10 modelos de produtividade de trabalho remoto no Planilhas Google

Trabalhar em casa, ou trabalhar remotamente, pode ser um grande choque se você nunca tiver feito isso antes. E se você for um gerente, manter a coesão da equipe e os projetos dentro do cronograma representa um desafio ainda maior.

Felizmente, o recente crescimento do software baseado em nuvem (ferramentas que você acessa por meio do navegador da Internet, em vez daquelas que são instaladas diretamente no computador) está permitindo que todos nós façamos nosso trabalho em qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, está nos ajudando a permanecer conectados aos colegas e até mesmo a recriar a sensação de trabalhar juntos, lado a lado. Aqui, mostraremos como usar modelos baseados no Google Sheets para compartilhar dados e aumentar a produtividade do trabalho remoto em sua equipe.

Deseja começar imediatamente? Dê uma olhada nos modelos baseados no Google Sheets do Sheetgo aqui e aumentar sua produtividade.

Usando o Google Sheets para aumentar a produtividade do trabalho remoto

Se você tem arquivos importantes do Excel presos em sua área de trabalho no escritório e agora está em casa, talvez seja o momento de mudar para o Planilhas Google. Embora a Microsoft também ofereça um software de planilha eletrônica on-line (Excel Online, parte do pacote Office 365), ela ainda não alcançou o Google Sheets. O Sheets, assim como os outros aplicativos do G Suite, foi criado como um software em nuvem. Ele é intuitivo, leve e flexível.

Para equipes remotas, o principal ponto forte do Google Sheets (juntamente com o Google Docs e o Slides) é sua colaborativo funcionalidade. O Google Sheets permite que várias pessoas visualizem e editem a mesma planilha ao mesmo tempo. Dependendo de como você define os controles de acesso de permissões, é possível permitir que as pessoas visualizem a planilha, deixem comentários e/ou editem (alterem) os dados dentro da planilha. Tudo o que elas precisam é o link (URL) para o arquivo e uma conta do Google.

Colaborar no Planilhas Google significa que você não precisa mais enviar arquivos como anexos. E como os dados são atualizados em tempo real, não é necessário entrar em contato com seus colegas para verificar os números. Você sempre verá as informações mais recentes e as alterações serão salvas automaticamente.

Aumente a conectividade da equipe

Embora o Planilhas Google seja colaborativo por natureza, você pode levar o compartilhamento de dados a outro nível conectando planilhas em um fluxo de trabalho automatizado do Sheetgo. Compartilhar arquivos é ótimo, mas muitas vezes pode ser necessário restringir quem pode acessar determinados dados. Além das preocupações com a privacidade dos dados, o excesso de “mãos” tocando a mesma planilha aumentará o risco de erros. Em organizações maiores, ou ao compartilhar informações com partes interessadas externas, talvez não seja viável compartilhar a mesma planilha com todos.

Você pode criar um fluxo de trabalho simplificado de planilhas conectadas para automatizar qualquer processo de negócios e fazer com que sua equipe remota trabalhe em conjunto de forma mais produtiva. Aqui estão os nossos 10 principais modelos para colaborar no tempo e no espaço - e aumentar a produtividade do trabalho remoto.

Gerenciamento de projetos e desempenho

Embora seja bastante fácil substituir a reunião diária da equipe por uma chamada de vídeo, manter o controle de quem está fazendo o quê não é tão simples quando sua equipe está geograficamente separada. O maior problema é a comunicação eficaz. Não é incomum que os trabalhadores remotos passem grande parte do tempo simplesmente discutindo o que estão fazendo. “Avise-me quando tiver terminado X”. “Envie-me o arquivo quando ele estiver pronto”. “Qual é o prazo de entrega do projeto?” Você pode reduzir muitas dessas conversas virtuais demoradas e cansativas substituindo-as por um sistema automatizado baseado em planilhas.

1. Planejar e acompanhar projetos em uma equipe remota

Uso Modelo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos da Sheetgo para alocar tarefas e receber atualizações de status de seus colegas automaticamente. Você organiza e controla o projeto, os prazos, as prioridades e as tarefas em sua planilha principal. A planilha principal é conectada a várias planilhas individuais (uma para cada membro da equipe) por meio de conexões do Sheetgo. Quando você adiciona novas tarefas à planilha principal, os dados são enviados automaticamente para o colega apropriado. Cada membro da equipe tem autonomia para gerenciar seu próprio trabalho e acompanhar o progresso em sua própria planilha. Quando eles concluem uma tarefa, os dados são enviados de volta para você automaticamente.

