5 Prácticas recomendadas para la estructura de datos de hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son uno de los programas informáticos más utilizados del mundo. Más de mil millones de personas las utilizan cada día para recopilar, procesar e informar sobre datos. Una gran parte de esos usuarios aún tiene mucho que aprender para sacar el máximo partido a las hojas de cálculo. Por lo general, se sentirán atraídos por funciones más llamativas, como las fórmulas, pero la estructura de datos de las hojas de cálculo es igual de importante.

Microsoft creó Excel a finales de los 80 y aún domina el mercado. Google Sheets es un fuerte competidor, pero aún está poniéndose al día. Sheets tiene muchas (aunque no todas) las funciones de Excel, pero también ofrece la potencia de las actualizaciones en tiempo real y las funciones colaborativas.

Independientemente del programa que utilices o de los datos con los que trabajes, una buena estructura de hoja de cálculo puede transformar tu trabajo. Organizar tus datos aumentará tu productividad y te proporcionará mejores perspectivas.

Hojas de cálculo: el pegamento entre aplicaciones

Con todos los nuevos programas informáticos que existen, las hojas de cálculo son cosa del pasado. Podría pensarse que sí, pero un estudio de Gartner muestra que el número de hojas de cálculo se duplica cada año. Entre otras cosas, esto se debe a que las hojas de cálculo pueden ser grandes puentes entre distintas aplicaciones.

Muchas de las nuevas aplicaciones en línea destinadas a organizar y gestionar datos, como Airtable, imitan las hojas de cálculo. Pero lo hacen con una interfaz más moderna y fácil de usar.

¿Por qué? Porque las columnas y las filas siguen siendo el mejor formato para recopilar, transformar, analizar e informar sobre casi cualquier forma de datos.

La proliferación de nuevos programas informáticos está dando lugar a más hojas de cálculo. Como las empresas generan cada vez más datos, procedentes de cada vez más fuentes, las hojas de cálculo siguen ofreciendo una solución sencilla, fácil de usar y accesible. Independientemente del software que utilices, seguro que almacenas, compartes y procesas muchos de esos datos en hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo suelen ser el pegamento entre distintos programas informáticos. Son herramientas polivalentes relativamente accesibles, pero muy potentes. 

¿La herramienta más peligrosa del mundo?

El enorme volumen de datos almacenados en hojas de cálculo -y las decisiones increíblemente importantes basadas en esos datos- ha dado lugar a advertencias sobre los peligros de las hojas de cálculo, especialmente desde el mundo de las finanzas.

En Forbes, el economista Tim Worstall dijo que Excel podría ser la “pieza de software más peligrosa del planeta”. Dijo que era responsable de algunas decisiones dolorosamente caras: toda la financiarización de la economía en los últimos 30 años y, por tanto, indirectamente, el crack financiero de 2007.

¿Por qué son tan peligrosas las hojas de cálculo? No hay un único culpable, sino más bien una combinación de inconvenientes:

• Riesgo de error manual.
• Mal diseño de la hoja de cálculo.
• Falta de formación.

Un estudio en el Reino Unido descubrió que 33% de las grandes empresas informan de una toma de decisiones deficiente debido a problemas con las hojas de cálculo, y 17% han sufrido pérdidas financieras debido a hojas de cálculo deficientes.

Otro estudio, realizado en EE.UU. por la Dra. Felienne Hermans, experta en hojas de cálculo, analizó 15.000 hojas de cálculo Excel de una empresa. Descubrió que 24% de las hojas de cálculo con fórmulas tenían errores y que 6% de los correos electrónicos se referían a problemas con las hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo están aquí para quedarse, y hacer un mejor uso de ellas es fundamental. Por suerte, esto es cada vez más fácil con opciones en línea como Google Sheets, que ofrecen un enfoque centralizado y orientado al trabajo en equipo.

Un buen diseño de la hoja de cálculo le ahorrará tiempo y frustraciones y, por supuesto, le proporcionará datos precisos.

Buenas prácticas para estructurar bien los datos de una hoja de cálculo

1. Empezar siempre por el final

Como ocurre con cualquier actividad estratégica, sólo se puede planificar una línea de actuación cuando se tiene un objetivo claro en mente. Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo y los sistemas de datos.

