Cómo crear un cuadro de mando en Google Sheets

Obtenga información práctica con un panel de datos

Piense en la última vez que necesitó comprobar un KPI u otra métrica importante para un informe. Buscar entre un mar de datos sin procesar en varias pestañas y múltiples hojas de cálculo es increíblemente frustrante. Especialmente cuando necesitas encontrar información precisa rápidamente. Puedes resolver este problema si creas un panel de control en Google Sheets, que te proporcione a ti y a tus compañeros datos en tiempo real bajo demanda.

Los cuadros de mando de Google Sheets presentan los datos en un formato visual que ofrece una visión general de las métricas clave. Los cuadros, tablas y gráficos son atractivos y fáciles de leer, lo que permite a los usuarios, compañeros de trabajo y clientes comprender mejor la información extraída de las hojas de cálculo. Además, pueden resultar muy atractivos e impresionantes si tienes que presentar los datos a otras personas. Muchos equipos muestran ahora su cuadro de mando de rendimiento para que todo el mundo lo vea, en una pantalla de televisión en la oficina. Esto puede ayudar a motivar al equipo y mantener a todos en la misma página.

Los cuadros de mando pueden utilizarse para controlar todos los procesos empresariales, desde el seguimiento de las existencias en almacén hasta el análisis de los resultados de una encuesta.

La visualización de datos se ha convertido en una poderosa herramienta de negocio y análisis de datos. Para los equipos que trabajan en la nube, los cuadros de mando permiten a los distintos departamentos un acceso instantáneo a datos dinámicos, en tiempo real. Estas perspectivas procesables facilitan la detección de tendencias y problemas con mayor rapidez, así como la toma de decisiones rápidas basadas en información precisa.

Existen muchos programas especializados en la visualización de datos, pero también es posible crear cuadros de mando de calidad con Google Sheets y Looker (antes Google Data Studio). A continuación te explicamos paso a paso cómo crear un cuadro de mando con Google Sheets y Looker.

Cómo crear un cuadro de mando en Google Sheets

A la hora de diseñar cualquier cuadro de mandos, primero hay que preguntarse:

• ¿Qué datos quiero ver?
• ¿En qué formato lo quiero? (Por ejemplo, un diagrama de sectores, un cuadro de mando, un diagrama de dispersión, un gráfico).

En este ejemplo, imaginemos que desea analizar las 2000 mayores empresas del mundo. Quieres comparar sus beneficios con su clasificación en la lista Forbes 2000 y quieres ver este informe de datos en forma de gráfico de columnas. He aquí cómo hacerlo.

Paso 1: Insertar gráfico

1. Abre la hoja de cálculo que contiene tus datos. Aquí hemos utilizado el conjunto de datos de Forbes 2000, que incluye los activos, ingresos, valor de mercado y otros KPI no numéricos de las 2000 mayores empresas del mundo.
2. Seleccione la columna y las filas que desea incluir.
3. Haga clic en Insertar gráfico en la barra de menús.
4. Google Sheets le sugiere automáticamente un gráfico, indicado como Sugerencia en el editor de gráficos (que aparece a la derecha). En este caso, se trata de un gráfico de dispersión:

Paso 2: Cambiar de estilo

1. Ahora ajuste el estilo y el intervalo de datos en el editor de gráficos (a la derecha).
2. Haga clic en Configurar. En este ejemplo lo cambiaremos a un gráfico de columnas.

Paso 3: Mover el salpicadero

1. Haga clic en los 3 puntos de la esquina superior derecha del gráfico.
2. Seleccione pasar a la hoja propia. Esto coloca el cuadro de mando en su propia pestaña (hoja) separada del resto de sus datos.
3. En Personalice, seleccione Maximice para ver la pantalla completa.
4. El gráfico se actualiza automáticamente una vez filtrada la hoja de cálculo.

Cómo añadir una línea de brillo 

Un sparkline es un minigráfico que puede añadirse a una sola celda para mostrar una tendencia a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Esto puede ser útil para detectar aumentos o disminuciones, indicando dónde es necesario examinar más detenidamente los datos. A menudo, los datos se presentan como series temporales, como es el caso de muchas métricas financieras y bursátiles. El análisis de tendencias también es importante en el análisis web y de marketing. Por ejemplo, es posible que desee observar las tendencias de determinadas palabras clave o visitas a páginas.

