Comment créer un outil simple de suivi des dépenses

Qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'un usage personnel, les gens devraient suivre leurs dépenses pour comprendre où leur argent est alloué. En suivant vos dépenses, vous comprendrez comment vos ressources sont utilisées et vous trouverez des moyens d'économiser de l'argent. Dans cet article de blog, nous vous montrons comment créer un outil simple de suivi des dépenses et nous vous fournissons un modèle pour vous aider à démarrer.

Choisissez un logiciel simple de suivi des dépenses

Pour les finances personnelles, il existe plusieurs applications telles que Dollarbird, Goodbudget et Fudget qui permettent de faire le travail. Personnellement, j'aime utiliser des feuilles de calcul car elles sont plus flexibles que n'importe quel logiciel standard. Les feuilles de calcul sont également plus utiles pour les entreprises, car vous pouvez facilement les intégrer pour gérer plusieurs processus ensemble (par exemple, lier votre outil de suivi des dépenses à la base de données des ressources humaines pour le paiement des salaires).

Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment créer votre propre outil de suivi des dépenses dans des feuilles de calcul. Pour cet exercice, je recommande Google Sheets, qui est gratuit (si vous avez un compte Gmail) et auquel vous pouvez accéder de n'importe où.

Créez vos catégories de dépenses

La meilleure façon d'examiner vos dépenses est de les classer par catégories. Au cours d'un mois donné, vous pouvez avoir des centaines ou des milliers (pour une entreprise) de paiements. Afin de visualiser où vous dépensez votre argent, il est important de les classer par catégories. Pour les dépenses personnelles, il s'agit de catégories telles que le logement, le transport et les services publics, tandis que pour une entreprise, il s'agit de catégories telles que les frais de bureau, les salaires et les fournitures. Nous recommandons entre 8 et 15 catégories pour vous donner suffisamment de visibilité sur vos dépenses, sans pour autant vous submerger.

Créez votre feuille de saisie des dépenses

Une fois que vous avez créé vos catégories de dépenses, vous pouvez commencer à saisir vos dépenses. Pour votre feuille de dépenses, vous devez inclure des colonnes pour les catégories (utilisez la validation des données pour créer un menu déroulant), la date du paiement, le montant du paiement et les notes (pour des informations détaillées). Une fois la structure mise en place, vous pouvez commencer à saisir vos dépenses.

Créez votre feuille de saisie des dépenses

Une fois que vous avez créé vos catégories de dépenses, vous pouvez commencer à saisir vos dépenses. Pour votre feuille de dépenses, vous devez inclure des colonnes pour les catégories (utilisez la validation des données pour créer un menu déroulant), la date du paiement, le montant du paiement et les notes (pour des informations détaillées). Une fois la structure mise en place, vous pouvez commencer à saisir vos dépenses.

Créez votre onglet résumé

Une fois vos dépenses saisies, vous pouvez commencer à les résumer dans un onglet. Essayez d'utiliser des formules telles que =SUMIFS() pour additionner toutes les dépenses d'une catégorie donnée sur une période donnée. À partir de là, vous pouvez créer des graphiques pour visualiser facilement où votre argent est dépensé.