Cómo usar VLOOKUP (BUSCARV) con IMPORTRANGE en Google Sheets

Combinar la potencia de VLOOKUP e IMPORTRANGE es una forma fantástica de transferir datos específicos entre dos hojas de cálculo. Amplía los horizontes de ambas funciones y aplica vlookup a través de Google Sheets.

Sigue leyendo para usar VLOOKUP entre archivos de Google Sheets y descubre cómo Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, ofrece una alternativa que no necesita fórmulas.

Si los datos que quieres buscar están en otra pestaña del mismo archivo, no necesitas IMPORTRANGE. Nuestra guía sobre VLOOKUP desde otra hoja o archivo explica ese caso.

Una visión general de IMPORTRANGE

Repasemos cómo funciona IMPORTRANGE. Es sencillo y sólo necesita dos argumentos: la URL de la hoja de cálculo de origen y el rango a importar desde ella.

=IMPORTRANGE(hoja_de_calculo_url, rango_cadena)

Algunos consejos a tener en cuenta:

Usted debe entrecomillar ambos argumentos.
Necesita ver el acceso a la hoja de cálculo de origen.
Esta función devolverá un error REF la primera vez que se ejecuta. Para solucionarlo, haz clic en la celda que contiene el error y, a continuación, permite el acceso a la hoja de cálculo de origen.

Consulta nuestro guía definitiva de IMPORTRANGE.

Comprender VLOOKUP

La función VLOOKUP busca en un rango, fila por fila. Si encuentra un valor concreto en la primera columna, devuelve un valor de la misma fila de la columna que indiques. Como su nombre indica, se usa sobre todo para buscar datos.

Toma cuatro argumentos:

search_key: el valor que debe coincidir.
range: las coordenadas de la celda a buscar.
índice: el desplazamiento de columna que indica qué valores devolver.
[is_sorted]: si los datos están ordenados. Si no está seguro, configúrelo como “FALSE”.

=VLOOKUP(clave_busqueda, rango, índice, [is_sorted])

Consulta nuestro profundizar en esta función.

Combinación de VLOOKUP e IMPORTRANGE

El uso conjunto de estas dos funciones nos permite aplicar VLOOKUP entre dos Hojas de Google. Algo que sería imposible de otro modo.

La idea es simple, sólo tenemos que utilizar IMPORTRANGE como el rango VLOOKUP. A continuación se muestra la sintaxis básica para esta combinación.

=VLOOKUP(search_key, IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string), index, FALSE)

Veamos cómo sería esa fórmula con información real.

=VLOOKUP(A3, IMPORTRANGE("2JLmFDIKcZPATrjWF_9js8Pvw3d2mWzSzYypB1s4z8uo", "follow_up!A:B"), 2, FALSE)

Este método es adecuado para importar pequeños conjuntos de datos. Sin embargo, si se trabaja con hojas de cálculo grandes, es mejor utilizar VLOOKUP en la hoja de cálculo de origen e importar el resultado.

A continuación tienes las instrucciones paso a paso para obtener valores de otra hoja de cálculo con VLOOKUP e IMPORTRANGE.

Copia la URL de origen y el rango de celdas

El archivo de origen de los ejemplos contiene información de clientes, incluido su 'customer_id'. El archivo de destino contiene información sobre transacciones identificadas por 'customer_id'. Así puedo importar datos del archivo de origen usando 'customer_id' como clave de búsqueda.

1. Abre los archivos de origen y de destino en Google Sheets.

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — archivo TRANSACTIONS con las columnas customer_id, transaction_amount y product

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — archivo CUSTOMERS con las columnas customer_id, first_name, last_name y email

2. Copia la URL del archivo de origen.

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — URL del archivo CUSTOMERS seleccionada en la barra de direcciones, con Copiar resaltado

3. Pega la URL en el archivo de destino.

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — URL de origen pegada en la celda B1 del archivo TRANSACTIONS

4. Vuelve al archivo de origen y selecciona el rango de celdas. Puedes copiar la referencia del rango desde la esquina superior izquierda, como se ve abajo.

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — rango A1:D301 seleccionado en el archivo CUSTOMERS, con Copiar resaltado

5. Pega la referencia del rango de celdas en el archivo de destino. En este caso no indico la hoja porque solo uso "Sheet1".

