Los 3 tipos de controles internos (con ejemplos)

La creciente complejidad y el carácter global del entorno empresarial traen consigo muchas oportunidades y también riesgos. Si tienes un negocio, debes conocer los riesgos que afectan a tu empresa y los medios disponibles para prevenirlos o combatirlos. Por ejemplo, la información financiera es un área problemática conocida, así que establecer controles en los procedimientos contables es una práctica habitual.

Por suerte, existen muchos marcos de control interno. Por ejemplo, el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) desarrolló un marco para diseñar, implantar y evaluar controles internos. Aunque no es una obligación legal, se considera una buena práctica y lo aplican la mayoría de las empresas de Estados Unidos. Las actividades de control son uno de los cinco componentes principales del marco.

En esta guía conocerás los tres tipos de controles internos y verás ejemplos de cada uno. También descubrirás las principales ventajas de usar controles internos, así como sus limitaciones.

¿Cuáles son los 3 tipos de controles internos?

Los controles internos pueden definirse como un conjunto de salvaguardas, políticas y procedimientos diseñados para proteger una empresa y sus activos frente a posibles problemas y amenazas. Hay tres tipos principales de controles internos, clasificados según su finalidad: preventivos, detectivos y correctivos.

Lo ideal es que tu empresa aplique controles internos de cada una de estas categorías. Los controles preventivos ayudan a evitar amenazas y problemas conocidos, pero no son perfectos. Constantemente surgen nuevas amenazas, sobre todo en el ámbito digital, por lo que las medidas detectivas y correctivas son igual de importantes.

Para que los controles internos sean eficaces, cada empresa debe realizar una auditoría interna que evalúe los riesgos. Los tipos de amenazas que hay que tener en cuenta varían según muchos factores, como el sector, el modelo de negocio y el tamaño de la empresa. En la siguiente sección tienes las definiciones y ejemplos habituales de cada tipo de control interno.

Controles preventivos

Los controles preventivos son las medidas que buscan prevenir o evitar el problema por completo. Por supuesto, es imposible hacerlo con todas las amenazas o problemas posibles. Aun así, merece la pena invertir en los controles preventivos disponibles. Como ya hemos dicho, tu empresa tendrá necesidades específicas, pero hay controles comunes a muchos tipos de negocio. Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen distintos controles de acceso que se aplican a diferentes áreas.

El acceso puede limitarse tanto física como digitalmente. Las políticas de contraseñas son una forma conocida de control de acceso que determinan lo compleja que debe ser la contraseña y cada cuánto hay que cambiarla. El acceso a activos físicos valiosos puede requerir varias formas de verificación de identidad, llaves especiales y permisos específicos dentro del sistema.

Otra medida preventiva habitual es la segregación de funciones. Hay funciones que no puede desempeñar una misma persona. Por ejemplo, ningún empleado debería poder autorizar, ejecutar y registrar transacciones por sí solo.

Verificar los gastos, autorizar facturas y custodiar los activos son funciones que deben desempeñar personas distintas para prevenir o minimizar las amenazas. La evaluación de candidatos también se usa a menudo como control preventivo en el proceso de selección.

Ejemplos de controles preventivos

Algunos ejemplos habituales de controles preventivos son los vigilantes de seguridad, los cortafuegos, la verificación de identidad, las copias de seguridad de datos, la formación y las pruebas de drogas.

Controles detectivos

Los controles detectivos son los que se usan para encontrar problemas ya existentes.

Las auditorías son un gran ejemplo de control detectivo, ya que buscan detectar irregularidades o errores, sean intencionados o no. Aunque también deben realizarse si hay algún motivo para sospechar de problemas, no deben usarse solo como respuesta a amenazas. Las auditorías tienen que hacerse con regularidad, porque algunos problemas difícilmente se descubrirían sin ellas.

