Los presupuestos son una parte importante y necesaria de cualquier negocio. Para planificar bien tus finanzas, no solo necesitas preparar un presupuesto de antemano, sino también revisar periódicamente si te estás ciñendo a ese presupuesto. El análisis de desviaciones presupuestarias se centra en las diferencias entre lo que habías planificado y lo que realmente ocurrió. Aunque los cálculos para obtener las desviaciones son muy sencillos, el análisis y la interpretación de esas desviaciones son más complejos.
En este artículo aprenderás qué es el análisis de desviaciones presupuestarias y por qué deberías hacerlo. También aprenderás a llevarlo a cabo: desde el cálculo de las desviaciones hasta la presentación de tus conclusiones. Además, verás cómo Google Sheets y Sheetgo, una plataforma de automatización de datos con IA, pueden ayudarte a automatizar este proceso y obtener datos presupuestarios actualizados tan a menudo como necesites.
¿Qué es el análisis de desviaciones presupuestarias?
El análisis de desviaciones presupuestarias estudia la diferencia entre los valores presupuestados y los reales en un periodo determinado. Al analizar las desviaciones de productos, clientes y proveedores concretos, puedes controlar y mejorar el rendimiento, y detectar posibles problemas a tiempo.
Cuanto más desgloses el presupuesto en partidas individuales, más útil será el análisis. Si agrupas partidas, puedes pasar por alto desviaciones importantes, porque el rendimiento de unas puede compensar el de otras. Las hojas de cálculo como Excel o Google Sheets te ayudan a hacerlo de forma eficiente y periódica.
¿Para qué sirve un informe de desviaciones presupuestarias?
Los informes de desviaciones presupuestarias te permiten investigar las diferencias llamativas o preocupantes entre lo previsto y lo real. El equipo de finanzas debe aportar posibles explicaciones para esas desviaciones. En algunos casos, habrá que profundizar en aspectos concretos para investigar posibles problemas u oportunidades.
Investigar desviaciones anómalas o sin explicar puede llevar mucho tiempo, así que primero conviene decidir si merece la pena investigar una desviación concreta. No es un tema agradable, pero puede ayudarte a evitar consecuencias graves, como pequeños fraudes. Si haces el análisis de desviaciones con regularidad, es más probable que detectes antes las discrepancias en tu presupuesto y limites el daño a tu empresa.
¿Cómo se calcula la desviación presupuestaria?
Las desviaciones presupuestarias se calculan restando el valor real de cada partida a su valor presupuestado. Así obtienes un resultado positivo si el valor real es menor de lo previsto y uno negativo si es mayor.
Desviación presupuestaria = Valor presupuestado – Valor real
Hay quien prefiere invertir el signo restando lo presupuestado a lo real, de modo que el resultado es negativo si el valor es menor de lo previsto. Ambas opciones funcionan igual de bien, pero es muy importante usar siempre la misma, y por eso te recomendamos automatizar este proceso.
Ahora que sabes cómo se calcula la desviación, veamos los pasos del análisis.
1. Reúne los datos
Primero, tienes que reunir todos los datos relevantes en un solo archivo. Esto incluye los valores presupuestados originalmente y los valores reales de todas las partidas.
2. Calcula la desviación
Con los datos listos, resta el valor real al valor presupuestado en cada partida.
3. Analiza la desviación
Ya tienes las desviaciones: ahora busca las discrepancias y averigua su causa. La mayoría se explican fácilmente por cambios externos que no controlas (cambios de precios, estrategias de la competencia, etc.), pero algunas pueden requerir una investigación más a fondo.
4. Presenta las conclusiones
Por último, prepara un informe que resuma tu análisis, con sugerencias o recomendaciones basadas en tu investigación.
¿Cómo se calcula la desviación presupuestaria en Google Sheets?
