RPA frente a BPA: ¿Cuál es la diferencia? (ejemplos y casos prácticos)

Automatización de procesos empresariales frente a automatización robótica de procesos: ¿Cuál es la diferencia y qué debe utilizar?

Responderemos claramente a esta pregunta y veremos cómo funciona cada automatización en diferentes ejemplos. También veremos ejemplos de empresas que utilizaron RPA y BPA.

RPA frente a BPA: ¿Cuál es la diferencia?

BPA tiene una visión global y pretende optimizar todo el proceso. flujos de trabajo. La RPA, sin embargo, se centra en automatizar tareas específicas y repetitivas dentro de esos flujos de trabajo. La BPA a menudo implica cambiar procesos, sistemas e incluso la cultura de la empresa. La RPA suele ser más fácil de implantar, ya que no requiere grandes cambios en los sistemas existentes.

Ahora que conocemos la principal diferencia entre RPA y BPA, veamos cada concepto con más detalle.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales (BPA)?

La automatización de procesos empresariales (BPA) consiste sencillamente en utilizar la tecnología para automatizar tareas repetitivas que la gente hace normalmente en el trabajo. Por ejemplo, enviar automáticamente correos electrónicos a los clientes, rellenar formularios o comprobar los niveles de inventario.

Imagine que trabaja en una oficina con mucho trabajo y que tiene que enviar el mismo correo electrónico a cada nuevo cliente. En lugar de escribirlo una y otra vez, BPA le permitiría configurar un sistema que envía el correo electrónico automáticamente cada vez que se registra un nuevo cliente. Ahorrará tiempo y se asegurará de que todos los clientes reciben la misma información.

Sin embargo, BPA no es sólo para el marketing por correo electrónico. También se puede utilizar en casi cualquier tipo de negocio como:

• Atención al cliente: Responder a preguntas comunes, procesar pedidos y enviar correos electrónicos personalizados
• Recursos humanos: Incorporación de nuevos empleados, gestión de nóminas y seguimiento de las vacaciones
• Contabilidad: Generar facturas, conciliar cuentas y crear informes financieros.

Características principales del BPA

He aquí algunas características clave de la automatización de procesos empresariales (BPA):

1. Integración: BPA se integra con los sistemas y aplicaciones existentes, como ERP, CRM y HRM.
2. Automatización: Automatiza las tareas manuales repetitivas, como la introducción de datos, el procesamiento de documentos y las aprobaciones.
3. Flujo de trabajo: Define y aplica flujos de trabajo. Las tareas se completan en el orden correcto y dentro del plazo requerido.
4. Supervisión: BPA proporciona rendimiento de procesamiento en tiempo real. Puede identificar cuellos de botella, seguir el progreso y tomar decisiones basadas en datos.
5. Optimización: Analiza continuamente los datos para identificar oportunidades de mejora y optimización.
6. Escalabilidad: BPA puede ampliarse para adaptarse a las necesidades y el crecimiento de la empresa.

Estudio de caso BPA

Vodafone Alemania utiliza la gestión de procesos empresariales (BPM) para actualizar sus sistemas. Pasaron de sistemas antiguos y complejos a una nueva configuración basada en la nube, que hizo sus operaciones más flexibles, transparentes y escalables.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA) es un software que se puede programar para que realice tareas repetitivas en un ordenador. Sigue un conjunto de instrucciones para realizar acciones como hacer clic, escribir, copiar y pegar datos, igual que haría una persona.

Piénselo así: si tiene una tarea aburrida que implique pulsar botones, teclear información o seguir una serie de instrucciones, puede entrenar a un robot RPA para que la haga por usted.

Ahora bien, cabe preguntarse: ¿no es lo mismo BPA que RPA? ¿No automatizan tareas?

Sí, ambos automatizan tareas, pero a distinta escala. Por ejemplo, en una panadería, puede utilizar BPA para cambiar y automatizar la todo línea de producción, desde la compra y el almacenamiento de ingredientes hasta el horneado y la distribución. Sin embargo, es posible que sólo utilice RPA para automatizar un etapa, como el envasado.