Empieza por preguntarte:

• ¿Qué datos quiere ver y en qué formato? (por ejemplo, un cuadro, un gráfico, una sola métrica)
• ¿A quién va dirigido y con qué frecuencia debe consultarse? ¿Se trata de una única métrica que debe consultarse semanalmente en un gráfico o de un informe trimestral para inversores?

Concéntrese en los datos que quiere ver, no en los que ya tiene. Diséñalo pensando en la audiencia y recuerda que los datos deben presentarse en un formato fácil de entender.

2. Recopilar datos en formato tabular

Una vez que se tiene un objetivo claro en mente, hay que volver al principio y ver cómo se recopilan los datos. Un error muy común es diseñar hojas de cálculo que imiten los informes.

Una hoja de cálculo de entrada es donde se recogen los datos en bruto. Puede ser cualquier cosa, desde una lista de suministros recibidos hasta una lista de datos de contacto. Si la hoja de cálculo se utiliza para recopilar y cotejar datos, no caigas en la tentación de darle un buen aspecto.

Si tu hoja de cálculo no está estructurada correctamente, tendrás problemas para aplicar fórmulas y procesar los datos. Además, tendrás errores.

Al planificar la estructura de una hoja de cálculo, las columnas sirven para agrupar datos relacionados. La hoja de cálculo debe tener un formato tabular lógico que el programa pueda procesar correctamente.

Para una buena estructura de datos de hoja de cálculo, recuerde:

• Formatea tus datos como si fueran una base de datos.
• Asegúrese de que todas las filas de la cabecera son iguales.
• Compruebe que todas las filas y columnas contienen datos.
• No fusionar celdas.

3. La validación de datos es su mejor amigo

La introducción manual de datos aumenta inevitablemente la posibilidad de errores, puede minimizar este riesgo utilizando validación de datos. Esta es una forma realmente sencilla y eficaz de asegurarse de que los nuevos datos se introducen correctamente.

Recuerde que la tecnología es inteligente, ¡pero no tanto como usted! Una palabra puede escribirse de forma diferente, lo que significa que pueden producirse errores por los espacios, las variaciones del teclado y la puntuación (por ejemplo, “Marketing”, “Marketing “, “Markting”; 1000, 1.000, 1.000; el número “0” y la letra “O”). A simple vista, las celdas pueden parecer iguales, pero una ligera diferencia hará que las hojas de cálculo las interpreten como datos diferentes.

Aplicar la validación de datos a su hoja de cálculo garantiza que las personas que introduzcan datos en la hoja de cálculo no tengan que escribir nada manualmente. Por ejemplo, si una columna de la hoja de cálculo registra el estado de un pedido, puedes reducir las opciones a “pendiente”, “pedido” o “recibido”.

Todo lo que tienes que hacer es añadir un menú desplegable a tus celdas de entrada. 

En Hojas de cálculo de Google vaya a Menú > Datos > Validación de datos.

En Excel, vaya a Datos > Validación de datos y seleccione una opción en Permitir. Puede leer instrucciones paso a paso sobre la validación de datos en Excel aquí.

4. Obtenga datos de entrada más seguros con Sheetgo Forms

Puede que pienses en los formularios sólo como una forma de realizar encuestas. Pero te recomendamos utilizarlos siempre que quieras recabar cualquier tipo de información de compañeros o clientes.

Puede utilizarlos para diversos fines:

• Solicitudes de suministro
• Mantenimiento de registros de solicitudes de empleo
• Entradas de TI
• Solicitar vacaciones
• Presentación de órdenes de compra

Cuando alguien introduce sus propios datos en un formulario, es más probable que los detalles sean correctos. Se acabaron las faltas de ortografía y los números de teléfono mal introducidos.

Y aquí es donde entran en juego los Formularios Sheetgo, son una forma estupenda de llevar un registro de los datos importantes. También son fáciles de crear, sólo tiene que seleccionar una hoja de cálculo y convertirla en un formulario. El proceso identifica automáticamente el tipo de información para cada campo. 

La otra ventaja de los formularios es su facilidad de uso. Supongamos que eres el administrador de un colegio y quieres crear un sistema para que tus profesores informen de las notas. Puede que estés familiarizado con el uso de hojas de cálculo para analizar datos, pero puede que no sea así para tus profesores.

