Plantilla de cuenta de resultados en Google Sheets

Para las pequeñas y medianas empresas (PYME), crear una cuenta de resultados puede ser un proceso largo y costoso. También denominada cuenta de pérdidas y ganancias (PnL), estado de ingresos, o estado de gastos de explotación, Una cuenta de resultados le ayuda a medir el rendimiento de su empresa. Además, sirve para obtener financiación y para calcular y pagar impuestos.

La cuenta de resultados es uno de los tres principales estados financieros. Resume los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Se diferencia del estado de flujos de caja en que se basa en el devengo de gastos e ingresos a efectos contables y no de pago. Por último, está el balance, que resume el activo y el pasivo.

Básicamente, una cuenta de resultados muestra a directores e inversores si la empresa ganó dinero o no durante ese periodo contable.

Normalmente, hay que recopilar e introducir datos manualmente en un programa de contabilidad para crear una cuenta de resultados. Muchas pequeñas empresas envían esos datos a un contable externo... y luego esperan a que el contable los procese.

Utilizar una plantilla de cuenta de resultados le permite generar sus propias cuentas de resultados de forma automática, internamente, con los datos que ya tiene.

¿Por qué utilizar Google Sheets para crear una cuenta de resultados?

• Flexible: Google Sheets te permite gestionar y analizar tus datos financieros de la forma que mejor se adapte a tu empresa. Cuando necesites cambiar el sistema, solo tienes que adaptar las hojas de cálculo, sin software de contabilidad ni soporte informático.
• Accesible: Como Google Sheets está basado en la nube, tus contables o personal administrativo pueden acceder y transferir sus datos en cualquier momento, desde su teléfono o portátil.
• Compatible con todo: todos los programas del planeta se integran con Hojas de cálculo de Google. Esto significa que si tu empresa tiene datos en otros programas, puedes importar fácilmente esa información directamente a Hojas de cálculo de Google.
• Facilidad de uso: La mayoría de las personas de tu empresa probablemente ya utilicen hojas de cálculo y Google Sheets es fácil de usar para los principiantes. Como resultado, el sistema es fácil de mantener y la incorporación de tu equipo es rápida y sencilla.

Cómo empezar

Esta plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo es un sistema preconstruido que le permite reunir datos de ingresos y gastos en tiempo real de toda la empresa. La plantilla fusiona estos datos para generar una cuenta de resultados mensual automatizada, así como informes de ingresos y gastos.

La plantilla puede ser utilizada por empresas de todos los tamaños. Ofrece a los equipos una forma sencilla de recopilar y compartir datos de ingresos y gastos, al tiempo que genera informes y cuadros de mando automatizados para contables y directores de empresa.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo que contiene gráficos y fórmulas preconstruidos. En cambio, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema interconectado. Consiste en múltiples archivos de Google Sheets que transfieren datos entre ellos.

Esto permite a los miembros del equipo trabajar en su propia hoja de cálculo privada mientras comparten datos con los gestores de forma automática. Como resultado, los contables y directores de empresa obtienen una cuenta de resultados automatizada, sin tener que recopilar y cotejar datos manualmente.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo se dedica a una tarea, para una mejor protección y precisión de los datos. En lugar de trabajar en una gran hoja de cálculo compartida, los compañeros registran los datos financieros en su propia hoja de cálculo personal. Las conexiones de Sheetgo exportan automáticamente estos datos a la hoja maestra del gestor.
• Escalabilidad: Puedes ampliar tu sistema basado en Google Sheets a medida que crece tu empresa. Es fácil ampliar el flujo de trabajo conectando más hojas de cálculo, sin necesidad de rediseñar el sistema o cambiar a una nueva solución.
• Integración: Google Sheets es compatible con todo, por lo que los contables y gestores pueden importar y combinar fácilmente datos de otros paquetes de software. En un par de clics, puedes conectar datos de Operaciones, Ventas u otros flujos de trabajo de la empresa para crear un sistema de gestión financiera integrado.