• Monitore o progresso no painel de controle automatizado
• Nenhum software novo, apenas planilhas
• Modelo pronto para uso
• Personalizável

2. Controle a produtividade do trabalho remoto

Quando não se tem uma equipe trabalhando sob o mesmo teto, é um desafio avaliar quanto tempo está sendo gasto em tarefas específicas. Modelo de gerenciamento de planilha de horas da Sheetgo permite que você acompanhe o tempo que cada projeto está levando. Como resultado, você pode realocar recursos ou ajustar cronogramas e planos, se necessário. Veja como funciona: Você planeja o detalhamento dos projetos e prazos em sua planilha principal. Os dados são enviados automaticamente para as planilhas pessoais dos membros da sua equipe, por meio de conexões do Sheetgo. Eles simplesmente atualizam o status de cada tarefa e os dados retornam à sua planilha principal. Você mantém uma visão geral completa de quem está fazendo o quê, além do tempo que está levando.

• Fluxo de trabalho automatizado pronto para uso
• Não há necessidade de atualizações de status por e-mail
• Dar aos funcionários autonomia para gerenciar seu próprio tempo
• Obtenha uma visão geral rápida em seu painel

3. Monitorar o desempenho da equipe e os OKRs

Foi uma tendência que começou no setor de tecnologia, mas hoje uma grande variedade de empresas de todos os setores usa o sistema de medição de desempenho de Objetivos e Principais Resultados (OKRs) para definir metas, motivar equipes e alinhar objetivos. Quando a sua equipe trabalha remotamente, especialmente em uma grande organização, é difícil monitorar o progresso de cada um em relação aos seus OKRs. Use Modelo de OKRs da empresa da Sheetgo para organizar e monitorar OKRs para cada indivíduo, equipe e departamento. Cada departamento tem sua própria planilha, que é atualizada. Os dados fluem diretamente para sua planilha principal por meio de conexões do Sheetgo. Você obtém uma visão geral atualizada do progresso de toda a empresa no painel automatizado.

• Rastreamento automatizado de OKR
• Mantenha o controle do desempenho individual e da equipe
• Sem software, apenas planilhas

Educação

As escolas e instituições educacionais podem transferir suas aulas para o ambiente on-line com a ajuda de software de vídeo, ferramentas de mensagens, como o Slack e o Microsoft Teams, e sistemas de gerenciamento de cursos, como o Moodle e Google Classroom. Mas, como todo professor sabe, há muito mais trabalho nos bastidores além do ensino propriamente dito. Desde o planejamento de um programa de estudos até o acompanhamento de notas e a criação de relatórios, a educação envolve uma enorme quantidade de trabalho administrativo. Se você é um professor que trabalha em casa ou um administrador que organiza uma equipe de funcionários remotos, pode aliviar a carga de trabalho administrativo com sistemas baseados em planilhas fáceis de usar e acessíveis. Com o Sheetgo, você pode conectar uma planilha a outra em um sistema simplificado e automatizado, eliminando e-mails, chamadas ou o risco de perda de informações.

4. Gerenciar a frequência dos alunos remotamente

Uso Modelo de gerenciamento de presença da Sheetgo para registrar a frequência dos alunos e compartilhar as informações com os administradores. Com esse sistema fácil de usar, cada professor preenche sua própria planilha, marcando quais alunos estão presentes ou ausentes em cada aula usando caixas de seleção e menus suspensos simples. A planilha de cada professor é conectada à planilha principal do administrador, por meio de conexões do Sheetgo. Os dados fluem automaticamente da planilha do professor para a planilha do administrador, proporcionando aos gerentes da escola uma visão geral instantânea da frequência em toda a escola e economizando o precioso tempo dos professores.

• Controle de presença simples e automatizado
• Economize tempo em comunicações, e-mails e chamadas
• Compartilhe e gerencie os dados dos alunos remotamente

5. Compartilhar dados das notas dos alunos

Registre as notas de todos os seus alunos em um local seguro e compartilhe esses dados com os administradores da escola automaticamente usando Modelo de gerenciamento de boletins de notas da Sheetgo. Nesse sistema fácil de usar, os professores registram as notas dos alunos para cada tarefa em sua própria planilha. As conexões do Sheetgo transferem os dados automaticamente para a planilha principal do gerente, onde o painel automatizado oferece uma visão geral dos níveis de desempenho por classe ou tarefa.

• Atribuições de auditoria, alunos e professores
• Eliminar e-mails e copiar e colar
• Personalize o modelo para se adequar à sua escola

Finanças e Contabilidade

Quando não se trabalha no mesmo escritório, o compartilhamento de dados e a comunicação tornam-se mais complicados. O envio de e-mails e arquivos de planilhas com anexos é uma opção, mas é bastante ineficiente, pois os arquivos podem estar desatualizados e a verificação ou consulta de números específicos exige muita comunicação. O Google Sheets tem uma poderosa função de compartilhamento, mas quando se lida com dados financeiros confidenciais, nem sempre é viável compartilhar a planilha inteira com outras pessoas. Você pode copiar e colar dados de uma planilha para outra, mas isso aumenta o risco de erro manual e é um verdadeiro desperdício de tempo. 

