Filtrar Excel de un libro a otro

Trabajar con hojas de cálculo Excel te ofrece infinitas posibilidades para crear potentes soluciones de datos. Y cuando publicas tu libro en Sharepoint, sus funciones de uso compartido facilitan más que nunca la colaboración en equipo.

Pero, ¿y si sólo quieres compartir cierta información de tus hojas de cálculo con miembros concretos de tu equipo? ¿O si quieres enviar datos personales de un libro de trabajo a otros archivos?

Compartir un libro de Excel con colegas permite la coautoría, lo que significa que varias personas pueden trabajar en el mismo archivo, con todos los cambios actualizados en tiempo real.

Esto puede ser muy útil, pero hay que tener cuidado con los permisos de acceso en documentos complejos o sensibles. Demasiadas “manos” en la misma hoja de cálculo puede ser arriesgado, especialmente cuando has pasado mucho tiempo creando tu hoja de cálculo y aplicando fórmulas a tus datos.

Si compartes el libro completo, al menos puedes bloquear un archivo de Excel o proteger partes de él contra la edición.

Por qué filtrar datos de Excel de un libro a otro

Si quieres evitar que otras personas tengan acceso a tu hoja de cálculo maestra, debes filtrar los datos de un libro de trabajo a otro y permitirles acceder sólo a la información que quieras compartir.

Para ello, puedes conectar varios libros de Excel con un flujo de trabajo automatizado. Así podrás

• Envío automático de datos filtrados de un libro a otro
• Ahorrar tiempo
• Elimine el copiar y pegar
• Mantenga sus datos seguros y separados en “cubos” individuales”
• Mantenga un libro de trabajo maestro central al que sus colegas no puedan acceder
• Distribuir información específica a las hojas de cálculo de otras personas

Siga los pasos que se indican a continuación para aprender a filtrar Excel de un libro a otro.

¿Por qué utilizar Sheetgo para filtrar datos en Excel?

Sheetgo es una solución todo en uno que ayuda a los usuarios de hojas de cálculo a crear flujos de trabajo automatizados para transferir, organizar, manipular y elaborar informes de datos.

Con Sheetgo, podrá mantener intactos todos los datos de su hoja de cálculo maestra mientras comparte datos específicos con sus colegas.

Además, puedes crear un flujo de trabajo automatizado para actualizar todas las hojas conectadas cada vez que actualices la hoja de cálculo maestra.

Cómo utilizar Sheetgo para filtrar datos de Excel de un libro a otro

Filtrar datos de Excel de un libro a otro con Sheetgo es simple y fácil. No necesita saber cómo escribir fórmulas complejas en Excel. Puede crear flujos de trabajo automatizados con solo unos clics.

Paso 1: Instalar Sheetgo

Instale Sheetgo haciendo clic en el botón de abajo.

Paso 2: Cargar Excel en Google Drive

Para filtrar datos de un archivo Excel a otro con Sheetgo, su archivo de origen (el archivo del que desea extraer los datos) debe estar disponible en línea en Google Drive.

Tenga en cuenta que puede enviar los datos filtrados a archivos Excel almacenados en otras plataformas de almacenamiento en la nube.

Paso 3: Seleccione su fuente de datos

A continuación, elija Excel como fuente de datos y localiza el archivo dentro de Google Drive.

Su archivo fuente es la hoja de cálculo que contiene los datos originales que desea filtrar y enviar a otro archivo Excel. Tenga en cuenta que Sheetgo enviará los datos filtrados a otro archivo, pero el archivo de origen permanecerá sin cambios.

En este ejemplo, quiero filtrar datos de mi base de datos de clientes potenciales a un archivo Excel perteneciente a uno de mis representantes de ventas.

Paso 4: Filtrar los datos

Haga clic en Continúe en para pasar a la sección de filtros del editor de conexiones.

Aquí tiene 3 opciones: filtrar por condición, filtrar por consulta o filtrar por color.

Mi archivo de origen contiene una lista de clientes potenciales y el representante de ventas responsable. En este caso, quiero filtrar los clientes potenciales de Jackie y enviarlos a su archivo Excel personal.

Utilizo el Filtrar por condición opción y filtro Columna H: Propietario > El texto es exactamente > Jackie.

Paso 5: Seleccione el archivo de destino

El siguiente paso es seleccionar el archivo de destino. Este es el archivo al que desea enviar los datos.

Puedes seleccionar un archivo Excel existente de cualquiera de las principales plataformas de almacenamiento en la nube o Sheetgo creará automáticamente un nuevo libro de Excel para ti. Elige en qué carpeta de almacenamiento en la nube quieres guardar el archivo.

Si envías los datos a un nuevo archivo, dale un nombre.

Sheetgo creará una nueva pestaña (hoja de cálculo) en el fichero de destino, que contendrá los datos importados. Puede cambiarle el nombre en el archivo Nombre de la pestaña caja.

En este ejemplo, elijo dejar que Sheetgo cree automáticamente un nuevo archivo Excel en mi Google Drive.

Le doy el nombre de “Clientes potenciales de Jackie” y cambio el nombre de la pestaña a “Nuevos clientes potenciales”.

Haga clic en Terminar y guardar para crear la conexión de filtro entre sus archivos Excel.

Compruebe el archivo de destino: ahora contiene los datos filtrados de la hoja de cálculo de origen.

Paso 6: Automatizar el flujo de trabajo

Ahora que ha establecido una conexión, puede actualizar los datos en el archivo de destino haciendo clic en Ejecutar en el menú de flujo de trabajo flotante en cualquier momento. De este modo, se introducirán datos nuevos en el archivo de destino, reflejando cualquier cambio que se haya realizado en los datos de origen.  

Para que usted y sus colegas tengan siempre a mano los datos más recientes, automatizar el flujo de trabajo.

En la barra de menús flotante, haga clic en Automatice. Aquí puede elegir con qué frecuencia desea que se actualicen los datos: diaria, horaria, semanal o mensualmente.

Filtrado automático entre archivos Excel

Así es como se filtran automáticamente los datos de Excel de un libro a otro.

Con una conexión, acabas de empezar a construir un flujo de trabajo automatizado. Puedes editar la conexión, compartir el flujo de trabajo con tus compañeros y añadir más conexiones a otros archivos para vincular y sincronizar los flujos de datos entre todas tus hojas de cálculo.

¿Le interesa automatizar más tareas de su hoja de cálculo? Aprenda cómo anexar Excel y crear un histórico de sus datos.