Como usar o VLOOKUP (PROCV) com o IMPORTRANGE no Google Sheets

Combinar o poder do VLOOKUP e do IMPORTRANGE é uma ótima maneira de transferir dados específicos entre duas planilhas. Amplie os horizontes de ambas as funções e aplique o vlookup no Google Sheets.

Continue lendo para usar o VLOOKUP entre arquivos do Google Sheets e descubra como o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, oferece uma alternativa que dispensa fórmulas.

Se os dados que você quer pesquisar estão em outra aba do mesmo arquivo, você não precisa do IMPORTRANGE. Nosso guia sobre o VLOOKUP de outra aba ou planilha explica esse caso.

Uma visão geral do IMPORTRANGE

Vamos analisar como o IMPORTRANGE funciona. Ele é simples e só precisa de dois argumentos: o URL da planilha de origem e o intervalo a ser importado dela.

Algumas dicas para ter em mente:

• Você deve coloque ambos os argumentos entre aspas.
• Você precisa de acesso de visualização para a planilha de origem.
• Essa função retornará um erro REF na primeira vez em que for executado. Para solucioná-lo, clique na célula que contém o erro e, em seguida, permita o acesso à planilha de origem.

Confira nosso Guia definitivo para IMPORTRANGE.

Entendendo o VLOOKUP

A função VLOOKUP pesquisa em um intervalo, uma linha por vez. Se encontrar um valor específico na primeira coluna, ela retorna um valor da mesma linha em uma coluna especificada. Como o nome indica, ela é muito usada para procurar dados.

Ele recebe quatro argumentos:

• search_key: o valor a ser correspondido.
• range: as coordenadas da célula a ser pesquisada.
• índice: o deslocamento da coluna que indica quais valores devem ser retornados.
• [is_sorted]: se os dados estão classificados. Se não tiver certeza, defina essa opção como “FALSE” para garantir.

Confira nosso mergulhar fundo nessa função.

Combinação de VLOOKUP e IMPORTRANGE

O uso dessas duas funções em conjunto nos permite aplicar o VLOOKUP entre duas Planilhas Google. Algo que seria impossível de outra forma.

A ideia é simples, basta usar IMPORTRANGE como intervalo VLOOKUP. Abaixo está a sintaxe básica para essa combinação.

Vamos dar uma olhada em como seria essa fórmula com informações reais.

Essa abordagem é boa para a importação de pequenos conjuntos de dados. No entanto, se estiver trabalhando com planilhas grandes, é melhor usar o VLOOKUP na planilha de origem e importar o resultado.

A seguir, você encontra as instruções passo a passo para obter valores de outra planilha com o VLOOKUP e o IMPORTRANGE.

Copie o URL de origem e o intervalo de células

O arquivo de origem usado nos exemplos contém informações de clientes, incluindo o 'customer_id' de cada um. O arquivo de destino contém informações sobre transações identificadas por 'customer_id'. Assim, posso importar dados do arquivo de origem usando o 'customer_id' como chave de pesquisa.

1. Abra os arquivos de origem e de destino no Google Sheets.

2. Copie o URL do arquivo de origem.

3. Cole o URL no arquivo de destino.

4. Volte ao arquivo de origem e selecione o intervalo de células. Você pode copiar a referência do intervalo no canto superior esquerdo, como mostrado abaixo.

5. Cole a referência do intervalo de células no arquivo de destino. Neste caso, não vou especificar a aba porque só estou usando a "Sheet1".

Adicione a função VLOOKUP

1. Na célula em que você quer o valor retornado, comece a digitar a fórmula VLOOKUP.

2. Como 1º argumento, selecione a chave de pesquisa.

3. Como 2º argumento, adicione a fórmula IMPORTRANGE, com referência às células em que você copiou o URL e o intervalo de células.

4. Adicione o índice da coluna, digite FALSE como último argumento para obter uma correspondência exata e feche o parêntese.

5. Pressione Enter para ver o resultado.

Aprove o acesso entre os dois arquivos

Se você trabalha com arquivos que nunca foram conectados antes, vai ver uma mensagem de erro em vez do valor ao pressionar 'Enter'. Para ver o valor real, clique na célula com o erro #REF! e depois em Permitir acesso.

VLOOKUP com IMPORTRANGE para vários valores de pesquisa

Cada VLOOKUP retorna um único valor. Para preencher uma coluna inteira, você pode copiar a fórmula para baixo com o preenchimento automático ou envolvê-la em ARRAYFORMULA para que uma única fórmula cubra todas as linhas. Depois, o ARRAY_CONSTRAIN remove os erros que o ARRAYFORMULA retorna nas linhas vazias.

Copie a fórmula com o preenchimento automático

Para simplificar, vou partir do exemplo usado na seção anterior.

1. Adicione a fórmula VLOOKUP e selecione a chave de pesquisa como 1º argumento, usando referência absoluta para a coluna.

2. Use o IMPORTRANGE como 2º argumento, com o URL de origem e a referência do intervalo de células como argumentos. Use referências absolutas tanto para as colunas quanto para as linhas.

3. Especifique o índice da coluna com o resultado desejado e digite FALSE como 4º argumento para obter uma correspondência exata.

4. Pressione Enter para ver o resultado.

5. Clique duas vezes na alça de preenchimento, circulada em vermelho abaixo.

6. Para importar os valores da coluna à direita, pegue a alça de preenchimento mostrada na captura de tela acima e arraste para a direita.

