Plantilla de orden de compra en Google Sheets

Si trabaja en una pequeña empresa, es probable que disponga de un sistema informal de gestión de pedidos y adquisiciones. Tal vez el personal se limite a enviar un mensaje rápido a un administrador solicitando materiales. O tal vez descuelguen el teléfono para hacer un pedido directamente al proveedor.

La ineficacia y los problemas de comunicación pueden dar lugar a pedidos incorrectos, desabastecimiento e interrupción de la cadena de suministro. Todo ello son malas noticias para sus clientes. Además, los gastos excesivos y la acumulación de existencias pueden hacer mella en su flujo de caja.

Imagine que hace un pedido a un proveedor por teléfono. El día que llega el envío, un colega acepta la entrega pero la factura muestra un precio superior al presupuesto original. Faltan algunos artículos y otros llegan dañados. A menos que la misma persona haga el pedido y reciba la entrega, puede haber un retraso antes de que alguien detecte los errores. En ese momento, puede que la factura ya se haya procesado y sea más difícil resolver el problema con el proveedor.

¿Su colega ya ha hecho el pedido? Quizá pidió “dos” cajas por teléfono, pero la persona de la oficina pensó que había dicho “diez”. Los problemas de comunicación pueden evitarse con un sistema formal de control de compras, pero no siempre es fácil diseñar e implantar un sistema desde cero.

Los paquetes de software especializados en control de compras y aprovisionamiento no son baratos, y estos programas pueden resultar excesivamente complejos para las pequeñas empresas. En su lugar, puedes crear tu propia solución de gestión de pedidos de compra con la herramienta que ya utilizas: las hojas de cálculo.

¿Por qué utilizar Google Sheets para gestionar pedidos de compra?

• Flexibles: Las hojas de cálculo te permiten crear un sistema a la medida de tu empresa. Puedes adaptarlo y ampliarlo con el tiempo, sin ayuda informática.
• Accesible: Google Sheets está basado en la nube, por lo que puedes gestionar los datos de tus pedidos de compra desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet. Además, no gastarás dinero en software caro e innecesario.
• Compatible con todo: todos los demás paquetes de software se integran con Google Sheets. Esto significa que puedes importar fácilmente datos de otras partes de la empresa y centralizarlo todo en Google Sheets.
• Facilidad de uso: La mayoría de la gente utiliza hojas de cálculo en algún momento. Por lo tanto, todo el equipo podrá utilizar el sistema sin necesidad de formación. Como resultado, está preparado para el futuro y es fácil de mantener.

Cómo empezar

Sheetgo's es un sistema preconstruido para la gestión automatizada de pedidos de compra. Puede ser utilizado por cualquier empresa, en cualquier sector. La plantilla proporciona a los administradores una forma sencilla y fiable de gestionar las solicitudes de pedidos de toda la empresa.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de hoja de cálculo estándar es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas. En cambio, una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo. Es un grupo de Google Sheets interconectadas que intercambian datos entre ellas. Esto te permite compartir datos con otros mientras trabajas de forma independiente en tu propio archivo individual.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo está dedicado a una tarea específica, lo que mantiene los flujos de datos seguros y separados. Los equipos envían las solicitudes de suministro en su propia hoja de cálculo. El gestor recibe todas las solicitudes en su hoja maestra, donde también registra información sobre las entregas recibidas.
• Escalabilidad: La función de compartir de Google Sheets es potente, pero varias personas trabajando en la misma hoja de cálculo puede hacer que el archivo sea pesado y lento. Separar los datos en hojas de cálculo individuales hace que el sistema funcione sin problemas. Para ampliar la plantilla a más departamentos, basta con duplicar una de las hojas de cálculo y compartirla con equipos adicionales.
• Integración: Además de poder importar datos de distintos programas informáticos, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo permite a los gestores fusionar datos de los departamentos. En unos pocos clics, puede conectar el flujo de trabajo de pedidos de compra con el de finanzas para generar informes.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Al instalar la plantilla de gestión de pedidos de Sheetgo, se guardan en Google Drive tres archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo ya preparadas:

• Dos Solicitud de pedido hojas de cálculo. Comparta estos archivos con los miembros del equipo que presentarán las solicitudes de compra y haga tantas copias como necesite para los departamentos adicionales. Cada equipo utiliza su copia de la hoja de cálculo para solicitar materiales y suministros.
• Un Gestión de pedidos hoja maestra, para el administrador y la persona responsable de procesar las entregas. En ella, el administrador recibe las solicitudes de pedido de toda la empresa y registra cuándo llegan los pedidos. En los cuadros de mando automatizados, obtiene una visión general de los plazos de entrega, las reclamaciones, los pedidos realizados y recibidos, además de los costes por proveedor.

