10 plantillas de productividad de trabajo a distancia en Google Sheets

Trabajar desde casa, o trabajar a distancia, puede suponer un gran choque si no lo ha hecho antes. Y si eres directivo, mantener la cohesión del equipo y cumplir los plazos de los proyectos supone un reto aún mayor.

Por suerte, el reciente crecimiento del software basado en la nube (herramientas a las que se accede a través del navegador de Internet, en lugar de las que se instalan directamente en el ordenador) nos permite a todos realizar nuestro trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento. Además, nos ayuda a mantenernos conectados con nuestros colegas e incluso a recrear la sensación de trabajar juntos, codo con codo. Aquí te mostraremos cómo utilizar plantillas basadas en Google Sheets para compartir datos e impulsar la productividad del trabajo remoto en tu equipo.

¿Quieres empezar de inmediato? Echa un vistazo a las plantillas de Sheetgo basadas en Google Sheets aquí y aumente su productividad.

Utilizar Google Sheets para aumentar la productividad del trabajo a distancia

Si tienes archivos importantes de Excel atascados en el escritorio de la oficina y ahora estás en casa, puede que sea el momento de pasarte a Google Sheets. Aunque Microsoft también ofrece software de hojas de cálculo en línea (Excel Online, parte del paquete Office 365), aún no ha alcanzado a Google Sheets. Sheets, como las demás aplicaciones de G Suite, se creó como software en la nube. Es intuitivo, ligero y flexible.

Para los equipos remotos, el principal punto fuerte de Google Sheets (junto con Google Docs y Slides) es su colaboración funcionalidad. Google Sheets permite que varias personas vean y editen la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Dependiendo de cómo configures los controles de acceso a los permisos, puedes permitir que otras personas vean la hoja de cálculo, dejen comentarios y/o editen (cambien) los datos dentro de la hoja. Todo lo que necesitan es el enlace (URL) al archivo y una cuenta de Google.

Colaborar en Google Sheets significa que ya no necesitas enviar archivos adjuntos. Y como los datos se actualizan en tiempo real, nunca tendrás que ponerte en contacto con tus compañeros para comprobar las cifras. Siempre estarás viendo la información más reciente y los cambios se guardan automáticamente.

Aumentar la conectividad del equipo

Aunque Google Sheets es colaborativo por diseño, puedes llevar el intercambio de datos a otro nivel conectando hojas de cálculo en un flujo de trabajo automatizado de Sheetgo. Compartir archivos está muy bien, pero muy a menudo puede que necesites restringir quién puede acceder a ciertos datos. Aparte de las preocupaciones por la privacidad de los datos, demasiadas “manos” tocando la misma hoja de cálculo aumentarán el riesgo de errores. En organizaciones más grandes, o cuando se comparte información con partes interesadas externas, puede que no sea factible compartir la misma hoja de cálculo con todo el mundo.

Puedes crear un flujo de trabajo optimizado de hojas de cálculo conectadas para automatizar cualquier proceso empresarial y conseguir que tu equipo remoto trabaje conjuntamente de forma más productiva. Estas son nuestras 10 mejores plantillas para colaborar en el tiempo y el espacio, y aumentar la productividad del trabajo remoto.

Gestión de proyectos y resultados

Aunque es bastante fácil sustituir la reunión diaria del equipo por una videollamada, estar al tanto de quién hace qué no es tan sencillo cuando el equipo está separado geográficamente. El mayor problema es la comunicación eficaz. No es raro que los trabajadores remotos pasen gran parte del tiempo simplemente hablando de lo que están haciendo. “Avísame cuando hayas terminado X”. “Envíame el archivo cuando esté listo”. “¿Cuál es el plazo previsto para el proyecto?”. Puedes reducir todas estas conversaciones virtuales, que consumen mucho tiempo y resultan agotadoras, sustituyéndolas por un sistema automatizado basado en hojas de cálculo.

1. Planificar y realizar el seguimiento de proyectos en un equipo remoto

Utilice Plantilla de flujo de trabajo de gestión de proyectos de Sheetgo para asignar tareas y recibir actualizaciones de estado de sus colegas de forma automática. Usted organiza y controla el proyecto, los plazos, las prioridades y las tareas en su hoja de cálculo maestra. Tu hoja maestra está conectada a varias hojas de cálculo individuales (una para cada miembro de tu equipo) a través de las conexiones de Sheetgo. Cuando añades nuevas tareas a la hoja maestra, los datos se envían automáticamente al compañero correspondiente. Cada miembro del equipo tiene autonomía para gestionar su propio trabajo y seguir los progresos en su propia hoja de cálculo. Cuando completan una tarea, los datos se le envían automáticamente.

