Importar automaticamente dados filtrados no Planilhas Google

A onipresença da Internet e a enxurrada de dispositivos sem fio certamente facilitaram nossa vida diária. Eles abriram o caminho para aplicativos baseados em nuvem, como o Google Sheets. Esse aplicativo nos permite colaborar e trabalhar com os dados da planilha, independentemente do local e do dispositivo. Em termos de funcionalidade, o Planilhas Google evoluiu muito em um período de tempo relativamente curto. Mas, como acontece, o Google Sheets não resolve todos os problemas. Por exemplo, ainda não temos meios de importar automaticamente dados filtrados de outros arquivos do Google Sheets. 

Por que precisamos importar dados filtrados?

Há muitos casos de negócios em que esse cenário é aplicável. Mas vamos considerar um exemplo simples para fins de demonstração. Considere o departamento de suporte técnico de uma empresa de produtos de software. Eles recebem diariamente incidentes de clientes por telefone e pela Web. Todos esses incidentes são armazenados em um arquivo de planilha centralizado, onde uma área de problema específica é anotada em cada incidente do cliente. Para cada área de problema, há uma respectiva pessoa de suporte de back-end que examina os incidentes de clientes correspondentes.

Não faz sentido que uma pessoa do suporte tenha acesso a todos os incidentes que estão além de sua área de especialização. Portanto, ele precisará importar dados filtrados do arquivo centralizado do Google Sheets que armazena todos os incidentes. Como ele poderia fazer isso? É possível fazer isso com a combinação das fórmulas QUERY e IMPORTRANGE. Mas, para seguir em frente com essa abordagem, o usuário precisa ter conhecimento avançado dessas fórmulas. Outra desvantagem é que os dados de origem geralmente têm tamanho variável, portanto, não podemos definir exatamente os limites do intervalo de origem nessas fórmulas. Portanto, precisamos continuar alterando a fórmula repetidamente.

Alternativa: Importar automaticamente dados filtrados usando o complemento Sheetgo

Imagine um arquivo grande em que a empresa recebe todos os incidentes de clientes, provenientes dos relatórios. Como você pode ver, todos os diferentes tipos de incidentes estão armazenados nessa única planilha. Neste exemplo, vamos imaginar que somos a pessoa que lida com todos os “erros de tempo de execução”. Então, seria muito útil receber apenas esse tipo de incidente em nossa planilha pessoal.

Instalar o Sheetgo

Instale o complemento do Sheetgo para o Google Sheets clicando no botão abaixo.

Etapa 1:

Com nossa planilha pessoal “Run time errors” aberta, podemos iniciar o Sheetgo navegando até o Menu Complementos > Sheetgo > Início.

A barra lateral do Sheetgo será aberta na interface do Google Sheets (veja a captura de tela abaixo). Passe o mouse sobre o ícone verde + e veremos as opções Importar e Exportar. Clique na opção Importação para começar a criar a conexão.

Etapa 2:

Clique no botão SELECT FILE(S) na seção Data Source (Fonte de dados). Agora veremos todos os arquivos de planilha disponíveis em nosso Google Drive. Se não conseguirmos encontrar o arquivo de origem imediatamente, podemos tentar rolar a tela para baixo ou usar o recurso de pesquisa.

Etapa 3:

Ir para o Configurações tab. Aqui temos a opção de alterar o nome da conexão, que seria o nome da planilha que o Sheetgo cria no arquivo de destino. Para automatizar e alterar a frequência com que a importação de dados ocorre, mantenha a guia Atualizações automáticas seção ativada.

Mas, no interesse do exemplo discutido nesta postagem, vamos nos concentrar no Filtrar por . Marcamos essa caixa e ele vai perguntar se queremos filtrar por condição ou por linguagem de consulta. A primeira opção permite configurar rapidamente a condição que queremos aplicar ao filtro. Podemos adicionar várias condições, se necessário. É a opção mais fácil para quem não tem muito conhecimento técnico.

Para fins deste exemplo, adicionaremos aqui:

“Filtrar por condição > Que correspondem a todas essas condições > O texto da coluna G é exatamente Erro de tempo de execução”.

Etapa 4:

Por fim, para estabelecer um link que nos permita importar dados filtrados do arquivo de origem do Google Sheets, clicamos no botão SALVAR CONEXÃO botão. Parabéns! Em breve, veremos que o Sheetgo cria uma nova conexão. Ele cria uma nova planilha (com o nome da conexão por padrão), que tem os dados filtrados necessários do arquivo de origem.

Revisando as configurações de conexão:

Se, no futuro, houver necessidade de alterar uma ou mais configurações de conexão existentes. Para isso, inicie o Sheetgo no arquivo em que precisamos alterar as configurações. Clique nos três pontos ao lado do nome da conexão (neste caso, “SG_Connection”) > Editar conexão.

Quando terminar as modificações, clique em SALVAR ALTERAÇÕES.