Plantilla de préstamo de inventario en Google Sheets

¿Algún departamento de su empresa presta artículos internamente? Tal vez tenga una biblioteca que presta libros a los alumnos. O un departamento informático que presta equipos informáticos a los empleados. ¿Tal vez tenga un negocio de alquiler de artículos a clientes, como bicicletas, herramientas o ropa?

Sea cual sea el tipo de empresa, instituto u organización en la que trabaje, el seguimiento de los artículos prestados es una tarea esencial, pero a menudo se hace manualmente o mediante engorrosos sistemas informáticos.

Llevar un control exacto de las existencias que tiene actualmente en su inventario, de lo que se ha prestado (y a quién) le ayuda a calcular si tiene suficiente equipo para su negocio, a reconocer si determinados artículos no se están utilizando y a localizar los artículos perdidos o atrasados que no se han devuelto.

Podrías comprar un software especializado en préstamos, o pedir a tu equipo informático que te construya un sistema de seguimiento, pero en realidad puedes hacerlo tú mismo utilizando la herramienta que ya conoces y utilizas: las hojas de cálculo. Aquí te mostraré cómo crear un sistema fiable de préstamo de inventario en Google Sheets, utilizando una plantilla automatizada.

¿Por qué elegir Google Sheets para gestionar los préstamos de inventario?

• Flexible: Google Sheets te permite crear un sistema de préstamo de inventario a medida que puedes adaptar tú mismo. No es necesario codificar ni utilizar software caro.
• Accesible: Al estar en línea, todos los miembros del equipo pueden acceder a los archivos de Google Sheets desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Compatible con todo: Si utilizas otros paquetes de software en tu empresa, puedes integrarlos fácilmente con Google Sheets. Esto te permite fusionar datos de otros departamentos.
• Fácil de usar: No necesita formación, ya que probablemente esté familiarizado con las hojas de cálculo. El sistema es fácil de mantener sin necesidad de ayuda informática especializada.

Cómo empezar

Plantilla de préstamo de inventario de Sheetgo es un sistema de hoja de cálculo preconstruido para el préstamo de inventario que puede ser utilizado por empresas o escuelas que alquilan o prestan equipos de cualquier tipo. El sistema ofrece a los gestores una forma fiable de realizar un seguimiento de los niveles de inventario, al tiempo que proporciona al personal de la biblioteca o la tienda una forma sencilla de registrar la entrada y salida de artículos.

Lo que obtienes con esta plantilla:

1. Hoja de registro: Esta hoja de cálculo es donde la persona o personas responsables registran qué artículos han sido devueltos.
2. Ficha de salida: En esta ficha el responsable o responsables registran los objetos que han sido prestados, alquilados o prestados.
3. Hoja maestra de Préstamo de Inventario: Es para el gestor que supervisa todas las operaciones. Incluye cuadros de mando automatizados que ofrecen una visión general de los niveles actuales de existencias.
4. Formulario de salida con escáner de código de barras (opcional): si desea que la persona encargada de la salida lo haga con un escáner de código de barras, puede aprovechar nuestro formulario y evitar errores humanos. 

Cómo obtener la plantilla de préstamo de inventario

Instale la plantilla gratuita haciendo clic en el botón de abajo:

Cómo utilizar la plantilla de flujo de trabajo de préstamo de inventario

Paso 1: Eliminar los datos de la muestra

Tanto en el archivo de entrada como en el de salida encontrará datos de ejemplo. Simplemente elimine estos datos de todas las celdas blancas antes de rellenar las suyas.

Paso 2: Rellenar la base de datos de artículos

En la pestaña Base de datos de artículos (Entrada), enumere todos los artículos que tiene en stock. Simplemente rellene el Nombre del artículo en la columna A y el Inventario total (cantidad) en la columna B.

Paso 3: Empezar a retirar artículos

Utilice la ficha o el formulario Check-out para anotar cualquier artículo que preste, así como el importe.

 Formulario de salida:

Comprueba el archivo:

Paso 4: Programe actualizaciones automáticas para que todos sus archivos estén al día

Paso 5: Supervisar los niveles de existencias en un cuadro de mandos automatizado

Por último, controle visualmente los niveles de existencias en el cuadro de mandos automatizado. Verá cuántos artículos se han agotado, qué artículos exactamente y cuántos por cada prestatario.

Préstamo automático de artículos en Google Sheets

Como la plantilla está basada en Google Sheets, es bastante flexible. Puede añadir entradas de datos desde Google Forms, conectarse a un escáner de códigos de barras o enlazar con flujos de trabajo de otros departamentos, como ventas o finanzas.

Así es como se utiliza la plantilla de préstamo de inventario en Google Sheets.