Cómo utilizar VLOOKUP e IMPORTRANGE en Google Sheets

Combinar la potencia de VLOOKUP e IMPORTRANGE es una forma fantástica de transferir datos específicos entre dos hojas de cálculo. Amplía los horizontes de ambas funciones y aplica vlookup a través de Google Sheets.

Sigue leyendo para utilizar VLOOKUP en las Hojas de cálculo de Google y descubre cómo Sheetgo puede ofrecer una gran alternativa.

Una visión general de IMPORTRANGE

Repasemos cómo funciona IMPORTRANGE. Es sencillo y sólo necesita dos argumentos: la URL de la hoja de cálculo de origen y el rango a importar desde ella.

Algunos consejos a tener en cuenta:

• Usted debe entrecomillar ambos argumentos.
• Necesita ver el acceso a la hoja de cálculo de origen.
• Esta función devolverá un error REF la primera vez que se ejecuta. Para solucionarlo, haz clic en la celda que contiene el error y, a continuación, permite el acceso a la hoja de cálculo de origen.

Consulta nuestro guía definitiva de IMPORTRANGE.

Comprender VLOOKUP

La función VLOOKUP busca en un rango, fila a fila. Si encuentra un valor específico en la primera columna, devuelve un valor en la misma fila de una columna especificada. Como su nombre indica, se utiliza habitualmente para buscar datos.

Toma cuatro argumentos:

• search_key: el valor que debe coincidir.
• gama: las coordenadas de la celda a buscar.
• índice: el desplazamiento de columna que indica qué valores devolver.
• [is-sorted]: si los datos están ordenados. Si no está seguro, configúrelo como “FALSE”.

Consulta nuestro profundizar en esta función.

Combinación de VLOOKUP e IMPORTRANGE

El uso conjunto de estas dos funciones nos permite aplicar VLOOKUP entre dos Hojas de Google. Algo que sería imposible de otro modo.

La idea es simple, sólo tenemos que utilizar IMPORTRANGE como el rango VLOOKUP. A continuación se muestra la sintaxis básica para esta combinación.

Veamos cómo sería esa fórmula con información real.

Este método es adecuado para importar pequeños conjuntos de datos. Sin embargo, si se trabaja con hojas de cálculo grandes, es mejor utilizar VLOOKUP en la hoja de cálculo de origen e importar el resultado.

Un paso más allá con ARRAYFORMULA

El VLOOKUP sólo puede aplicarse a una clave de búsqueda a la vez. Eso significa que tendrías que copiarlo y pegarlo en las celdas necesarias. Para evitar esto, podemos añadir ARRAYFORMULA. 

La fórmula siguiente es una versión mejorada. Incluye esta otra función y proporciona un rango para la clave de búsqueda VLOOKUP.

Desgraciadamente, esta nueva fórmula también introduce un problema: la arrayformula devuelve una serie de errores si falta información.

Limpieza con ARRAY_CONSTRAIN

Los errores introducidos por la última modificación pueden solucionarse limitando el número de filas del array. Para ello utilizaremos ARRAY_CONSTRAIN para añadir esta limitación. De nuevo, las modificaciones están en negrita.

El único cambio significativo en esta fórmula es el uso de COUNTA para el número de filas. Esta función contará todas las celdas que contienen valores que VLOOKUP puede tratar de hacer coincidir.

Y esa es la iteración final de esta fórmula, estos cambios finales la hicieron más simple y más eficiente.

Casos de uso común

Utilizar tanto VLOOKUP como IMPORTRANGE puede mejorar significativamente la gestión de sus datos. He aquí algunos casos de uso que ponen de relieve la utilidad de esta combinación.

Información para los empleados

• Caso: Recursos Humanos mantiene los registros de los empleados en una hoja de cálculo, pero cada departamento tiene hojas separadas de asignación de proyectos.
• Solución: Importe los registros de los empleados a hojas específicas de cada departamento y, a continuación, coteje las asignaciones de proyectos con los datos de los empleados, como nombres y cargos.

Gestión de existencias

• Caso: Su empresa tiene varios almacenes, cada uno de los cuales mantiene su propia hoja de cálculo de inventario.
• Solución: Importe datos de la ficha de cada almacén a un rastreador de inventario maestro, encuentre los niveles de existencias y los detalles de los artículos en todas las ubicaciones.

Análisis financiero

• Caso: Usted gestiona varias cuentas de clientes, cada una con su propia hoja de cálculo de registros financieros.
• Solución: Importe y agregue los datos financieros de todas las fichas de clientes en una sola. Después, busca métricas financieras para analizarlas (por ejemplo, ingresos totales, gastos y márgenes de beneficio por cliente).

Con la potencia de VLOOKUP e IMPORTRANGE de su lado, puede gestionar y analizar datos en varias hojas de cálculo.

Uso de Sheetgo para transferir y procesar datos

Por desgracia, depender en gran medida de estas dos funciones puede ser problemático. Importrange se rompe a menudo y ralentiza las hojas de cálculo.

Tenemos una solución: Conexiones Sheetgo. Esta función puede transferir datos como IMPORTRANGE y procesarlos como VLOOKUP. Pero es más eficaz, ya que le permite configurar cuándo transferir los datos. También le ofrece muchas opciones de procesamiento y le permite introducir formularios para recopilar datos.

Como Sheetgo es una herramienta sin código, puede olvidarse de utilizar y mantener todas estas complicadas funciones. Solo tienes que configurar tus conexiones y tener los datos importantes a mano.

Reduzca las tareas de tratamiento de datos y libere tiempo para tareas más importantes, prueba Sheetgo hoy mismo.

Utilizar VLOOKUP entre dos hojas de cálculo de Google

Ahora ya sabes cómo combinar estas dos magníficas funciones. Para un conjunto relacionado de funciones complementarias, echa un vistazo a cómo combinar QUERY e IMPORTRANGE.

When VLOOKUP+IMPORTRANGE hits a scale ceiling, the alternativa a IMPORTRANGE sin fórmula shows how to connect and merge sheets without cell-level references.