Sistema de inventario con escáner de código de barras en Google Sheets

Invertir en un software de gestión de inventarios puede resultar muy caro. Pero la mayoría de las empresas no saben que pueden crear y desarrollar su propio sistema de gestión de inventario con Google Sheets.

Pero, ¿qué ocurre con las herramientas y funciones de inventario importantes? Las organizaciones que manejan grandes cantidades de existencias suelen confiar en los sistemas de inventario con código de barras para mejorar la eficiencia a la hora de registrar la entrada y salida de artículos. Por eso Sheetgo ha creado su propia plantilla para un sistema de inventario con escáner de código de barras.

Exploremos las características de la plantilla Sheetgo y cómo instalar el sistema de inventario con un escáner de código de barras.

¿Qué es un sistema de inventario por código de barras?

Un sistema de inventario por código de barras es una forma de ayudar a racionalizar y automatizar su base de datos de seguimiento de inventario mediante el uso de una herramienta para escanear y registrar cada artículo por usted. El escáner de código de barras enviará automáticamente los datos del artículo directamente a su base de datos de inventario, evitando cualquier esfuerzo manual.

Como resultado, podrá escanear y registrar docenas de artículos en el tiempo que tardaría en introducir manualmente un solo artículo.

Si está interesado en una plantilla de inventario más básica sin un sistema de escaneado de códigos de barras, eche un vistazo a la entrada de nuestro blog en la que presentamos la herramienta plantilla de gestión de inventario en Google Sheets.

¿Cómo funciona la gestión de inventario de Sheetgo?

El modelo de gestión de inventario de Sheetgo hace que el seguimiento de su inventario sea más fácil que nunca. La plantilla es un flujo de trabajo automatizado que consta de 4 hojas de cálculo:

• Artículos - Se trata de una base de datos central de todos los elementos de su sistema. Esta hoja está en el centro del flujo de trabajo y se conecta a todas las demás hojas.
• Check-in - Aquí se registran los artículos facturados.
• Check-out -  Aquí se registran los artículos retirados.
• Gestión de existencias - Reúne las 3 hojas de cálculo y actúa como base de datos del inventario.

Todo este sistema se basa en formularios Sheetgo para facilitar aún más la gestión del inventario. Hay tres formularios (Register, Check-in, y Check-out) donde podrá escanear códigos de barras. Una vez escaneados los artículos, Sheetgo transfiere automáticamente los datos a las hojas de cálculo correspondientes.

Veamos las numerosas ventajas de utilizar este sistema de código de barras para el inventario frente a otros sistemas de inventario complejos disponibles en el mercado.

¿Por qué utilizar un sistema de inventario por código de barras?

Con este sistema de código de barras de inventario, tendrá acceso a grandes funciones para optimizar y automatizar la gestión de su inventario.

He aquí algunas de estas características:

• Flujos de trabajo automatizados: Sheetgo conecta hojas de cálculo para crear flujos de trabajo totalmente automatizados. La información más reciente está ahí cuando la necesitas, sin ni siquiera tener que pulsar un botón.
• Nuevos formularios con escáner de código de barras: Sheetgo forms salva las distancias para escanear códigos de barras en Google Sheets. Todo lo que necesitas para empezar a escanear es un dispositivo con cámara y acceso a Internet.
• Aprovecha la potencia de Google Sheets: Esto tiene una gran ventaja si ya utilizas Google Sheets implementar esta plantilla debería ser fácil. Pero incluso si no lo eres, vale la pena aprender a usarlo por sus características de colaboración y funciones de procesamiento de datos.
• Realice un seguimiento de las métricas importantes: Este sistema ofrece una visión general de las métricas dedicada a sus datos. Para acceder a ella, basta con navegar hasta la pestaña Cuadro de mandos dentro de la vista general del flujo de trabajo.
• Cree códigos de barras para sus artículos: Si sus artículos no tienen códigos de barras, Sheetgo los creará automáticamente. Solo tiene que introducir los datos del artículo y aparecerá una etiqueta con un código QR único.

Se trata de un sistema de gestión de inventario totalmente desarrollado, extremadamente personalizable y escalable. Además, ¡este sistema de inventario cuesta una fracción del precio del software de gestión de inventario con escáner de código de barras!

Cómo hacer un sistema de inventario en línea con escáner de código de barras

Crear su propio sistema de inventario personalizado con Sheetgo es fácil. Solo tiene que descargar la plantilla, conectar sus archivos y ajustar las funciones para cumplir sus objetivos específicos.

Exploremos cómo configurar un sistema de inventario con código de barras para su empresa.

1. Instale la plantilla de gestión de inventario Sheetgo

2. Utilice los formularios Sheetgo con escáner de código de barras para introducir sus artículos

Ahora es el momento de empezar a introducir los datos de su inventario en las hojas de cálculo. En primer lugar, debe borrar los datos de muestra ya proporcionados. A continuación, puede utilizar los formularios de Sheetgo para introducir sus datos en las hojas de cálculo. Puede encontrar los formularios para el registro de artículos en la pestaña Formularios del menú de la derecha dentro del flujo de trabajo.

Simplemente elija el formulario correcto en referencia a la hoja de cálculo en la que desea introducir los datos. Sheetgo transferirá automáticamente los datos a la hoja de cálculo correspondiente y actualizará el resto de las hojas en consecuencia.

Este el sistema de escaneado de inventario consta de 3 formas:

• Registre el artículo: Introduce nuevos objetos en tu inventario.
• Elemento de facturación: Introduzca los artículos que han entrado en el inventario.
• Artículo de salida: Introduzca los artículos que han salido del inventario.

Hay dos formas de utilizar los formularios de Sheetgo para introducir la información de los artículos:

Opción 1: Introducir manualmente los datos en los campos del formulario

Sólo tiene que introducir la información de su artículo en los campos correspondientes y pulsar Enviar para enviar los datos a la hoja de cálculo.

Opción 2: Introducción automática de datos mediante el lector de códigos de barras

Haga clic en Escanear (el icono que parece un código de barras) para utilizar tu cámara para escanear el código de barras de tus artículos. Cuando hayas terminado, pulsa Enviar para enviar tus datos a la hoja de cálculo.

También puede acceder a los formularios Sheetgo en su teléfono, tableta u ordenador para que el escaneado de códigos de barras sea aún más cómodo. Simplemente visite la aplicación web de Sheetgo.

Alternativamente, si ya dispone de una gran cantidad de datos sobre su inventario (como una lista preexistente de sus artículos registrados), puede simplemente copiar y pegar sus datos en la hoja de cálculo correspondiente. Asegúrese de que los datos se introducen en las columnas correctas.

Una vez enviados los formularios, Sheetgo transfiere automáticamente los datos a las demás hojas de cálculo.

3. Programe transferencias automáticas para su inventario

Ahora que todo está configurado, puede programar transferencias automáticas para que sus hojas de cálculo de inventario y sus métricas estén siempre actualizadas.

Para ello, introduzca Flujo de trabajo y haga clic en Automatice cerca de la parte inferior de la pantalla. Encender Ejecutar automáticamente y seleccione la frecuencia de sus transferencias en días y horas. Cuando estés satisfecho con el número estimado de transferencias al mes, pulsa Guardar.

4. Compruebe sus métricas

Por último, controle y analice su inventario en el Métricas ficha.

Aquí encontrará estadísticas útiles sobre sus datos de inventario, como el total de artículos en stock, la media de artículos retirados por día de la semana y los artículos sobrevendidos.