• Supervise los progresos en el cuadro de mandos automatizado
• Ningún programa nuevo, sólo hojas de cálculo
• Plantilla lista para usar
• Personalizable

2. Seguimiento de la productividad del trabajo a distancia

Cuando no se dispone de un equipo que trabaje bajo un mismo techo, es difícil calcular el tiempo que se dedica a tareas concretas. Plantilla de Gestión de Horarios de Sheetgo le permite controlar el tiempo que lleva cada proyecto. Así podrás reasignar recursos o ajustar calendarios y planes si es necesario. Funciona así: Usted planifica el desglose de proyectos y plazos en su hoja maestra. Los datos se envían automáticamente a las hojas de cálculo personales de los miembros de su equipo, a través de las conexiones de Sheetgo. Sólo tienen que actualizar el estado de cada tarea y los datos vuelven a su hoja maestra. Así tendrá una visión completa de quién está haciendo qué y cuánto tiempo les está llevando.

• Flujo de trabajo automatizado listo para usar
• Sin necesidad de actualizaciones de estado por correo electrónico
• Dar autonomía al personal para gestionar su propio tiempo
• Obtenga una visión general en su panel de control

3. Supervisar el rendimiento del equipo y los OKR

Fue una tendencia que comenzó en la industria tecnológica, pero hoy en día una gran variedad de empresas de todos los sectores utilizan el sistema de medición del rendimiento de Objetivos y Resultados Clave (OKR) para establecer objetivos, motivar a los equipos y alinear las metas. Cuando tu equipo trabaja a distancia, especialmente en una gran organización, es difícil controlar cómo progresa cada uno hacia sus OKR. Utiliza Plantilla de OKRs de empresa de Sheetgo para organizar y seguir los OKR de cada persona, equipo y departamento. Cada departamento tiene su propia hoja de cálculo que actualizan. Los datos fluyen directamente a su hoja de cálculo maestra a través de las conexiones de Sheetgo. Obtendrá una visión general actualizada del progreso de toda la empresa en el panel de control automatizado.

• Seguimiento automatizado de los OKR
• Controlar el rendimiento individual y del equipo
• Sin programas informáticos, sólo hojas de cálculo

Educación

Las escuelas e instituciones educativas pueden trasladar sus clases a Internet con la ayuda de software de vídeo, herramientas de mensajería como Slack y Microsoft Teams y sistemas de gestión de cursos como Moodle y Google Classroom. Pero como todo profesor sabe, hay mucho más trabajo entre bastidores aparte de la enseñanza propiamente dicha. Desde la planificación del plan de estudios hasta el seguimiento de las notas y la creación de informes, la educación implica una enorme cantidad de trabajo administrativo. Si eres un profesor que trabaja desde casa o un administrador que organiza un equipo de personal a distancia, puedes aligerar la carga de trabajo administrativo con sistemas basados en hojas de cálculo fáciles de usar y asequibles. Con Sheetgo, puede conectar una hoja de cálculo con otra en un sistema racionalizado y automatizado, eliminando correos electrónicos, llamadas o el riesgo de perder información.

4. Gestionar la asistencia de los alumnos a distancia

Utilice Plantilla de gestión de asistencia de Sheetgo para registrar la asistencia de los alumnos y compartir la información con los administradores. Con este sistema de fácil manejo, cada profesor rellena su propia hoja de cálculo, marcando qué alumnos están presentes o ausentes en cada clase mediante sencillas casillas y menús desplegables. La hoja de cálculo de cada profesor está conectada a la hoja maestra del administrador, a través de las conexiones de Sheetgo. Los datos fluyen automáticamente de la hoja de cálculo del profesor a la hoja de cálculo del administrador, proporcionando a los gestores del centro una visión general instantánea de la asistencia en todo el centro y ahorrando el valioso tiempo de los profesores.

• Control de asistencia sencillo y automatizado
• Ahorre tiempo en comunicaciones, correos electrónicos y llamadas
• Compartir y gestionar los datos de los alumnos a distancia

5. Compartir los datos de las notas de los alumnos

Registre todas las calificaciones de sus alumnos en un lugar seguro y comparta esos datos con los administradores escolares de forma automática utilizando Plantilla de gestión de cuadernos de notas de Sheetgo. En este sistema de fácil manejo, los profesores registran las calificaciones de los alumnos para cada tarea en su propia hoja de cálculo. Las conexiones de Sheetgo transfieren automáticamente los datos a la hoja maestra del gestor, donde el panel automatizado ofrece una visión general de los niveles de rendimiento por clase o tarea.

• Auditoría de tareas, alumnos y profesores
• Elimine los correos electrónicos y el copiar y pegar
• Personaliza la plantilla para adaptarla a tu centro

Finanzas y contabilidad

Cuando no se trabaja en la misma oficina, el intercambio de datos y la comunicación se vuelven más engorrosos. Enviar correos electrónicos y hojas de cálculo con archivos adjuntos es una opción, pero bastante ineficaz, ya que los archivos pueden no estar actualizados y comprobar o consultar cifras concretas requiere mucha comunicación de ida y vuelta. Google Sheets cuenta con una potente función de uso compartido, pero cuando se manejan datos financieros confidenciales, no siempre es factible compartir toda la hoja de cálculo con otras personas. Puedes copiar y pegar datos de una hoja a otra, pero eso aumenta el riesgo de error manual y es una verdadera pérdida de tiempo. 