Como ya hemos dicho, las auditorías no se limitan a los aspectos financieros, pero este es sin duda un área importante. La información financiera y la preparación de estados financieros son áreas propensas a riesgos, por lo que la mayoría de las empresas tienen varios controles financieros detectivos. Los informes y estados financieros deben revisarse y verificarse, incluidos los métodos utilizados para obtener los resultados.

Otro aspecto importante de los controles detectivos son las conciliaciones. Pueden ser conciliaciones de cuentas financieras – aunque también pueden aplicarse a otras áreas en las que haya que comparar y conciliar conjuntos de datos. Las inspecciones físicas del inventario también son habituales para asegurarse de que no falta nada.

Ejemplos de controles detectivos

Algunos ejemplos habituales de controles detectivos son las auditorías e inspecciones internas, los estados e informes financieros, los inventarios físicos y las conciliaciones de cuentas.

Controles correctivos

Los controles correctivos entran en juego cuando se ha detectado un problema o una amenaza. Su objetivo es corregir el problema o sancionar a los responsables. Las medidas disciplinarias varían mucho según la naturaleza de la infracción y las políticas de la empresa, y pueden ir desde multas hasta el despido.

Otros controles correctivos son mecanismos que responden a circunstancias concretas. Por ejemplo, los parches de software diseñados para corregir problemas conocidos, los sistemas de rociadores que se activan al detectar un incendio o los sistemas que bloquean accesos o transacciones si detectan actividad irregular o sospechosa.

Ejemplos de controles correctivos

Algunos ejemplos habituales de controles correctivos son las medidas disciplinarias, el bloqueo de accesos o transacciones cuando se detecta un fraude, los rociadores contra incendios y los parches de software.

Ventajas de los controles internos

Aunque ningún sistema es perfecto, implantar controles internos aporta muchas ventajas. A continuación tienes un resumen de algunas de las principales.

• Alerta temprana: los controles preventivos te ofrecen un sistema de alerta temprana para evitar errores o fraudes, que puede activar medidas detectivas o correctivas.
• Evitar multas: las auditorías internas y otros controles detectivos te ayudan a garantizar el cumplimiento normativo y a evitar problemas en auditorías o inspecciones externas.
• Efecto disuasorio: diseñar, implantar y comunicar un conjunto completo de controles internos puede tener un efecto disuasorio, sobre todo si las consecuencias disciplinarias están claras para todos.

Limitaciones de los controles internos

Además de las ventajas, es importante tener en cuenta las limitaciones de los controles internos. A continuación tienes un resumen de sus principales puntos débiles o limitaciones.

• Error humano: incluso con una planificación excelente y las mejores intenciones, siempre existe la posibilidad de error humano. Si tus controles internos dependen de procesos manuales o del criterio de las personas, aumentan las probabilidades de error humano.
• Colusión: la segregación de funciones garantiza que ninguna persona pueda cometer un fraude fácilmente. Sin embargo, los empleados pueden confabularse para defraudar.
• Lo desconocido: por muy bien que audites los posibles riesgos para tu empresa, no puedes predecir el futuro. Dicho de otro modo, no puedes anticipar todos los problemas ni todas las amenazas.

Conclusión

Como has visto, toda empresa debería implantar algunos controles internos. Aunque un marco de control interno no es en sí una obligación legal, sí puede ayudarte con las auditorías e inspecciones externas que lo son. Dada la naturaleza actual del entorno empresarial, toda precaución es poca a la hora de proteger tu empresa. Lo ideal es que implantes algunos controles de cada uno de los tres tipos: preventivos, detectivos y correctivos. Diseñar, implantar y supervisar controles internos exige invertir tiempo y recursos, pero no tener suficientes controles internos puede acabar saliendo mucho más caro.

Ahora ya sabes qué son los controles internos y qué papel tienen en la protección de tu negocio. Conoces los tres tipos de controles internos, sus objetivos y las ventajas y limitaciones de implantarlos.

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