Genere informes de ingresos automatizados a partir de los datos de su hoja de cálculo:

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instalas la plantilla de Declaración de la Renta de Sheetgo, se guardan en tu Google Drive tres archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo pre-construidas:

• Un Gastos Entradas hoja de cálculo. Comparta este archivo con la(s) persona(s) responsable(s) de los pagos. Estos gastos pueden incluir impuestos, compras, salarios y otros desembolsos.
• Un Ingresos hoja de cálculo. Comparta este archivo con la(s) persona(s) responsable(s) de procesar las facturas. Cada vez que la empresa recibe dinero, lo registra en esta hoja de cálculo.
• Un Cuenta de resultados automatizada hoja maestra, para el director financiero, el contable o el administrador. Aquí obtienen una cuenta de resultados automatizada, un informe de gastos y otro de ingresos.

Cómo instalar la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón azul de abajo para empezar.

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

Funcionamiento de la plantilla

La hoja maestra de la cuenta de resultados se abre dentro de Sheetgo.

Para abrir el Ingresos o Gastos Entradas haga clic en Flujo de trabajo en la barra lateral de la pantalla.

Cómo utilizar el modelo de cuenta de resultados

Paso 1: Configurar la hoja maestra

En primer lugar, debe seleccionar para qué año desea crear una declaración. En la hoja maestra Cuenta de resultados, vaya a la sección Instrucciones e introduzca el año en el campo Entrada inicial caja.

Paso 2: Configurar la hoja de entradas de ingresos

En segundo lugar, abra el Ingresos haciendo clic en Flujo de trabajo en el lateral de la pantalla.

Esta es la hoja de cálculo en la que su(s) colega(s) responsable(s) de procesar las facturas puede(n) introducir los ingresos de la empresa.

En el Instrucciones introduzca el año.

Tenga en cuenta que el Ingresos contiene datos de ejemplo para mostrarle cómo funciona la plantilla. Usted o su colega pueden simplemente eliminar estos datos o sobrescribirlos.

Para compartir esta hoja de cálculo con su contable o con la persona responsable de procesar las facturas y los ingresos, haga clic en Editar en nuevo y el archivo se abrirá en una nueva pestaña de tu navegador.

Si desea automatizar el proceso de introducción de datos, puede conectar otras hojas de cálculo a este archivo mediante las conexiones de Sheetgo. También puede utilizar Formularios de Google para garantizar la validación de los datos y recopilar datos de otros departamentos sin compartir este archivo.

Una vez que sus colegas hayan empezado a introducir datos en el Ingresos la plantilla crea informes de ingresos automatizados en la pestaña Cartografía del devengo y Resumen mensual pestañas automáticamente.

Como puede ver, estas pestañas tienen un icono de candado para recordarle que no debe editar estos datos.

Paso 3: Compartir la hoja de ingresos de gastos

La otra hoja de cálculo de la plantilla es Gastos Entradas.

En este fichero, su colega debe introducir todas las facturas pagadas en el Gastos ficha.

Al igual que con la hoja de entradas de ingresos, también puede conectar formularios de Google u otras hojas de cálculo a este archivo. Si tiene otros departamentos y colegas que procesan pagos, esto le permitirá recopilar y cotejar esos datos automáticamente.

Una vez más, puede compartir la hoja de entrada de gastos con sus colegas haciendo clic en Editar en nuevo > Compartir.

La plantilla utiliza los datos del Gastos para automatizar un Informe de gastos en el Resumen mensual ficha.

Paso 4: Transferir los datos

Una vez que haya compartido las hojas de entrada de ingresos y gastos con sus colegas y éstos hayan empezado a registrar los pagos y recibos, deberá llevar estos datos a la hoja maestra de la Declaración de ingresos automatizada.

Para ello, pulse Ejecutar y Sheetgo actualizará ambas conexiones en el flujo de trabajo.

Las conexiones de Sheetgo importan los datos de las hojas de cálculo de Gastos e Ingresos a la hoja maestra.

Las fórmulas preestablecidas en la plantilla utilizan estos datos para generar el programa automatizado Cuenta de resultados.

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

Ahora que la plantilla está en funcionamiento, puede programar transferencias automáticas.

Esto garantizará que sus informes de cuenta de resultados y gastos/ingresos contengan siempre los datos más recientes de las hojas de cálculo de entrada.

Los datos fluirán a intervalos regulares sin que tengas que abrir una hoja de cálculo o Sheetgo.

Ir a Flujo de trabajo y haga clic en Automatice.

Elige con qué frecuencia quieres que Sheetgo transfiera los datos: desde una vez por hora hasta una vez al mes.