Cómo obtener la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón de abajo para instalar la plantilla de gestión de órdenes de compra de Sheetgo y, a continuación

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

El fichero maestro de gestión de pedidos se abre dentro de Sheetgo. Eche un vistazo a todos los archivos para familiarizarse con la plantilla. Verá que las hojas de cálculo contienen datos de ejemplo para mostrarle cómo funciona la plantilla. Simplemente borre o sobrescriba esta información cuando empiece a utilizar la plantilla.

Para abrir cualquiera de las hojas de cálculo, haz doble clic en el archivo de la barra lateral de la derecha. Cuando quieras cerrar la barra lateral, deslízala hacia la derecha con las flechas azules.

Cómo utilizar el modelo de orden de compra

Paso 1: Crear una lista de proveedores

En el Hoja maestra de gestión de pedidos, borre los datos de la muestra e introduzca su lista de proveedores en el campo Registro de proveedores (Entrada) ficha.

No escriba en gris Columna Código de proveedor (Columna A). La hoja de cálculo generará este código automáticamente.

Paso 2: Transferir los datos del proveedor a los archivos conectados

Cuando haya completado el registro de proveedores, es el momento de transferir esta información al Solicitud de pedido archivos. Esto permitirá a sus colegas seleccionar un proveedor de un menú desplegable en sus propias hojas de cálculo cuando hagan un pedido.

Haga clic en Flujo de trabajo en la parte derecha de la pantalla para abrir el panel lateral.

Ahora haga clic en Ejecutar en la barra de menús.

Paso 3: Compartir las hojas de cálculo de solicitud de pedidos

En primer lugar, elimine los datos de muestra del Solicitud de pedido #1 y Solicitud de pedido #2 y compártelos con los compañeros adecuados mediante la función para compartir de Google Sheets.

En segundo lugar, comparte las hojas de cálculo con personas concretas o con un equipo o departamento específico.

Desde Sheetgo, haga clic en Abrir en nuevo. Cuando el archivo se abra en su navegador, haga clic en el icono verde Compartir botón.

Paso 4: Empezar a introducir pedidos

Cuando sus compañeros quieran pedir artículos, sólo tienen que introducir la información en el Solicitud de pedido de su hoja de cálculo.

Tenga en cuenta que no deben editar las columnas grises (Número de pedido y Coste total), ya que la plantilla los rellena automáticamente. Diga a sus colegas que consulten las instrucciones de la primera pestaña de la hoja de cálculo.

Paso 5: Actualizar el flujo de trabajo

Una vez que sus compañeros hayan empezado a introducir las solicitudes de pedido en sus hojas de cálculo, deberá introducir estos datos en la hoja maestra del gestor. Para hacerlo manualmente, haga clic en Flujo de trabajo a la derecha y haga clic en Ejecutar.

Verá que todas las solicitudes de pedido de las hojas de cálculo de sus colegas se han importado a la base de datos Pedidos consolidados dentro de la hoja maestra. Observe que la pestaña tiene el icono de un candado. Esto es sólo para recordarle que se trata de una pestaña conectada a Sheetgo y que los datos no deben ser editados.

Paso 6: Automatizar el sistema de gestión de órdenes de compra

Para asegurarse de que recibe regularmente nuevas solicitudes de pedido, programe actualizaciones automáticas.

Cada vez que se actualiza el flujo de trabajo, las conexiones de Sheetgo actualizan los datos en todas las hojas de cálculo.

Esto significa que si añade un nuevo proveedor, éste aparecerá automáticamente en la sección Solicitud de pedido menú desplegable de la hoja. Cuando un compañero realice una solicitud de pedido, aparecerá en su hoja maestra.

Haga clic en Automatice en la barra de menús y elija la frecuencia con la que desea que se actualicen las conexiones.

Paso 7: Registrar las entregas

Cuando lleguen nuevas entregas a la empresa, regístrelas en el Ficha Pedidos recibidos de la hoja maestra del gestor.

Introduzca la fecha, seleccione el número de pedido en el menú desplegable y anote las posibles reclamaciones o problemas con la entrega.

Si las entregas son aceptadas o procesadas por otro colega o equipo, puede compartir esta hoja de cálculo con ellos e indicarles que rellenen esta pestaña.