Cómo utilizar un sistema de inventario permanente

El sistema de inventario permanente se ha convertido en una herramienta inestimable para muchas empresas a la hora de disponer de datos de inventario precisos y actualizados. Con un sistema como éste, las empresas no tienen que emplear su tiempo en gestionar manualmente su inventario. En su lugar, todo el proceso está automatizado, dejando tiempo para centrarse en otras decisiones importantes para el futuro de su negocio.

En general, utilizar un sistema de inventario permanente en lugar del sistema de inventario periódico es mucho más eficaz y eficiente para la mayoría de las empresas. Siempre que se trate de existencias grandes y variadas, estas actualizaciones automatizadas ahorran una cantidad exponencial de tiempo. Por ejemplo, supongamos que se encarga del inventario de una tienda de comestibles. Casi todos los días se entregarán nuevas existencias de diversos productos alimenticios y marcas, mientras que cada día saldrán miles de pedidos. Contar con un sistema de inventario permanente transforma la forma de contar las existencias y los pedidos, dejándole más tiempo para prever y planificar eficazmente los días o meses siguientes.

¿Qué es un sistema de inventario permanente?

Un sistema de inventario permanente actualiza los datos de inventario en tiempo real. En lugar de auditar manualmente el inventario un número determinado de veces al año, el inventario permanente lo hace automáticamente, a un ritmo regular.

Un sistema de inventario permanente se compone de conexiones para cada proceso de entrada y salida. Por ejemplo, artículos de stock, entradas y salidas. El sistema las actualiza continuamente para ofrecer la información más precisa. A continuación, el sistema calcula las métricas clave sobre su inventario a través de estas conexiones. Por ejemplo, calcula los niveles generales de existencias de productos restando los datos de salida de los de entrada. Como resultado, dispondrá de los datos de inventario más recientes, acompañados de información útil.

Ventajas de utilizar un sistema de inventario permanente

Son muchas las ventajas de utilizar un sistema de inventario permanente en sus operaciones. He aquí algunas de ellas:

• Actualizaciones en tiempo real: Esté siempre al día de su sistema de inventario con actualizaciones en tiempo real que le permitan gestionar y prever con precisión sus operaciones de inventario.
• Sin errores humanos: A diferencia de un inventario periódico, todos los cálculos de existencias son realizados automáticamente por el sistema. Esto elimina cualquier riesgo de error humano, por lo que los resultados son siempre precisos.
• Ideas útiles: Con actualizaciones y cálculos constantes de las métricas clave, su empresa recibe información útil que le ayudará a planificar con eficacia y a tomar decisiones informadas para el futuro de su negocio.
• Reduzca los costes de gestión de inventario: Este sistema perpetuo agiliza considerablemente todo el proceso de inventario. Lo que antes tenían que hacer manualmente los empleados, ahora lo hace automáticamente el sistema de inventario permanente en cuestión de segundos.

Plantilla Sheetgo para el sistema de gestión de inventario permanente

Y, para empezar, sólo tienes que registrarte con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.

El flujo de trabajo también incluye formularios Sheetgo que desempeñan un papel integral en las actualizaciones en tiempo real. Las 3 hojas de cálculo tienen su propio formulario de Sheetgo, donde los usuarios pueden introducir manualmente o escanear los artículos del inventario. Una vez escaneado o registrado un artículo, la hoja maestra de gestión de inventario se actualiza automáticamente y las métricas se adaptan en consecuencia.

