Plantilla de formulario de inscripción a un evento en G Suite

Como responsable de RRHH, gestionar todos los eventos de la empresa y los cumpleaños de los empleados puede ser un auténtico caos. Recibir y aprobar solicitudes de asistencia a eventos por correo electrónico e introducir o eliminar manualmente fechas de una hoja de cálculo lleva muchísimo tiempo y puede provocar solapamientos.

¿Busca un sistema automatizado de registro de eventos? Tenemos una plantilla Sheetgo gratuita y una guía paso a paso para ayudarle a configurar el sistema.

Por lo tanto, no hay necesidad de comprar ningún software nuevo: nuestra plantilla de registro de eventos gratuita y fácil de usar es un sistema completo para G Suite. Integra Google Forms, Google Sheets y Google Calendar.

¿Y lo mejor? Una vez registrados los eventos de la empresa y los cumpleaños de los empleados, se incluirán automáticamente en el calendario de Google de tu empresa.

Eche un vistazo a nuestro historias de clientes para obtener más información sobre cómo Latitude59 utilizó esta solución para gestionar todos los datos de sus eventos en Google Sheets.

La plantilla del formulario de inscripción al evento está lista para usar: hemos escrito el guión para usted.

Cómo funciona la plantilla de formulario de inscripción a un evento

• Envíe el formulario de inscripción de eventos a cualquier persona que pueda necesitar añadir algún evento/cumpleaños de la empresa.
• Las respuestas del formulario se introducirán automáticamente en la hoja de cálculo.
• Ejecuta el script una vez para incluir automáticamente estos eventos en el Google Calendar de tu empresa en el futuro.

¿Listo para automatizar los eventos y el registro de cumpleaños en el Calendario de tu empresa?

A continuación te explicamos cómo empezar:

Paso 1: Instalar la plantilla

Obtenga una copia de la plantilla del Formulario de inscripción a eventos aquí. La plantilla consta de un formulario de registro de eventos y una hoja de cálculo de gestión de eventos que aceptará o denegará automáticamente los eventos solicitados por los miembros de su equipo.

Como resultado, dentro de la hoja de cálculo de seguimiento de eventos, los cumpleaños de tu equipo y los eventos planificados aparecerán automáticamente en la pestaña 2020.

Paso 2: Conecta tu Google Calendar a la plantilla

Esta plantilla actualiza automáticamente tu Google Calendar directamente desde las respuestas del formulario en las hojas de cálculo de Google. En otras palabras, nuestro Google Apps Script toma las entradas de la hoja de cálculo y crea automáticamente los eventos del Calendario. Además, hemos configurado el script para que se ejecute una vez al día. En otras palabras, cualquier cambio realizado en la hoja de cálculo se reflejará automáticamente en el calendario en el plazo de un día. Por lo tanto, minimiza el trabajo manual y elimina errores. Se configura una sola vez.

Como puedes ver, este es un gran truco de productividad. Dejará de perder tiempo programando y coordinando eventos entre su equipo. A continuación encontrará las instrucciones paso a paso para configurar el script para su empresa.

Crear un nuevo calendario de Google

En primer lugar, abre tu Google Calendar y crea un nuevo calendario (para compartir con tu equipo).

Copiar el ID del Calendario

En segundo lugar, copie el ID del calendario seleccionando Configuración y uso compartido, desplácese hasta Integrar calendario y copie el icono calendario ID.

Añadir ID de calendario a la hoja de cálculo

Por último, en la hoja de cálculo Gestión de eventos, vaya a la sección Parámetros y rellene lo siguiente:

: ID del calendario que acabas de copiar en el paso anterior.

Paso 3: Configure la zona horaria de su plantilla

El siguiente paso para que el sistema funcione es ajustar la zona horaria de su plantilla de hoja de cálculo a la zona horaria actual. Haga clic en Archivo > Configuración de la hoja de cálculo > General > Zona horaria. Al hacerlo, el sistema registra su hoja de cálculo en la zona horaria específica y afecta a todas las funciones relacionadas con la hora.

Paso 4: Utilice su plantilla

Para utilizar su sistema, envíe el formulario a su equipo. Abra su hoja de cálculo de gestión de eventos y haga clic en Formulario -> Enviar formulario. O actualice usted mismo el Formulario con los eventos de la empresa y los cumpleaños de los empleados.

A continuación, haga clic en el menú Registro de eventos > Ejecutar. Esto ajusta automáticamente su Calendario en el futuro.

Listo: tu sistema de seguimiento de eventos en G Suite ya está en marcha.

¡Ya está!

Ahora tienes una visión clara de todos los eventos y cumpleaños de la empresa en tu Google Calendar. ¿Le interesa automatizar más procesos de RRHH? Consulte nuestro Plantilla de seguimiento de las vacaciones. Funciona de forma similar a esta plantilla. Sus empleados solicitan días libres, que se aprueban o deniegan, y se añaden automáticamente al Calendario de su empresa.