En resumen, la BPA afecta a un área más amplia, mientras que la RPA afecta a un área más pequeña o a una parte de la empresa.

Casos reales de automatización robótica de procesos

Veamos RPA en acción. Imagina que diriges cuatro tiendas locales que venden smartphones, portátiles, altavoces y mucho más. Cada vez que una tienda vende un producto, se añade automáticamente a una hoja de Google. Cada tienda tiene una hoja independiente para facilitar la gestión, como se muestra en la imagen siguiente.

Ahora, supongamos que desea realizar un seguimiento de las ventas semanales del Samsung S24 Ultra en cada tienda. Normalmente abrirás cada Google Sheet y contarás manualmente el número de ventas. Imagina la pesadilla si cada tienda vende 250 S24 Ultra. Otra solución es contratar a alguien para que realice esta tarea. Pero tanto si lo haces tú mismo como si contratas a alguien, perderás tiempo y dinero y es probable que cometas errores.

Ahí es donde entra en juego la automatización robótica de procesos. Puede utilizar un herramienta de flujo de trabajo como Sheetgo para automatizar esta tarea. He aquí cómo hacerlo:

1. Primero, conecte tus Hojas de cálculo de Google.

2. Seleccione “Condiciones” para filtrar los datos.

3. Seleccione la columna de la que desea obtener la información, elija “Texto es exactamente” e introduzca el nombre del texto que Sheetgo necesita filtrar. En mi caso, puse “Columna B: Nombre del producto”, y el texto es Samsung S24 Ultra. Haz clic en “Confirmar”.”

Quiero que Sheetgo escanee estas cuatro hojas y compruebe si el texto “Samsung S24 Ultra” aparece entre los productos que vendimos.

4. A continuación, seleccione o cree el fichero de destino. Sheetgo utilizará este fichero u hoja de cálculo para informar de todas las ventas de S24 Ultra. 5. Pulse “Finalizar y guardar”.”

5. Sheetgo ahora escaneará automáticamente las hojas de sus tiendas para ver si vendieron un nuevo S24, como puede ver en la imagen de abajo.

6. Finalmente, Sheetgo creará un informe mostrando el número de ventas de cada tienda.

¿Has visto cómo funciona la RPA? Utilicé los principios de la RPA para automatizar un sistema de informes (una sección de mi empresa). Gracias a este Automatización de Google Sheet, puede centrarse en tareas más importantes mientras realiza el seguimiento de las ventas.

Puedes utilizar Sheetgo con Google Sheets y Excel para automatizar tus finanzas, RRHH, CRM, cadena de suministro, y mucho más.

Siemens utiliza la automatización robótica de procesos (RPA) para aumentar su eficiencia operativa. Implantaron UiPath RPA para automatizar tareas repetitivas en varios departamentos, como finanzas, recursos humanos y compras.

Esta automatización ayudó a Siemens a gestionar y verificar datos, procesar pedidos, gestionar transacciones bancarias y crear órdenes de compra automáticamente. El despliegue de RPA ahorró miles de horas al año, mejoró los estándares de los procesos y permitió a los empleados centrarse en tareas más útiles.

¿Cuándo debe utilizar la automatización robótica de procesos?

Utilice la automatización robótica de procesos (RPA) cuando tenga tareas repetitivas, basadas en reglas y que interactúen con sistemas informáticos. Piense en esas tareas aburridas y lentas como copiar datos entre hojas de cálculo, rellenar formularios online o extraer información de documentos.

RPA es perfecto para este tipo de tareas porque es rápido, preciso y no necesita pausas. Al entregar estos trabajos a robots de software, libera a sus empleados para que se centren en tareas más interesantes y valiosas.

Automatización de procesos empresariales frente a automatización robótica de procesos: En resumen

En resumen, la BPA optimiza el flujo de trabajo de toda la empresa mediante la automatización de tareas repetitivas. La RPA, por su parte, suele automatizar tareas repetitivas a menor escala, como un departamento o proceso de la empresa.