VLOOKUP con IMPORTRANGE en Google Sheets — rango A1:D301 pegado en la celda B2 del archivo TRANSACTIONS

Añade la función VLOOKUP

1. En la celda donde quieres el valor devuelto, empieza a escribir la fórmula VLOOKUP.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — VLOOKUP iniciado en la celda D5, bajo la columna firstname

2. Como 1.er argumento, selecciona la clave de búsqueda.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — celda A5 con el customer_id seleccionada como clave de búsqueda

3. Como 2.º argumento, añade la fórmula IMPORTRANGE, que hace referencia a las celdas donde copiaste la URL y el rango de celdas.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — IMPORTRANGE(B1,B2) añadido como rango de VLOOKUP

4. Añade el índice de columna, escribe FALSE como último argumento para obtener una coincidencia exacta y cierra el paréntesis.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — índice de columna 2 añadido y último argumento en blanco

5. Pulsa Intro para ver el resultado.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — nombre Brier devuelto en la celda D5

Aprueba el acceso entre los dos archivos

Si trabajas con archivos que nunca se han conectado, al pulsar Intro verás un mensaje de error en lugar del valor. Para ver el valor real, haz clic en la celda con el error #REF! y luego en Permitir acceso.

Fórmula VLOOKUP con IMPORTRANGE — error #REF! con el mensaje Tienes que conectar estas hojas y el botón Permitir acceso

VLOOKUP con IMPORTRANGE para varios valores de búsqueda

Cada VLOOKUP devuelve un solo valor. Para rellenar una columna entera, puedes copiar la fórmula hacia abajo con el autocompletado, o envolverla en ARRAYFORMULA para que una sola fórmula cubra todas las filas. Después, ARRAY_CONSTRAIN elimina los errores que ARRAYFORMULA devuelve en las filas vacías.

Copia la fórmula con el autocompletado

Para simplificar, partiré del ejemplo de la sección anterior.

1. Añade la fórmula VLOOKUP y selecciona la clave de búsqueda como 1.er argumento, con una referencia absoluta para la columna.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — $A5 usado como clave de búsqueda, con la columna fijada

2. Usa IMPORTRANGE como 2.º argumento, con la URL de origen y la referencia del rango de celdas como argumentos. Usa referencias absolutas tanto para las columnas como para las filas.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — IMPORTRANGE añadido con referencias absolutas a las celdas de la URL y del rango

3. Indica el índice de la columna con el resultado que quieres y escribe FALSE como 4.º argumento para obtener una coincidencia exacta.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — índice de columna 2 añadido a la fórmula de la celda D5

4. Pulsa Intro para ver el resultado.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — Brier devuelto en la celda D5 de la columna firstname

5. Haz doble clic en el controlador de relleno, rodeado en rojo abajo.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — controlador de relleno rodeado en rojo y nombres rellenados en la columna D

6. Para importar los valores de la columna de la derecha, arrastra hacia la derecha el controlador de relleno que se ve en la captura de arriba.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — fórmula arrastrada a la derecha hasta la celda E5, que sigue devolviendo Brier

7. Haz doble clic para modificar la fórmula e importar desde la 3.ª columna en lugar de la 2.ª.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — índice de columna cambiado a 3 en la fórmula de la celda E5

8. Pulsa "Intro" para ver el resultado. Google Sheets te sugerirá automáticamente el autocompletado; si no lo hace, puedes volver a hacer doble clic en el controlador de relleno.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y autocompletado — apellidos en la columna E con la sugerencia de autocompletado

Un paso más allá con ARRAYFORMULA

El VLOOKUP sólo puede aplicarse a una clave de búsqueda a la vez. Eso significa que tendrías que copiarlo y pegarlo en las celdas necesarias. Para evitar esto, podemos añadir ARRAYFORMULA.

La fórmula siguiente es una versión mejorada. Incluye esta otra función y proporciona un rango para la clave de búsqueda VLOOKUP.

=ARRAYFORMULA(VLOOKUP(A3:A, IMPORTRANGE(“2JLmFDIKcZPATrjWF_9js8Pvw3d2mWzSzYypB1s4z8uo”, “follow_up!A:B”), 2, FALSE))

Los pasos siguientes crean el mismo tipo de fórmula para los datos de clientes del ejemplo del autocompletado.

1. En la celda donde quieres el resultado, empieza con la función ARRAYFORMULA.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — función ARRAYFORMULA iniciada en la celda D5

2. Añade la fórmula VLOOKUP y selecciona el rango de valores que quieres buscar.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — $A$5:$A$301 seleccionado como rango de claves de búsqueda

3. Añade IMPORTRANGE con referencias absolutas para las celdas.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — IMPORTRANGE($B$1,$B$2) añadido como rango de VLOOKUP

4. Indica el índice de la columna con el resultado que quieres y escribe FALSE como último argumento para obtener una coincidencia exacta.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — índice de columna 2 añadido y fórmula cerrada

5. Pulsa Intro para ver el resultado. Si ves un error, recuerda aprobar el acceso entre los dos archivos de Google Sheets.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — nombres devueltos en todas las filas de la columna D

6. Para importar los valores de la columna siguiente, arrastra la fórmula hacia la derecha con el controlador de relleno. Haz doble clic para editar el índice de columna.

