Cómo utilizar el complemento formMule para Google Sheets

¿Envías muchos correos electrónicos? Tal vez seas un bloguero con una lista de correo cada vez mayor o un administrador escolar que necesita enviar correos electrónicos a los padres. Afortunadamente, no está enviando todos sus correos electrónicos manualmente. Si eres nuevo en el envío masivo de correos electrónicos, puede que estés buscando una solución para automatizar el proceso. Hay muchas opciones de combinación de correo electrónico, demasiadas para contarlas. Pero no todas son iguales. Hoy vamos a explicarte cómo utilizar uno de los principales complementos de combinación de correo electrónico para Google Sheets llamado FormMule.

¿Qué es un complemento?

Los complementos de Google son herramientas de terceros a las que puedes acceder desde tus hojas de cálculo para mejorar tu forma de trabajar. Hay cientos de complementos disponibles para una gran variedad de propósitos. Algunos te permiten automatizar tareas sencillas, ahorrando tiempo y reduciendo los errores que puede provocar el trabajo manual. Otros complementos son más complicados y pueden integrarse con herramientas SaaS o ayudarle a analizar e informar sobre los datos. Los complementos pueden ser gratuitos o por suscripción. Son fáciles de conseguir y, por lo general, están diseñados para que empezar a utilizarlos sea bastante intuitivo.

¿Qué es la combinación de correspondencia?

Una combinación de correspondencia es una función de un programa de correo electrónico u hoja de cálculo que permite a los usuarios automatizar el envío de correo masivo. Con los programas básicos de combinación de correspondencia, puede enviar correos electrónicos masivos y documentos a su lista de correo. Con herramientas de combinación de correspondencia más avanzadas, como FormMule, puedes enviar correos electrónicos masivos altamente personalizados a los usuarios en función de la información que proporcionen a través de los formularios de Google.

¿Qué es FormMule?

FormMule es un complemento para Google Sheets y una herramienta de combinación de correspondencia muy versátil. Puedes crear condiciones complejas para el envío de tus correos electrónicos, personalizar qué, cuándo y a quién, basándote en condiciones personalizadas. Puede configurar FormMule para enviar correos electrónicos en un horario de una hoja de cálculo, o sobre la base de los envíos de formularios.

¿Quién utiliza FormMule?

FormMule es uno de los increíbles complementos de CloudLab, que crea herramientas electrónicas para cambiar la forma en que las escuelas operan en el espacio digital. Este complemento se diseñó pensando en los educadores, pero es una herramienta valiosa para cualquiera que desee automatizar tareas administrativas o crear sistemas de distribución de información. FormMule proporciona grandes recursos para profesores, administradores escolares y administradores de dominios de Google Apps for Education. Aunque no te dediques a la educación, algunos de estos recursos podrían ayudarte a encontrar soluciones para tus propios procesos de correo.

Cómo acceder a FormMule

Conseguir complementos para Sheets es realmente sencillo. La forma más rápida de obtener FormMule es haga clic en este enlace que te llevará directamente a la tienda web. Solo tienes que hacer clic en el botón ‘Gratuito’ y el complemento se añadirá a tu cuenta de Google Sheets.

También puede obtener el complemento siguiendo estos pasos:

1. Abrir una hoja de Google
2. Haga clic en el botón Complementos del menú de navegación
3. Haga clic en el botón Obtener complementos
4. Aparecerá una ventana para que navegues
5. Escriba “FormMule” en el cuadro de búsqueda.
6. Haz clic en el botón Free para obtener el complemento.

Ya puedes empezar a utilizar FormMule.

Cómo utilizar FormMule

Ahora que tienes el complemento conectado a tu cuenta de Google, es el momento de crear tu primera combinación de correspondencia. Hay un montón de opciones con FormMule que puede seleccionar para personalizar y personalizar sus correos electrónicos. Incluso puedes tener hasta 15 plantillas diferentes basadas en ciertas condiciones. Hoy, imaginemos que usted está proporcionando información de inscripción para los equipos deportivos en su escuela primaria.

Vamos a configurar un formulario que permita a los padres inscribir a sus hijos en un deporte. A continuación, estableceremos la condición para que reciban automáticamente un correo electrónico informativo. También mantendremos nuestros datos disponibles en nuestra hoja de cálculo para que más adelante en el año escolar podamos enviar actualizaciones automáticas a las familias en función de la información que proporcionaron inicialmente.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en Herramientas → Crear un formulario

2. Cree las condiciones desde Forms. Para este tutorial, voy a mantenerlo simple. Vamos a requerir que los padres envíen una dirección de correo electrónico, el nombre y apellido del niño, el nivel de grado, y elegir un club deportivo.

3. Ya tenemos nuestra primera respuesta. Vamos a enviar a la alumna un correo electrónico sobre su actividad extraescolar.

4. Haga clic en Complementos → Utilidad de combinación de correo electrónico FormMule → Abierto y el complemento se abrirá dentro de su hoja.

FormMule le guiará a través de la configuración

5. Siga los pasos del gestor de configuración de FormMule para crear la combinación de correspondencia. Elegiremos nuestro formulario como fuente y activaremos la combinación para enviar un correo electrónico cada vez que se envíe una respuesta al formulario. De este modo, los padres recibirán un correo electrónico informativo en cuanto lo soliciten. Podemos utilizar este formulario para crear varias fusiones de correo. Más tarde, podemos duplicar estos datos y crear correos electrónicos automatizados que se envíen en un horario específico.

6. Después de configurar las condiciones de envío, toca crear las plantillas de correo. Hemos escrito un correo de presentación con etiquetas para personalizarlo para cada niño. ¡Podemos crear una plantilla para cada club deportivo!

Conclusión

Esta será probablemente la parte de la configuración que más tiempo le lleve. Tendrá que redactar y previsualizar cada plantilla para asegurarse de que los correos electrónicos que envía son precisos y de alta calidad. Sin embargo, después de configurar tus plantillas, puedes olvidarte de ellas y dejar que FormMule haga todo el trabajo a partir de ahora.

Si busca inspiración e ideas, consulte nuestro lista de los 5 mejores complementos de Google Sheets para la educación.