Aquí tienes un pequeño truco para crear un sparkline:

1. Asegúrese de que en el conjunto de datos se incluyen datos de tendencias o una serie temporal.
2. Utilice esta fórmula: por ejemplo =SPARKLINE(N2:Y2)
3. La célula puede expandirse, igual que una célula normal.

Google Sheets lanza constantemente otras funciones nuevas para crear hojas de cálculo más atractivas con funciones interactivas de generación de informes.

Plantillas de cuadros de mando en Google Sheets

Si te abruma la idea de crear tu propio cuadro de mando personalizado desde cero, o simplemente estás demasiado ocupado, existe una amplia gama de plantillas que te ayudarán. Echa un vistazo a la galería de plantillas de Google Sheets o, si trabajas en marketing online, prueba una solución especializada en informes como Supermetría.

Si quieres un panel de control automatizado listo para usar que extraiga datos de varias hojas de cálculo diferentes, echa un vistazo a Plantillas de Sheetgo. Desde el flujo de caja y la gestión de inventarios hasta los prospectos de ventas y el seguimiento de la asistencia de los alumnos, existe una plantilla de flujo de trabajo para cada proceso empresarial.

Cómo crear un cuadro de mando en Looker (antiguo Google Data Studio)

Para cuadros de mando más avanzados con gráficos realmente inteligentes, prueba Looker. Te permite crear visualizaciones de datos de aspecto profesional sin necesidad de conocimientos de programación. Combina varias funciones de diagrama y el tipo de herramientas de manipulación de datos que encuentras en el software estadístico.

Tú puedes:

• Añade datos de Google Sheets, Google Analytics, Google Ads, BigQuery y plataformas de redes sociales directamente a tu panel mediante conectores predefinidos.
• Cree visualizaciones atractivas con sencillas herramientas de arrastrar y soltar.
• Elabore informes interactivos con filtros de visualización y controles de intervalos de fechas.
• Utilice una plantilla de marketing preconfigurada de Data Studio.
• Utiliza la función de compartir para colaborar en un cuadro de mando con otros editores, en tiempo real.

He aquí cómo hacerlo.

Inicio Looker.

En primer lugar, echa un vistazo a la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla y al menú de edición que aparece a la derecha, una vez que hayas añadido un gráfico.

Paso 1: Conecte su fuente de datos.

Empezaremos con un informe en blanco.

En la ventana emergente de la derecha, haga clic en Añadir una fuente de datos > Crear nueva fuente de datos. Aquí puedes seleccionar un archivo de Google Drive o conectarte a otras aplicaciones como Google Ads o Google Analytics.

Cómo conectar archivos Excel a Looker

Looker se conecta directamente a Google Sheets, pero si quieres extraer tu conjunto de datos de archivos de Excel, primero tendrás que transferir los datos a Google Sheets. Podrías hacerlo manualmente, pero un panel de control sólo funciona si se alimenta constantemente de datos en tiempo real. Para resolver este problema, puedes configurar un flujo de trabajo de datos automatizado mediante Sheetgo para conectar tus archivos sin problemas.

Excel ⇒ Google Sheets ⇒ Looker.

Descúbralo aquí cómo establecer una cadena automatizada de conexiones con Sheetgo.

Paso 2: Insertar un diagrama

En los siguientes ejemplos, volveremos a utilizar nuestro conjunto de datos Forbes 2000. En la barra de menús, vaya a Inserte y luego elige qué tipo de visualización quieres.

Aquí tienes algunos ejemplos de visualización que puedes crear:

Crea un mapa en tu panel de control

Supongamos que queremos crear un mapa a partir de nuestro conjunto de datos. Queremos ver la densidad de empresas Forbes 2000 por país. Los países con más empresas aparecerán en un tono azul más oscuro en el mapa.