Los Formularios Sheetgo ofrecen una interfaz mucho más fácil de usar que una hoja de cálculo y puede importar los datos directamente a una Hoja, procesando los informes de sus profesores automáticamente.

Echa un vistazo todo lo que Sheetgo Forms puede hacer por sus proyectos.

5. Mantenga separados los datos de referencia y los datos de actividad

Los datos de la base de datos son datos que se utilizan como referencia.

Estos datos son estables o fijos; pueden cambiar, pero a un ritmo mucho más lento. Tu base de datos debe estar bien organizada para que puedas cruzarla con los datos de actividad.

Imagínese que dirige un restaurante: necesita una base de datos con todas sus recetas, incluidos productos, ingredientes y cantidades. Esta información es esencial cada vez que genera una orden de producción. Además, tiene que estar conectada a su sistema de inventario para calcular los ingredientes necesarios para cumplir un solo pedido.

Es importante que los datos de la base de datos se mantengan aislados en una hoja de cálculo privada o de sólo lectura. Sólo las personas que entienden perfectamente el sistema deben poder alterar estos datos (de forma intencionada o accidental). Esto garantiza la fiabilidad y privacidad de los datos.

Es posible que necesite utilizar varios conjuntos de datos de la base de datos para un proceso específico. Para hojas de cálculo más pequeñas, está bien agruparlas en una sola hoja de cálculo con varias pestañas. Pero para conjuntos de datos más grandes es mejor mantenerlos como hojas de cálculo separadas.

Mantener una única fuente de verdad

Fuente única de la verdad (SSOT) significa estructurar los datos de modo que sólo se creen o modifiquen en un lugar. Es muy común encontrar los mismos datos introducidos en múltiples hojas de cálculo desde una variedad de silos, a través de la misma organización

Cuando se introduce o actualiza un dato en un lugar, debe actualizarse en todas partes. Para hacer esto con hojas de cálculo, necesitas compartir archivos (por ejemplo, usando Google Sheets) y hacer que tus hojas de cálculo hablen entre sí.

Una herramienta como Sheetgo puede ayudar a automatizar la transferencia de datos entre hojas de cálculo para mantener una única fuente de verdad. Esto significa que ya no es necesario copiar y pegar datos manualmente o compartir hojas de cálculo como archivos adjuntos de correo electrónico.

Los datos de actividad cambian con frecuencia

Los datos de actividad son generados por sus procesos. Son los datos “actuales” que reflejan lo que ocurre en tu empresa en el día a día.

En un equipo de ventas, por ejemplo, los datos de actividad pueden incluir los detalles de contacto y el estado de los nuevos clientes potenciales. El equipo registrará y actualizará constantemente esta información. En finanzas, los datos de actividad incluyen aspectos como los gastos, la financiación y los préstamos.

Los datos de actividad deben tener una fecha (hora) asociada. Esto es esencial para crear un cuadro de mando o un informe.

Es importante que las personas puedan introducir datos de actividad de forma sencilla. Pero eso no es todo, también es importante que no interfieran con los datos de otra persona. Al mismo tiempo, los datos deben estar bien estructurados para poder aplicar fórmulas de análisis.

Hay distintas formas de recopilar datos de forma eficaz:

• Uso de formularios Sheetgo.
• Integrar su programa informático con una hoja de cálculo.
• Importar información a una carpeta específica.
• Utilizar hojas de cálculo separadas para cada usuario.

Prepare sus datos, planifique su sistema

Las hojas de cálculo desempeñan un papel clave en todas las empresas. Gracias al poder de la nube, ahora es más fácil trabajar con ellos de forma más segura y productiva que nunca.

Tomarse el tiempo necesario para implementar una estructura de datos de hoja de cálculo bien organizada es realmente importante. Hacerlo nos permite aprovechar todas las ventajas que ofrecen las hojas, al tiempo que minimizamos los riesgos.

¿Buscas más ayuda y consejos para trabajar con hojas de cálculo?

Consulte nuestros artículos sobre Cómo conectar Google Sheets automáticamente , cómo subir Excel a Google Sheets, cómo mejorar el rendimiento de Google Sheets o cómo crear un cuadro de mando.