7. Clique duas vezes para modificar a fórmula e importar da 3ª coluna em vez da 2ª.

8. Pressione "Enter" para ver o resultado. O Google Sheets vai sugerir o preenchimento automático; se isso não acontecer, clique duas vezes na alça de preenchimento novamente.

Indo um passo adiante com a ARRAYFORMULA

O VLOOKUP só pode ser aplicado a uma chave de pesquisa por vez. Isso significa que você teria de copiá-la e colá-la nas células necessárias. Para evitar isso, podemos adicionar ARRAYFORMULA. 

A fórmula abaixo é uma versão aprimorada. Ela inclui essa outra função e fornece um intervalo para a chave de pesquisa VLOOKUP.

As etapas abaixo criam o mesmo tipo de fórmula para os dados de clientes do exemplo com preenchimento automático.

1. Na célula em que você quer o resultado, comece com a função ARRAYFORMULA.

2. Adicione a fórmula VLOOKUP e selecione o intervalo de valores que você quer pesquisar.

3. Adicione o IMPORTRANGE usando referências absolutas para as células.

4. Especifique o índice da coluna com o resultado desejado e digite FALSE como último argumento para obter uma correspondência exata.

5. Pressione Enter para ver o resultado. Se aparecer um erro, lembre-se de aprovar o acesso entre os dois arquivos do Google Sheets.

6. Para importar os valores da próxima coluna, pegue a alça de preenchimento e arraste a fórmula para a direita. Clique duas vezes para editar o índice da coluna.

Infelizmente, um intervalo aberto como A3:A também cria um problema: o ARRAYFORMULA retorna uma série de erros quando faltam informações.

Limpeza com ARRAY_CONSTRAIN

Os erros introduzidos pela última modificação podem ser corrigidos restringindo o número de linhas na matriz. Para isso, usaremos ARRAY_CONSTRAIN para adicionar essa limitação. Novamente, as modificações estão em negrito.

A única alteração significativa nessa fórmula é o uso de COUNTA para o número de linhas. Essa função contará todas as células que contêm valores que o VLOOKUP pode tentar corresponder.

E essa é a iteração final dessa fórmula, essas alterações finais a tornaram mais simples e mais eficiente.

Erros comuns com VLOOKUP e IMPORTRANGE

• Na primeira vez que você vincula dois arquivos, a fórmula retorna #REF! até você clicar na célula e escolher Permitir acesso. Se o erro continuar, verifique se você tem pelo menos acesso de visualização à planilha de origem.
• #N/A significa que o VLOOKUP não encontrou a chave de pesquisa na primeira coluna do intervalo importado. Verifique se o intervalo começa pela coluna que contém suas chaves e procure espaços extras nos valores.
• Um erro #REF! que menciona um intervalo fora dos limites significa que o índice é maior que o número de colunas importadas. Com o intervalo follow_up!A:B, o índice só pode ser 1 ou 2.
• Importações grandes deixam a planilha mais lenta. Se a sua estiver travando, execute o VLOOKUP na planilha de origem e importe só os resultados.

Para erros que vêm do próprio IMPORTRANGE, veja o que fazer quando o quando o IMPORTRANGE não funciona.

Casos de uso comuns

O uso de VLOOKUP e IMPORTRANGE pode melhorar significativamente o gerenciamento de dados. Veja a seguir alguns casos de uso que destacam como essa combinação pode ser útil.

Informações sobre funcionários

• Caso: o departamento de Recursos Humanos mantém os registros dos funcionários em uma planilha, mas cada departamento tem planilhas de atribuição de projetos separadas.
• Solução: Importe os registros dos funcionários para planilhas específicas do departamento e, em seguida, combine as atribuições do projeto com os detalhes dos funcionários, como nomes e cargos.

Gerenciamento de inventário

• Caso: sua empresa tem vários depósitos, cada um mantendo sua própria planilha de inventário.
• Solução: Importar dados da planilha de cada depósito para um rastreador de estoque mestre, encontrar níveis de estoque e detalhes de itens em todos os locais.

Análise financeira

• Caso: você gerencia várias contas de clientes, cada uma com sua própria planilha de registros financeiros.
• Solução: Importar e agregar dados financeiros de todas as planilhas de clientes em uma única. Depois disso, procure métricas financeiras para analisar (por exemplo, receita total, despesas e margens de lucro por cliente).

Com o poder do VLOOKUP e do IMPORTRANGE ao seu lado, você pode gerenciar e analisar dados em várias planilhas.

Uso do Sheetgo para transferir e processar dados

Infelizmente, confiar muito nessas duas funções pode ser problemático. O Importrange quebra com frequência e torna as planilhas mais lentas.

Temos uma solução: o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA. As conexões dele podem transferir dados como o IMPORTRANGE e processá-los como o VLOOKUP. Mas são mais eficientes, porque permitem configurar quando os dados são transferidos. Elas também oferecem muitas opções de processamento e permitem adicionar formulários para coletar dados.

Como o Sheetgo é uma ferramenta sem código, você pode esquecer o uso e a manutenção de todas essas funções complicadas. Basta configurar suas conexões e manter os dados importantes sempre à mão.

Elimine as tarefas de manipulação de dados e libere tempo para tarefas mais importantes, experimente o Sheetgo hoje mesmo.

Outras funções para combinar com o IMPORTRANGE

Quando você precisa de todas as linhas que atendem a uma condição, e não de um valor por chave, veja como combinar QUERY e IMPORTRANGE ou como filtrar IMPORTRANGE. Se você está começando a fazer pesquisas entre arquivos, nosso guia sobre como usar o VLOOKUP entre duas planilhas do Google Sheets começa com uma pesquisa entre duas abas do mesmo arquivo.