Con la plantilla Sheetgo, obtendrá un flujo de trabajo totalmente automatizado que rinde más que un sistema habitual de inventario permanente. Estas son solo algunas de las ventajas adicionales que ofrece Sheetgo:

• Formularios Sheetgo con escáner de código de barras: Sheetgo ofrece formularios con escáner de código de barras incorporado, para agilizar aún más el proceso de introducción de datos.
• Acceso desde cualquier dispositivo: Se puede acceder a los formularios Sheetgo y al escáner de códigos de barras desde cualquier dispositivo, incluidos móviles, tabletas y ordenadores. Esto significa que los trabajadores de inventario pueden utilizar las funciones del sistema sobre la marcha.
• Vista del panel de control en la aplicación web Sheetgo: Sheetgo ofrece un menú Dashboard dedicado a ofrecer una representación visual del rendimiento global de su inventario.
• Programe actualizaciones automáticas: No vuelva a preocuparse de actualizar manualmente los datos de su inventario. Simplemente programe actualizaciones automáticas con Sheetgo. Elija entre una programación diaria o por horas. Fo actualizaciones aún más frecuentes, ¡solicite una frecuencia mayor, hasta cada 10 minutos! Lee nuestra página de ayuda sobre horarios inteligentes..

Cómo instalar un sistema de inventario permanente con Sheetgo

1. Instale el sistema de inventario Sheetgo con escáner de código de barras

Haga clic en el siguiente enlace para instale la plantilla del sistema de inventario permanente Sheetgo.

Una vez que te hayas registrado con tu cuenta de Google, haz clic en Instalar plantilla, y la plantilla se descargará en Google Drive.

2. Introduzca los datos de su inventario utilizando los formularios de Sheetgo

Sheetgo incluye datos de muestra dentro de la plantilla para demostrar cómo funciona el flujo. Para utilizar esta plantilla desde cero, simplemente elimine todos los datos de muestra dentro de las hojas de cálculo.

Ahora es el momento de introducir sus propios datos. Debe utilizar un formulario específico de Sheetgo para introducir datos específicos.

Esto es lo que hace cada formulario:

• Registre el artículo: Introduzca nuevos artículos en su inventario utilizando el formulario de registro de artículos.
• Elemento de facturación: Introduzca los artículos que han entrado en el inventario con el formulario de registro de artículos.
• Artículo de salida: Este formulario se utiliza para mostrar qué artículos han salido del inventario.

Puede introducir los datos manualmente utilizando los campos del formulario o utilizar el lector de códigos de barras para escanear rápidamente los códigos de barras de los artículos.

Nota: si tus artículos aún no tienen su propio código de barras, Sheetgo puede crear automáticamente etiquetas únicas para tus artículos que puedes imprimir y utilizar.

Una vez introducidos los artículos, abra la hoja de cálculo Gestión del inventario y vaya a la sección Imprimir etiquetas para encontrarlos.

3. Establezca un calendario para las actualizaciones automáticas

Ahora puede crear un calendario de actualizaciones automáticas para que su sistema de gestión de inventario esté siempre al día.

Sólo tiene que seleccionar la pestaña Flujo de trabajo en el menú y hacer clic en el botón denominado Automatice cerca de la parte inferior de la pantalla. Deslice el botón Ejecutar automáticamente y seleccione la frecuencia deseada. A continuación, pulse Guardar.

4. Seguimiento de la información en el panel de control

El menú Panel de Sheetgo le permite monitorizar la información más reciente sobre su inventario. Aquí, Sheetgo pronostica y calcula automáticamente una serie de KPI útiles, incluyendo el total de artículos en stock, el promedio de artículos en caja por día de la semana y los artículos sobrevendidos.

Sistema de inventario perpetuo frente a inventario periódico

Y ya está. Como puede ver, un sistema de inventario permanente es la mejor opción para las empresas con un inventario creciente. Gracias a las actualizaciones en tiempo real, recibirás la información más reciente, vital para mejorar y prever continuamente el rendimiento de tu inventario.

Además, el sistema de inventario permanente Sheetgo ofrece aún más funciones y ventajas para optimizar sus operaciones de inventario.

Si desea más información sobre cómo utilizar esta plantilla, eche un vistazo a nuestro artículo sobre Inventario con sistema de escáner de código de barras en Google Sheets. También puede consultar los siguientes artículos relacionados.