Con las plantillas automatizadas de Sheetgo, puede enviar y recibir datos entre hojas de cálculo en flujos de trabajo altamente controlados y racionalizados, para aumentar la productividad del trabajo remoto. Al mantener los datos en hojas de cálculo separadas, pero conectadas, puedes compartir información entre tu equipo distribuido de forma instantánea al tiempo que mantienes el control sobre el acceso a los datos, lo que garantiza hojas más ligeras y mejores datos.

6. Supervisar el flujo de caja en un equipo remoto

Encontrar y cotejar datos es una de las mayores pérdidas de productividad, tanto si su equipo está en la oficina como si trabaja a distancia. Muchos de nosotros sufrimos más retrasos cuando nuestros compañeros trabajan en otras zonas horarias o simplemente con un horario diferente. Utiliza Plantilla de flujo de caja de Sheetgo para controlar más fácilmente su tesorería con un flujo de trabajo automatizado, extrayendo datos de sus departamentos de cobros y pagos o de los compañeros responsables.

• Controlar la tesorería con hojas de cálculo conectadas
• Procesado más ligero con hojas separadas
• Obtenga datos precisos en el cuadro de mandos automatizado

7. Compare su presupuesto con el gasto real

El seguimiento a distancia del presupuesto es fácil si se utiliza un sistema automatizado. Conectar hojas de cálculo permite recopilar y analizar los datos compilados por los compañeros, independientemente de dónde se encuentren. Plantilla Presupuesto vs. Real de Sheetgo extrae los datos de ingresos y gastos de hojas de cálculo independientes y los integra en su hoja maestra. El panel de control automatizado te ofrece una visión general inmediata de los ingresos y de si cada proyecto se ajusta o no al presupuesto.

• Recogida automatizada de datos de toda la empresa
• Mejor control presupuestario
• Sin comunicación de ida y vuelta

8. Gestionar los gastos de personal

“No olvide presentar sus gastos antes del viernes”. Contables y administradores financieros: nunca más tendrán que teclear estas palabras con Plantilla de seguimiento de gastos de Sheetgo. Esta plantilla conecta varias hojas de cálculo para que tus compañeros registren, controlen y envíen sus gastos sin necesidad de enviarte un correo electrónico. Recibirás automáticamente los envíos de gastos de todos tus compañeros y podrás hacer un seguimiento de los costes en el panel automatizado.

• Reciba y controle los gastos automáticamente
• Cada empleado tiene su propio panel de control
• Se acabaron los correos electrónicos y los archivos adjuntos perdidos

 9. 9. Cuenta de resultados

A medida que su empresa crece, el número de departamentos que gestiona tiende a aumentar exponencialmente. Más departamentos suele significar procesos de gestión de datos más laboriosos (y a menudo más errores y duplicaciones). Genere una cuenta de resultados automatizada sin tener que recopilar manualmente ninguna información de los distintos departamentos, utilizando la aplicación Plantilla de cuenta de resultados de Sheetgo. Obtenga datos de ingresos y gastos de ventas, marketing, administración, TI y otros departamentos directamente en una hoja maestra con un panel automatizado.

• Calcular automáticamente el EBIT
• Sin correos electrónicos, llamadas ni búsqueda de datos
• Plantilla personalizable con fórmulas

10. Supervisar el rendimiento de múltiples unidades de negocio

Si es usted inversor, miembro de un consejo de administración, asesor o consultor, puede ser un quebradero de cabeza hacer el seguimiento de varios proyectos a la vez. A veces necesitas una visión financiera de toda tu cartera en un solo lugar. Plantilla de análisis de unidades de negocio de Sheetgo conecta varias hojas de cálculo, extrayendo datos de distintas entidades empresariales en una hoja maestra central y un cuadro de mandos. El sistema es flexible y puede personalizarse para hacer un seguimiento de distintos KPI o combinar datos de varios proyectos o subdivisiones.

• Visualice los KPI de todas sus unidades de negocio en un solo lugar
• Obtenga datos de colegas remotos
• Obtenga datos al instante en el cuadro de mandos automatizado

Más consejos para la productividad en el trabajo a distancia

La transición de una oficina “real” a una virtual es un reto al que se enfrentan muchos equipos de todo el mundo. Aparte de las cuestiones logísticas y prácticas, mantener al equipo conectado requiere muchos cambios culturales y de comunicación. Para obtener más consejos sobre el trabajo a distancia, consulte nuestro artículo en cómo mantener a su equipo conectado cuando se trabaja desde casa o en varios lugares.