Consolidar archivos Excel automáticamente

¿Cuántos libros de Excel abre al día? Si eres un directivo o administrador que necesita recopilar información de toda la empresa, lo más probable es que pases bastante tiempo reuniendo y cotejando datos de múltiples archivos. Excel dispone de potentes funciones de almacenamiento y gestión de datos.

Un solo libro de trabajo puede contener millones de celdas y cientos de hojas, con el único límite de la memoria de tu ordenador. Y una vez que tus hojas de cálculo están almacenadas en línea, puedes utilizar el función de coautor para compartir archivos y colaborar con colegas al mismo tiempo. Pero cuando quieres consolidar archivos de Excel en uno solo, no hay una solución sencilla incorporada.

En lugar de buscar archivos y copiar y pegar manualmente la información de un libro a otro, puedes automatizar este proceso creando conexiones entre hojas de cálculo. Sheetgo es una herramienta sin código que permite consolidar hojas de cálculo de Excel de varios libros en un archivo central. Esto significa que puede

• Combinar varios archivos Excel en uno
• Cree un flujo de trabajo automatizado sin código que se ejecute solo
• Ahorre tiempo y elimine el trabajo manual
• Obtenga datos en tiempo real de múltiples fuentes en una hoja maestra central
• Comparta datos con sus colegas sin compartir su hoja de cálculo

Por qué utilizar Sheetgo para consolidar archivos Excel

Si desea fusionar archivos de Excel y combinar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo, puede considerar copiar y pegar los datos o utilizar la función consolidar.

Sin embargo, ninguna de estas opciones parece ser una solución viable. Mientras que copiar y pegar no es práctico ni escalable, la función consolidar de Excel tampoco es la mejor solución si quieres fusionar datos de varias hojas de cálculo.

La función de consolidación permite resumir los datos de varias hojas de cálculo utilizando una de las funciones disponibles: SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc. No permite fusionar varias hojas de cálculo transfiriendo todos los datos de los archivos de origen a una hoja de cálculo de destino.

Con Sheetgo, puede conectar varias hojas de cálculo y consolidar datos automáticamente sin copiar y pegar ni fórmulas complejas. Podrás crear conexiones y automatizar la gestión de datos con solo unos clics. 

Cómo consolidar archivos Excel en uno solo

Cuando crea conexiones Sheetgo, cada vez que un miembro del equipo edita su propia hoja de cálculo, los datos fluyen automáticamente a su hoja maestra. Obtendrá datos actualizados y consolidados, listos para generar cuadros de mando o informes automatizados para la dirección.

Un flujo de trabajo consolidado en Excel es una solución automatizada que ahorra tiempo en muchos procesos empresariales, como las ventas, las finanzas y la gestión de proyectos. Permite recopilar datos con un solo clic y mantener el flujo de datos de forma automática. Además, las hojas de cálculo conectadas significan archivos más ligeros, mejor control de acceso y más autonomía para los miembros del equipo. A continuación te explicamos cómo configurarlo:

Paso 1: Utilizar Sheetgo para consolidar los archivos

Inscríbete en Sheetgo haciendo clic en el botón de abajo:

Paso 2: Seleccione varios archivos Excel como fuente de datos

Elija Varios archivos como fuente de datos. Los archivos fuente son las hojas de cálculo que desea importar y combinar datos. Tenga en cuenta que Sheetgo extraerá los datos de sus archivos fuente dejándolos intactos. No borrará los datos de los archivos originales.

Haga clic en +Seleccionar archivo para encontrar los archivos Excel en su solución de almacenamiento en la nube.

En este ejemplo, estoy utilizando las hojas de horas de mis colegas:

Seleccione la pestaña fuente

Sheetgo envía datos de una pestaña (hoja u hoja de cálculo) a otra. Si sus hojas de cálculo de origen contienen múltiples pestañas(hojas) es importante que seleccione la pestaña de origen correcta. Sus pestañas de origen deben tener la misma estructura para que Sheetgo pueda consolidar, o combinar, los datos correctamente en su hoja maestra. Por ejemplo, si tiene una columna llamada “Nombre” debe estar en la pestaña misma posición en cada ficha de fuente.

Paso 3: Identificar la fuente (opcional)

Ir a Ajustes.

Cuando se combinan datos de varios archivos, resulta útil activar la función Identificar la fuente para que pueda rastrear sus datos fácilmente. Sheetgo crea una columna adicional en su archivo de destino, para identificar de dónde proceden los datos. Puede identificar los datos por Ubicación de origen, Nombre de archivo, Fecha de creación del archivo o Fecha de actualización del archivo.

En este ejemplo he elegido Nombre del fichero. Esto me muestra de qué hoja de horas del empleado se origina cada informe.

Paso 4: Elija el archivo de destino

Haga clic en Continúe en.

Ahora elija su archivo de destino (su hoja maestra, o el archivo en el que desea fusionar sus hojas de Excel). Puede ser una hoja de cálculo existente ya almacenada en su almacenamiento en la nube, o si desea utilizar una nueva hoja de cálculo, Sheetgo creará una para usted automáticamente.

Aquí consolidaré múltiples hojas Excel en un nuevo archivo Excel. Le doy un nombre a esta hoja de cálculo (“Hojas de horas del equipo 1”) y también elijo un nombre para la pestaña de destino. Esta es la pestaña(hoja) donde aparecerán todos los datos consolidados (“Hojas de horas consolidadas”).

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

Por último, pero no por ello menos importante, automatizar su flujo de trabajo. Esto garantizará que su archivo de destino se actualice automáticamente con regularidad, incorporando los últimos cambios de sus archivos de origen a la hoja maestra.

Vaya a la barra de menú flotante de su flujo de trabajo y haga clic en Automatice. Elija si desea actualizar las conexiones cada hora, cada día, cada semana o cada mes.

Consolidación automatizada de datos en Excel

Así es como se consolidan automáticamente los datos de varios libros de Excel en uno solo: con una sencilla configuración única, el flujo de trabajo automatizado funciona como un reloj.

Si le interesan más formas de trabajar de forma más inteligente y productiva con archivos Excel, lea cómo anexar Excel y crear un histórico de sus datos.