Importer automatiquement des données filtrées dans Google Sheets

L'omniprésence de l'internet et le déluge d'appareils sans fil ont certainement facilité notre vie quotidienne. Ils ont ouvert la voie à des applications basées sur le cloud, telles que Google Sheets. Cette application nous permet de collaborer et de travailler sur les données d'une feuille de calcul indépendamment du lieu et de l'appareil. En termes de fonctionnalités, Google Sheets a parcouru un long chemin en un temps relativement court. Toutefois, Google Sheets ne résout pas tous les problèmes. Par exemple, nous n'avons pas encore les moyens d'importer automatiquement des données filtrées à partir d'autres fichiers Google Sheets. 

Pourquoi devons-nous importer des données filtrées ?

Ce scénario peut s'appliquer à de nombreux cas de figure. Mais prenons un exemple simple à des fins de démonstration. Prenons le cas du service d'assistance technique d'une société de produits logiciels. Il reçoit quotidiennement des incidents de clients par téléphone ou par Internet. Tous ces incidents sont stockés dans un fichier tableur centralisé - où un domaine de problème spécifique est noté pour chaque incident client. Pour chaque problème, une personne du service d'assistance technique est chargée d'examiner les incidents clients correspondants.

Il n'est pas logique qu'une personne chargée de l'assistance ait accès à tous les incidents qui ne relèvent pas de son domaine d'expertise. Il devra donc importer des données filtrées à partir du fichier Google Sheets centralisé qui stocke tous les incidents. Comment peut-il y parvenir ? C'est possible en combinant les formules QUERY et IMPORTRANGE. Mais pour aller de l'avant avec cette approche, l'utilisateur doit avoir une connaissance avancée de ces formules. Un autre inconvénient est que les données source sont généralement de taille variable, de sorte que nous ne pouvons pas définir exactement les limites de la plage source dans ces formules. Par conséquent, nous devons constamment modifier la formule.

Alternative : Importer automatiquement les données filtrées à l'aide du module complémentaire Sheetgo

Imaginez un grand fichier dans lequel l'entreprise reçoit tous les incidents des clients, provenant des rapports. Comme vous pouvez le voir, tous les types d'incidents sont stockés dans cette seule feuille de calcul. Dans cet exemple, imaginons que nous sommes la personne qui s'occupe de toutes les “erreurs d'exécution”. Il serait alors très utile de ne recevoir que ce type d'incidents dans notre feuille de calcul personnelle.

Installer Sheetgo

Installez le module complémentaire Sheetgo pour Google Sheets en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Étape 1 :

Notre feuille de calcul personnelle “Run time errors” étant ouverte, nous pouvons lancer Sheetgo en accédant au Menu Compléments > Sheetgo > Démarrage.

La barre latérale de Sheetgo s'ouvre dans l'interface de Google Sheets (voir la capture d'écran ci-dessous). Passez la souris sur l'icône verte + et nous verrons les options d'importation et d'exportation. Cliquez sur l'option Importation pour commencer à créer la connexion.

Étape 2 :

Cliquez sur l'icône SELECT FILE(S) dans la section Data Source. Nous voyons maintenant tous les fichiers de feuilles de calcul disponibles dans notre Google Drive. Si nous ne trouvons pas le fichier source immédiatement, nous pouvons essayer de faire défiler l'écran vers le bas ou utiliser la fonction de recherche.

Étape 3 :

Aller à la page Paramètres onglet. Nous avons ici la possibilité de modifier le nom de la connexion, qui sera le nom de la feuille que Sheetgo créera dans le fichier de destination. Pour automatiser et modifier la fréquence d'importation des données, conservez l'onglet Mises à jour automatiques activée.

Mais, dans l'intérêt de l'exemple discuté dans ce billet, nous nous concentrerons sur l'élément Filtrer par fonctionnalité. Nous cocherons cette case et le système nous demandera s'il doit filtrer par Condition ou par Demande de renseignements langue. La première option nous permet de configurer rapidement la condition à appliquer au filtre. Nous pouvons ajouter plusieurs conditions si nécessaire. C'est l'option la plus simple pour quelqu'un qui n'est pas très à l'aise avec la technologie.

Pour les besoins de cet exemple, nous ajouterons ici :

“Filter by Condition > Which match all of these conditions > Column G text is exactly Run time error”.

Étape 4 :

Enfin, pour établir un lien qui nous permet d'importer des données filtrées à partir du fichier source Google Sheets, nous cliquons sur le bouton SAUVEGARDER LA CONNEXION bouton. Félicitations ! Nous verrons bientôt que Sheetgo crée une nouvelle connexion. Il crée une nouvelle feuille (nommée par défaut d'après la connexion), qui contient les données filtrées requises du fichier source.

Réexamen des paramètres de connexion :

Si, à l'avenir, il s'avère nécessaire de modifier un ou plusieurs paramètres de connexion existants. Pour ce faire, démarrez Sheetgo tout en étant sur le fichier dont les paramètres doivent être modifiés. Cliquez sur les 3 points à côté du nom de la connexion (dans ce cas “SG_Connection”) > Modifier la connexion.

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS.