Cómo utilizar la función VLOOKUP de Excel

En Función VLOOKUP Excel es sin duda una de las funciones más útiles que ofrece Excel. También puede ser una de las funciones más confusas si no estás familiarizado con ella. En este artículo te mostraré que la función VLOOKUP es en realidad bastante sencilla, y cómo utilizarla para trabajar con los datos de tu hoja de cálculo en todo tipo de situaciones.

Esencialmente, la función VLOOKUP de Excel busca un valor dentro de una columna, luego devuelve una celda asociada con ese valor (en la misma fila pero en una columna diferente). ¡Esto puede sonar confuso ahora, pero voy a mostrar algunos ejemplos que demostrarán lo fácil que realmente es!

Sintaxis

• buscar_valor es el valor que desea que busque la fórmula
• tabla_array es el array que contiene tus datos
• col_index_num indica a la función de qué columna debe devolver un valor. Por ejemplo, un valor de 3 significa que el resultado será de la tercera columna de la tabla_array
• búsqueda_de_rango es un parámetro opcional que puede ser TRUE o FALSE. TRUE proporcionará una coincidencia aproximada con el valor de búsqueda, mientras que FALSE exigirá una coincidencia exacta. El valor por defecto es TRUE, pero normalmente querrá especificar FALSE. Hablaré más sobre esto más adelante

Cómo utilizar la función VLOOKUP de Excel

Muy bien, ahora que la parte técnica está fuera del camino, voy a mostrar cómo poner esta función para su uso. En el primer ejemplo mostraré la función en su forma más básica. Tengo una lista de datos de unos grandes almacenes, y quiero introducir el empleado en la celda E2 y que la hoja de cálculo me diga automáticamente sus ventas en la celda F2. Lo hago con la fórmula =VLOOKUP(E2,A2:C11,3,FALSE).

Voy a desglosar este ejemplo para que lo entiendas bien antes de continuar. Mi lookup_value es una referencia a la celda E2, donde he escrito el nombre “David”. Puedo escribir aquí el nombre de cualquiera de los empleados y la fórmula se ajustará automáticamente y me dirá su número de ventas.

A continuación, he seleccionado el array_tabla de A2:C11. Este array engloba todos mis datos. A continuación, introduzco 3 como col_index_num, lo que indica a la función que devuelva la respuesta de la tercera columna de la matriz. Si echamos un vistazo al array, veremos que la tercera columna contiene la información de ventas que estoy buscando.

Por último, introduzco FALSE como range_lookup porque quiero que la función encuentre una coincidencia exacta con mi lookup_value. Voy a mostrar la alternativa a esto en el siguiente ejemplo.

Así que para recapitular lo que la función está haciendo: está tomando mi lookup_value (David) y la búsqueda de David en la primera columna de la tabla_array. Cuando encuentra a David en la fila 5, toma el valor de la celda de la fila 5 y la tercera columna de la matriz (que le ordené que hiciera cuando escribí 3).

Coincidencia aproximada

En el primer ejemplo se trataba de una coincidencia exacta. Pero, ¿qué ocurre si especifico TRUE como range_lookup? Lo demostraré aquí. Para una coincidencia aproximada, la función asume que los datos están ordenados. Hace esa suposición para que si no encuentra una coincidencia exacta con el valor de búsqueda, pueda estimar cuál sería una coincidencia aproximada.

En este ejemplo, dejo mis datos sin ordenar, lo que significa que la coincidencia aproximada no funcionará correctamente. Hago esto con el fin de demostrar cómo funciona, y luego voy a mostrar cómo usarlo correctamente.

La fórmula que utilizo aquí es =VLOOKUP(E2,A2:C12,3,TRUE). Observe que es exactamente lo mismo que en el ejemplo anterior, excepto que he escrito TRUE en lugar de FALSE. ¿Qué ocurre ahora? Recuerde que la función asume que los datos están ordenados, de modo que cuando busca a Daniel se detiene en David porque en un conjunto de datos ordenados, Daniel debería estar antes que David. Por ello, devuelve el valor anterior a David (las ventas de Emily) porque es ahí donde debería estar Daniel.

En un conjunto de datos ordenados, esto podría funcionar bien. Pero si los datos no están ordenados, la respuesta es completamente errónea.

Coincidencia aproximada (con datos ordenados)

Bien, ahora que entiendes cómo la función encuentra una coincidencia aproximada, te mostraré cómo hacerlo correctamente - con datos ordenados. En este ejemplo, estoy ordenando los datos por ventas.

Tenga en cuenta que tuve que reorganizar las columnas porque VLOOKUP sólo puede buscar en la columna de más a la izquierda.

La fórmula utilizada es la siguiente =VLOOKUP(E2,A2:C12,2,TRUE). Aunque nadie tuvo exactamente $15.000 en ventas, la función VLOOKUP de Excel encuentra correctamente el valor más cercano, y nos dice quién lo tuvo (Betty con $14.149).

Múltiples tablas de consulta

Ya has visto algunos ejemplos básicos de la función VLOOKUP de Excel en acción. Para la mayoría de los usuarios de Excel, eso es todo lo que realmente necesita saber.

Pero si quieres ver qué más puede hacer la función, echa un vistazo a este ejemplo con múltiples tablas de consulta.

En este ejemplo, la tienda paga una prima a los empleados en función de sus ventas. Sin embargo, el departamento de ropa tiene una estructura de primas diferente a la de los demás empleados. ¿Cómo se puede utilizar VLOOKUP para dar automáticamente la bonificación correcta a cada empleado? Aquí lo he hecho escribiendo =VLOOKUP(C2,IF(B2=”Clothing”,$F$3:$G$5,$F$9:$G$12),2,TRUE).

El truco aquí es que tengo no una, sino dos tablas diferentes que quiero que la función busque, dependiendo de la situación. Así que incluyo una sentencia IF dentro de la función tabla_array parámetro. La sentencia IF indica a la función que busque en la tabla Ropa a los empleados del departamento de ropa y en la otra tabla de bonificaciones a los demás empleados.

He añadido signos de dólar ($) en el campo tabla_array porque le dicen a Excel que mantenga esas celdas constantes - de modo que no cambie las matrices cuando arrastre la fórmula hacia abajo desde la primera celda.

Búsqueda bidireccional

Ahora te mostraré cómo usar VLOOKUP en una búsqueda bidireccional. En este ejemplo, tengo números de ventas para 2019 y 2020 para cada empleado.

Puedo utilizar la función MATCH para obtener los números del año que quiero, con la fórmula =VLOOKUP(G3,A2:D12,MATCH(G2,A1:D1,0),FALSE).

Puse la función MATCH en el col_index_num porque quiero que la columna de la que obtengo los resultados sea variable.

VLOOKUP Excel consejos

• La función VLOOKUP de Excel sólo mira hacia la derecha. Así que la columna en la que buscas tiene que ser la de más a la izquierda. Si necesitas buscar en otra columna y no puedes reordenar los datos, deberías ver cómo usar la función Combinación INDEX MATCH.
• La función VLOOKUP devuelve la primera coincidencia que encuentra. Por lo tanto, si tiene datos duplicados en la columna de búsqueda, la función devolverá los resultados de la primera coincidencia que encuentre.
• La función no distingue entre mayúsculas y minúsculas, así que no se preocupe si las mayúsculas o minúsculas no coinciden.