Aunque los cálculos son muy sencillos (en realidad, solo una resta), no deberías hacer el análisis de desviaciones a mano. Eso aumenta mucho la probabilidad de cometer errores que se podrían evitar fácilmente.
Con Google Sheets puedes crear plantillas para fijar la estructura y las fórmulas de los cálculos. Las plantillas también sirven para el diseño y el formato del informe final. Si añades Sheetgo, con sus automatizaciones con IA, puedes automatizar el proceso desde la recogida de los datos iniciales hasta el envío del informe final.
1. En Google Sheets, crea una tabla con las partidas del presupuesto en filas separadas en la primera columna.
2. La segunda y la tercera columna contendrán los valores presupuestados y los reales, respectivamente.
3. La cuarta columna contendrá las desviaciones, así que tienes que restar "Actual" a "Budget".
4. Copia la fórmula hacia abajo en todas las filas de la columna "Variance".
Con las desviaciones calculadas, puedes aprovechar las opciones de formato condicional de Sheets para detectar discrepancias rápidamente. En la siguiente sección verás cómo funciona con un ejemplo.
Ejemplo de análisis de desviaciones presupuestarias
La empresa X está haciendo un análisis de desviaciones presupuestarias para ver hasta qué punto se ciñe a su presupuesto. Tiene toda la información necesaria para el análisis, como una lista completa de partidas presupuestarias junto con los valores previstos y los reales.
1. Reúne los datos
En un archivo de Google Sheets, he añadido los valores presupuestados y reales de las partidas de ingresos y gastos. Recuerda que cuanto más desgloses en partidas individuales, más útil y preciso será tu análisis.
2. Calcula la desviación
Ahora resto el valor real al valor presupuestado para obtener la desviación.
3. Analiza la desviación
Puedes usar reglas de formato condicional para destacar las desviaciones relevantes. Como un resultado negativo no significa lo mismo en ingresos que en gastos, puedes crear reglas de color que faciliten la lectura. Recuerda contextualizar los resultados para no sacar conclusiones engañosas.
A continuación, he resaltado en verde los valores de ingresos negativos, porque significan que he ingresado más de lo previsto. También he resaltado en verde los valores de gastos positivos, porque significan que he gastado menos de lo previsto. Para saber más, consulta este artículo sobre cómo usar el formato condicional en Google Sheets.
4. Informe final
El diseño y el contenido del informe final dependerán de los requisitos y las convenciones de la empresa. Aun así, debe incluir un resumen de tus conclusiones y las explicaciones de cada desviación presupuestaria.
Puedes usar una plantilla de presupuesto frente a real para startups para empezar y adaptarla a tus necesidades. La plantilla incluye un informe de desviaciones presupuestarias con todos los vínculos y fórmulas necesarios. También puedes usar una estructura más sencilla, como la de la sección anterior.
Conclusión
Como has visto, el análisis de desviaciones presupuestarias puede aportar mucho a tu empresa. Estudiar las diferencias entre lo real y lo previsto te ayuda a identificar fortalezas, debilidades y oportunidades. Si quieres saber más sobre cómo contabilizar distintos tipos de costes, consulta nuestros artículos sobre cómo calcular el coste variable y cómo calcular el coste fijo.
Ya conoces las ventajas de analizar las desviaciones presupuestarias con regularidad y cómo hacerlo. También sabes usar Google Sheets para calcular las desviaciones y cómo Sheetgo, con IA integrada, puede ayudarte a automatizar el proceso. Para conocer otros tipos útiles de análisis financiero, lee los siguientes artículos:
Un informe de desviaciones presupuestarias también muestra en qué fallaron tus previsiones. Nuestra guía de previsión de ingresos explica los principales métodos para preparar la siguiente.
Si tu equipo de finanzas extrae cada mes las cifras presupuestadas y reales de varias hojas de cálculo, el empleado virtual de finanzas con IA de Sheetgo puede recopilar las cifras por ti y mantener al día tu informe de desviaciones presupuestarias.
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