VLOOKUP con IMPORTRANGE y ARRAYFORMULA — fórmula copiada en la celda E5 con el índice 3, que devuelve los apellidos

Por desgracia, un rango abierto como A3:A también crea un problema: ARRAYFORMULA devuelve una serie de errores si falta información.

Limpieza con ARRAY_CONSTRAIN

Los errores introducidos por la última modificación pueden solucionarse limitando el número de filas del array. Para ello utilizaremos ARRAY_CONSTRAIN para añadir esta limitación. De nuevo, las modificaciones están en negrita.

=ARRAY_CONSTRAIN(ARRAYFORMULA(VLOOKUP(A3:A, IMPORTRANGE(“2JLmFDIKcZPATrjWF_9js8Pvw3d2mWzSzYypB1s4z8uo”, “follow_up!A:B”), 2, FALSE)), COUNTA(A3:A), 1)

El único cambio significativo en esta fórmula es el uso de COUNTA para el número de filas. Esta función contará todas las celdas que contienen valores que VLOOKUP puede tratar de hacer coincidir.

Y esa es la iteración final de esta fórmula, estos cambios finales la hicieron más simple y más eficiente.

Errores habituales con VLOOKUP e IMPORTRANGE

La primera vez que vinculas dos archivos, la fórmula devuelve #REF! hasta que haces clic en la celda y eliges Permitir acceso. Si el error no desaparece, comprueba que tienes al menos permiso de lectura en la hoja de cálculo de origen.
#N/A significa que VLOOKUP no ha encontrado la clave de búsqueda en la primera columna del rango importado. Comprueba que el rango empieza por la columna que contiene tus claves y busca espacios de más en los valores.
Un error #REF! que menciona un rango fuera de los límites significa que el índice es mayor que el número de columnas que importas. Con el rango follow_up!A:B, el índice solo puede ser 1 o 2.
Las importaciones grandes ralentizan la hoja de cálculo. Si la tuya va lenta, ejecuta VLOOKUP en la hoja de cálculo de origen e importa solo los resultados.

Si el error viene del propio IMPORTRANGE, consulta qué hacer cuando qué hacer si IMPORTRANGE no funciona.

Casos de uso común

Utilizar tanto VLOOKUP como IMPORTRANGE puede mejorar significativamente la gestión de sus datos. He aquí algunos casos de uso que ponen de relieve la utilidad de esta combinación.

Información para los empleados

Caso: Recursos Humanos mantiene los registros de los empleados en una hoja de cálculo, pero cada departamento tiene hojas separadas de asignación de proyectos.
Solución: Importe los registros de los empleados a hojas específicas de cada departamento y, a continuación, coteje las asignaciones de proyectos con los datos de los empleados, como nombres y cargos.

Gestión de existencias

Caso: Su empresa tiene varios almacenes, cada uno de los cuales mantiene su propia hoja de cálculo de inventario.
Solución: Importe datos de la ficha de cada almacén a un rastreador de inventario maestro, encuentre los niveles de existencias y los detalles de los artículos en todas las ubicaciones.

Análisis financiero

Caso: Usted gestiona varias cuentas de clientes, cada una con su propia hoja de cálculo de registros financieros.
Solución: Importe y agregue los datos financieros de todas las fichas de clientes en una sola. Después, busca métricas financieras para analizarlas (por ejemplo, ingresos totales, gastos y márgenes de beneficio por cliente).

Con la potencia de VLOOKUP e IMPORTRANGE de su lado, puede gestionar y analizar datos en varias hojas de cálculo.

Uso de Sheetgo para transferir y procesar datos

Por desgracia, depender en gran medida de estas dos funciones puede ser problemático. Importrange se rompe a menudo y ralentiza las hojas de cálculo.

Tenemos una solución: Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA. Sus conexiones pueden transferir datos como IMPORTRANGE y procesarlos como VLOOKUP. Pero son más eficientes, porque te permiten configurar cuándo se transfieren los datos. También te dan muchas opciones de procesamiento y te permiten añadir formularios para recopilar datos.

Como Sheetgo es una herramienta sin código, puede olvidarse de utilizar y mantener todas estas complicadas funciones. Solo tienes que configurar tus conexiones y tener los datos importantes a mano.

Reduzca las tareas de tratamiento de datos y libere tiempo para tareas más importantes, prueba Sheetgo hoy mismo.

Otras funciones para combinar con IMPORTRANGE

Si necesitas todas las filas que cumplen una condición, y no un valor por clave, consulta cómo combinar QUERY e IMPORTRANGE o cómo filtrar IMPORTRANGE. Si nunca has hecho búsquedas entre archivos, nuestra guía sobre cómo usar VLOOKUP entre dos archivos de Google Sheets empieza con una búsqueda entre dos pestañas del mismo archivo.