'entrée plus sûres avec Sheetgo Forms

Vous pensez peut-être que les formulaires ne sont qu'un moyen de mener des enquêtes. Mais nous vous recommandons de les utiliser chaque fois que vous souhaitez recueillir des informations auprès de vos collègues ou de vos clients.

Vous pouvez les utiliser à des fins diverses :

• Demandes de fournitures
• Conserver les dossiers de candidature
• Billets informatiques
• Demande de vacances
• Présentation des bons de commande

Lorsqu'une personne saisit elle-même des données dans un formulaire, il y a plus de chances que les détails soient corrects. Fini les fautes d'orthographe ou les numéros de téléphone mal saisis.

C'est là qu'interviennent les formulaires Sheetgo, qui constituent un excellent moyen de conserver une trace des données importantes. Ils sont également faciles à créer : il suffit de sélectionner une feuille de calcul et de la transformer en formulaire. Le processus identifie automatiquement le type d'information pour chaque champ. 

L'autre avantage des formulaires est leur convivialité. Supposons que vous soyez administrateur d'une école et que vous souhaitiez créer un système permettant à vos enseignants de communiquer leurs notes. Vous avez peut-être l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul pour analyser les données, mais ce n'est peut-être pas le cas de vos enseignants.

Les formulaires Sheetgo offrent une interface beaucoup plus conviviale qu'une feuille de calcul et vous pouvez importer les données directement dans une feuille, en traitant automatiquement les rapports de vos enseignants.

Vérifier tout ce que Sheetgo Forms peut faire pour vos projets.

5. Séparer les données de référence des données d'activité

Les données de la base de données sont des données que vous utilisez comme référence.

Ces données sont stables ou fixes ; elles peuvent changer, mais à un rythme beaucoup plus lent. Votre base de données doit être bien organisée afin que vous puissiez la croiser avec les données d'activité.

Imaginez que vous teniez un restaurant, vous avez besoin d'une base de données contenant toutes vos recettes, y compris les produits, les ingrédients et les quantités. Ces informations sont essentielles chaque fois que vous générez un ordre de production. Elles doivent également être connectées à votre système d'inventaire afin de calculer les ingrédients nécessaires à l'exécution d'une commande.

Il est important que les données de la base de données soient isolées dans une feuille de calcul privée ou consultable uniquement. Seules les personnes qui comprennent parfaitement le système doivent pouvoir modifier ces données (intentionnellement ou accidentellement). Cela garantit la fiabilité et la confidentialité des données.

Il se peut que vous deviez utiliser plusieurs ensembles de données de base pour un processus spécifique. Pour les petites feuilles de calcul, il est possible de les regrouper dans une seule feuille de calcul avec plusieurs onglets. En revanche, pour les ensembles de données plus importants, il est préférable de les conserver dans des feuilles de calcul distinctes.

Maintenir une source unique de vérité

Une source unique de vérité (SSOT) signifie structurer vos données de manière à ce qu'elles ne soient créées ou modifiées qu'en un seul endroit. Il est très fréquent que les mêmes données soient saisies dans plusieurs feuilles de calcul à partir de différents silos, au sein d'une même organisation

Lorsqu'une donnée est saisie ou mise à jour à un endroit, elle doit être mise à jour partout. Pour ce faire, vous devez partager des fichiers (par exemple, en utilisant Google Sheets) et faire en sorte que vos feuilles de calcul communiquent entre elles.

Un outil comme Sheetgo peut aider à automatiser le transfert de données entre les feuilles de calcul afin de maintenir une source unique de vérité. Cela signifie que vous n'avez plus besoin de copier-coller manuellement des données ou de partager des feuilles de calcul sous forme de pièces jointes à des courriels.

Les données d'activité changent fréquemment

Les données d'activité sont générées par vos processus. Il s'agit des données “actuelles” qui reflètent ce qui se passe dans votre entreprise au jour le jour.

Dans une équipe de vente, par exemple, les données d'activité peuvent inclure les coordonnées et le statut des nouveaux clients potentiels. L'équipe enregistre et met à jour ces informations en permanence. Dans le domaine financier, les données d'activité comprennent des éléments tels que les dépenses, les financements et les prêts.

Les données d'activité doivent être assorties d'une date (heure). Ceci est essentiel pour la création d'un tableau de bord ou d'un rapport.

Il est important que les personnes puissent saisir des données d'activité de manière conviviale. Mais ce n'est pas tout, il est également important qu'ils n'interfèrent pas avec les données d'une autre personne. En même temps, les données doivent être bien structurées afin que vous puissiez appliquer des formules pour l'analyse.

Il existe différentes manières de collecter efficacement des données :

• Utilisation des formulaires Sheetgo.
• Intégrer votre logiciel à une feuille de calcul.
• Importation d'informations dans un dossier spécifique.
• Utiliser des feuilles de calcul distinctes pour chaque utilisateur.

Préparez vos données, planifiez votre système

Les feuilles de calcul jouent un rôle clé dans toutes les entreprises. Grâce à la puissance de l'informatique dématérialisée, il est désormais plus facile de travailler avec eux en toute sécurité et de manière plus productive que jamais.

Il est très important de prendre le temps de mettre en place une structure de données bien organisée dans les feuilles de calcul. Cela nous permet de profiter de tous les avantages offerts par les feuilles de calcul, tout en minimisant les risques.

Vous cherchez plus d'aide et de conseils pour travailler avec des feuilles de calcul ?

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