Cómo utilizar el complemento AutoCrat para Google Sheets

AutoCrat es otro complemento para Google Sheets que está cambiando la faz de la educación. A primera vista, puede que no parezca una herramienta muy interesante, pero sus múltiples aplicaciones hacen que sea un complemento muy valioso. AutoCrat es otro ingenioso invento de CloudLab, uno de los principales innovadores en el ámbito de los complementos para la educación. AutoCrat es un complemento que te permite combinar información de tus hojas de cálculo en otros formatos, como documentos o PDF. Cuenta con una sencilla interfaz de usuario que permite formatear, almacenar y compartir información en un abrir y cerrar de ojos.

¿Quién utiliza Autocrat?

Cualquiera que utilice Google Sheets tiene acceso a AutoCrat. Se trata de una herramienta de fusión gratuita disponible en la tienda de complementos. Aunque AutoCrat se diseñó para profesores y administradores, casi todo el mundo puede utilizarla para automatizar procesos. También es muy apreciado por estudiantes, investigadores y empresas.

¿Qué puedes hacer con AutoCrat?

Con AutoCrat, puedes tomar información almacenada en hojas de cálculo y convertirla fácilmente en Google Docs, PDF, ¡o incluso en una presentación de diapositivas!

Parece sencillo, pero muchas personas están utilizando esta herramienta para mejorar sus flujos de trabajo y así liberar tiempo para tareas más importantes.

¿Cómo puede acceder a AutoCrat?

Conseguir complementos para Sheets es realmente sencillo. La forma más rápida es hacer clic en este enlace instalar el complemento Autocrat de Google Workspace Marketplace.

Basta con pulsar el botón Instale y el complemento se añadirá a tu cuenta de Google Sheets.

También puede obtener el complemento siguiendo estos pasos:

1. Abre una hoja de cálculo.
2. Haga clic en el botón Complementos del menú de navegación.
3. Haga clic en el botón Obtener complementos botón.
4. Aparecerá una ventana para que navegues.
5. Escriba ‘Autocrat’ en el cuadro de búsqueda.
6. Haga clic en el botón Instale para obtener el complemento.

¡Estás listo para empezar a usar AutoCrat!

Empezar

En primer lugar, haga clic en Complementos → AutoCrat → Abrir

Primer paso:

Haga clic en Nuevo trabajo, se le pedirá que dé un nombre a su primer trabajo de fusión.

Tras asignar un nombre al trabajo, haga clic en Siguiente.

Segundo paso:

En este paso, necesitará elegir una plantilla para su fusión. Hoy elegiremos que AutoCrat cree una plantilla de ejemplo para nosotros. Cuando usted crea sus propias plantillas, puede guardarlas y seleccionarlas desde su disco duro.

En el pasado, AutoCrat sólo funcionaba con Google Docs, pero ahora también se integra con Google Slides. Esto es realmente emocionante para los usuarios que quieren crear presentaciones personalizadas desde dentro de las hojas de cálculo.

Paso 3:

En este paso, debe asignar los datos de origen de la hoja de cálculo a su lugar correcto en la plantilla. Puede elegir entre texto estándar, hipervínculos o imágenes.

Deberá crear una etiqueta correspondiente para cada área del documento o diapositiva en la que desee que se rellene la información.

Paso 4:

A continuación, indique un nombre de archivo para el documento de salida que creará el complemento.

Paso 5:

Selecciona la carpeta de Google Drive en la que se insertará el documento.

Paso 6:

(Opcional) Elija una referencia de carpeta.

Paso 7:

(Opcional) Establezca reglas condicionales para su fusión.

Por ejemplo, si está enviando una carta sobre las calificaciones de una lista de alumnos, puede elegir enviar cartas sólo a los alumnos que estén recibiendo calificaciones de suspenso dentro del curso.

Paso 8:

A continuación, seleccionaremos los ajustes de edición/comentario y uso compartido para nuestra fusión.

A continuación, envíe un correo electrónico a todas las personas con las que desee compartir el documento o la presentación de diapositivas.

Paso 9:

Para el último paso de la configuración de la fusión, tenemos la opción de elegir si deseamos que esta fusión se ejecute en función de algún criterio específico desencadena como el envío de un formulario o en un intervalo de tiempo determinado.

Algunos usuarios pueden automatizar completamente ciertos procesos utilizando estos activadores. Por ejemplo, puedes hacer que los estudiantes envíen preguntas de redacción a través de formularios de Google y que sus respuestas se incluyan en una hoja de Google. Obviamente, leer estas respuestas en una celda de la hoja podría ser bastante engorroso.

Puede establecer un desencadenante para que los envíos de los estudiantes se fusionen directamente en un PDF o Doc, que irán a una carpeta específica de la clase. Utilice también los documentos generados automáticamente para calificar, comentar o incluso para la revisión por pares. Después de especificar los disparadores, pulse Guardar.

Paso 10:

Por último, haga clic en el botón botón de reproducción para iniciar la secuencia de fusión.

Verás que tu Google Sheet cambia un poco: ahora habrá una celda con un enlace al documento creado para esta demostración.

Conclusión

Bien, ¡ya está! Su primera fusión AutoCrat se ha configurado, y ahora se mostrará como un trabajo existente cuando ejecute el complemento.

Si busca inspiración e ideas, consulte nuestra lista de los Los 5 mejores complementos de Google Sheets para la educación. También puede consultar los siguientes artículos relacionados.