• Haga clic en Inserte y seleccione Geo Map (alternativamente, haga clic en el botón Añadir un gráfico botón).
• Vaya al menú desplegable de la derecha.
• En DATOS, cambie la métrica a País y la agregación a Recuento.

Añadir una tabla

Aquí queremos una tabla que muestre la empresa mejor clasificada para cada país.

• Ir a Inserte y elija Cuadro.
• En el menú de la derecha, elija País como dimensión.
• Arrastrar y soltar rango a Métrica.
• Cambiar la agregación de rango a Min.
• Ponga posición en Clasificar.

Crear un gráfico de donuts

Ahora crearemos un gráfico de donuts que muestre las diferentes industrias representadas por los datos.

• Haga clic en Añadir un gráfico, seleccione Pastel > Donut.
• En Añade dimensión, añada Industria.
• En Métrica, seleccione Industria.
• Ordenar por Industria > Descendiendo.

En el menú de la derecha, haga clic en ESTILO, seleccione Color por > Un solo color.

Puede añadir otro cuadro de mando a su informe en una página aparte haciendo clic en Añadir una página en la barra de menús.

Aquí crearemos una nueva tabla que muestre el valor de mercado de las mayores empresas del conjunto de datos.

• Inserte > Mesa.
• En el menú de la derecha, en DATOS, set Dimensión a Nombre.
• En Métrica, arrastrar y soltar valor de mercado.
• En Ordenar, seleccione valor de mercado.
• En ESTILO > Métricas, seleccione Mapa de calor.

Ahora crearemos una segunda tabla que contenga más KPI, proporcionando una visión general de las diferencias entre las mayores empresas de esta lista.

• Inserte una tabla y añada las métricas: valor de mercado, ingresos, activos.
• En Dimensión, seleccione Nombre
• Ordenar por > valor de mercado
• En ESTILO > Métricas, elija Bar. Elige colores diferentes para cada columna.

Cómo crear una tabla filtrada (pivotante) en su cuadro de mandos

Aquí queremos una tabla que muestre todos los activos por país, por industria.

• Inserte > Tabla dinámica.
• En Fila Dimensión, Añadir Industria.
• En Dimensión de la columna, seleccione País.
• En Métrica, añada Activos (tenga en cuenta que la Agregación debe establecerse en Suma por defecto).

Queremos añadir un filtro para EE.UU., Reino Unido, Alemania y China.

• Ir al menú DATOS de la derecha
• En Filtro > Añadir un filtro, haga clic en Crear un filtro

Se abre un menú en la parte inferior de la pantalla. Aquí puede seleccionar su opción de filtro

En este ejemplo utilizaremos los siguientes pasos:

• Incluya > País > Igual a (=). Como valor introduciremos, por ejemplo, Alemania.
• Haga clic en O
• Repite la operación para los demás países.

¿Se bloquea Looker? Prepara primero tus datos.

Looker es una aplicación potente para crear cuadros de mando impresionantes, pero puede tener problemas para procesar grandes cantidades de datos en informes complejos. Es posible que notes que tu cuadro de mando en Looker se ralentiza, se congela o se bloquea, especialmente cuando utilizas muchos filtros y tablas dinámicas.

Es una buena idea preparar tus datos de antemano, para que Looker pueda importar datos consolidados y resumidos directamente desde archivos más sencillos de Google Sheets. Si quieres que tu cuadro de mando combine datos de múltiples fuentes, puedes utilizar una herramienta como Sheetgo para agilizar y procesar sus datos en un flujo de trabajo, antes de conectarse a Looker. Con Sheetgo puedes:

• Automatiza la transferencia de datos entre archivos de Google Sheets, así como desde Excel y CSV.
• Programe actualizaciones automáticas cuando lo desee.
• Consolide y fusione datos de varios archivos y carpetas en una sola hoja.
• Cree sus propios flujos de trabajo personalizados.

Leer cómo hacerlo aquí.

Buena suerte al crear tu panel de control en Google Sheets. ¿Buscas otras soluciones de creación de informes en Google Sheets? Echa un vistazo a nuestros 10 recomendados Complementos de Google Sheets para la elaboración de informes.