Com os modelos automatizados do Sheetgo, você pode enviar e receber dados entre planilhas em fluxos de trabalho altamente controlados e simplificados, para aumentar a produtividade do trabalho remoto. Ao manter os dados em planilhas separadas, mas conectadas, você pode compartilhar informações com toda a sua equipe distribuída instantaneamente e, ao mesmo tempo, manter o controle sobre o acesso aos dados, garantindo planilhas mais leves e dados melhores.

6. Monitorar o fluxo de caixa em uma equipe remota

Encontrar e agrupar dados é um dos maiores problemas de produtividade, quer sua equipe esteja no escritório ou trabalhando remotamente. Muitos de nós sofrem mais atrasos quando os colegas estão trabalhando em outros fusos horários ou simplesmente trabalhando em um horário diferente. Use Modelo de fluxo de caixa da Sheetgo para controlar seu fluxo de caixa mais facilmente com um fluxo de trabalho automatizado, extraindo dados de seus departamentos de recebimentos e pagamentos ou dos colegas responsáveis.

• Monitorar o fluxo de caixa com planilhas conectadas
• Processamento mais leve com folhas separadas
• Obtenha dados precisos no painel automatizado

7. Compare seu orçamento com os gastos reais

O acompanhamento remoto do orçamento é fácil se você usar um sistema automatizado. A conexão de planilhas permite que você colete e analise dados compilados por colegas, não importa onde estejam localizados. Modelo de orçamento vs. real da Sheetgo extrai dados de receitas e despesas de planilhas separadas para sua planilha principal. O painel automatizado oferece uma visão geral imediata da receita e se cada projeto está dentro do orçamento ou não.

• Coleta automatizada de dados de toda a empresa
• Melhor controle do orçamento
• Não há comunicação de ida e volta

8. Gerenciar as despesas da equipe

“Não se esqueça de enviar suas despesas até sexta-feira.” Contadores e administradores financeiros - vocês nunca mais terão que digitar essas palavras com Modelo de rastreador de despesas da Sheetgo. Esse modelo conecta várias planilhas, permitindo que seus colegas registrem, monitorem e enviem suas despesas sem nunca enviar um e-mail para você. Você recebe automaticamente os envios de despesas de todos os seus colegas e acompanha os custos no painel automatizado.

• Receber e rastrear despesas automaticamente
• Cada funcionário tem seu próprio painel de controle
• Não há mais e-mails ou anexos perdidos

 9. Demonstração de resultados

À medida que sua empresa cresce, o número de departamentos que você gerencia tende a aumentar exponencialmente. Mais departamentos geralmente significam processos de gerenciamento de dados mais trabalhosos (e, muitas vezes, mais erros e duplicação). Gere uma demonstração de resultados automatizada sem precisar coletar manualmente nenhuma informação de diferentes departamentos, usando a ferramenta Modelo de Demonstração de Resultados da Sheetgo. Extraia dados de receitas e despesas de vendas, marketing, administração, TI e outros departamentos diretamente em uma planilha mestre com um painel automatizado.

• Calcular o EBIT automaticamente
• Sem e-mails, chamadas ou busca de dados
• Modelo personalizável com fórmulas

10. Monitorar o desempenho de várias unidades de negócios

Se você é um investidor, membro do conselho, assessor ou consultor, pode ser uma dor de cabeça acompanhar vários projetos ao mesmo tempo. Às vezes, você precisa de uma visão geral financeira de todo o seu portfólio em um só lugar. Modelo de análise de unidade de negócios da Sheetgo conecta várias planilhas, extraindo dados de entidades comerciais distintas em uma planilha mestre central e em um painel de controle. O sistema é flexível e pode ser personalizado para rastrear diferentes KPIs ou para combinar dados de vários projetos ou subdivisões.

• Visualize os KPIs de todas as suas unidades de negócios em um só lugar
• Extrair dados de colegas remotos
• Obtenha dados instantâneos no painel de controle automatizado

Mais dicas para produtividade no trabalho remoto

A transição de um escritório “real” para um virtual é um desafio que muitas equipes em todo o mundo estão enfrentando. Além das questões logísticas e práticas, manter a equipe conectada exige muitas mudanças culturais e de comunicação. Para obter mais dicas sobre como trabalhar remotamente, confira nossa postagem em como manter sua equipe conectada quando estiver trabalhando em casa ou em vários locais.