Exportar datos de Google Sheets

Como herramienta basada en la nube, Google Sheets es fantástica para colaborar en hojas de cálculo con varios miembros del equipo. Google Sheets ofrece una función ‘Compartir’ que te permite compartir todos tus archivos de Google Sheets con otros usuarios. Aunque esto es útil en algunos casos, la mayoría de las veces solo querrás compartir partes específicas de la hoja de cálculo con los demás. Lamentablemente, Google Sheets no ofrece una forma de hacerlo. Entonces, ¿cómo podemos exportar datos específicos de Google Sheets? El complemento Sheetgo es la mejor herramienta para ello.

¿Por qué exportar datos de Google Sheets?

La función ‘Compartir’ de Google Sheets no es necesariamente la mejor forma de compartir tus datos. La razón principal es que no hay forma de controlar exactamente a qué tienen acceso las personas: pueden ver toda la hoja de cálculo. En la mayoría de las situaciones empresariales, las hojas de cálculo contienen muchos datos importantes y privados que deben protegerse.

Con el complemento Sheetgo, puedes enviar datos específicos desde hojas de cálculo que te permiten mantener la privacidad de los datos. Supongamos que estoy creando una hoja de cálculo en la que se detalla el rendimiento de cada uno de mis empleados durante el año. No puedo utilizar la función ‘Compartir’ de Google porque cada empleado tendría acceso a los datos privados de rendimiento de los demás. Así que, utilizando el complemento Sheetgo, puedo asegurarme de que estos datos sigan siendo privados, compartiendo únicamente datos específicos con el empleado correspondiente.

Cómo exportar datos de Google Sheets

Con el complemento Sheetgo para Google Sheets, puedes elegir exactamente cuántos datos quieres compartir. Sheetgo exportará tus datos específicos a una hoja de cálculo nueva o existente, que luego podrás compartir con los destinatarios.

Sheetgo ofrece dos formas de exportar datos específicos desde Google Sheets. En primer lugar, puedes exportar una pestaña específica de tus hojas de cálculo. En segundo lugar, puedes utilizar las funciones de Filtro para seleccionar columnas o grupos de datos específicos para exportar. Veamos ambas versiones y cómo utilizarlas dentro del complemento Sheetgo.

Cómo exportar automáticamente una ficha de una hoja de Google a otra

Utilicemos el ejemplo mencionado anteriormente. Tengo un archivo de Google Sheets dedicado al rendimiento de mis empleados durante el último año. Hay una pestaña dedicada a cada empleado, que contiene datos extremadamente privados.

Quiero exportar cada ficha específica a una nueva hoja de cálculo que pueda enviar al empleado correspondiente.

1. Instalar Sheetgo

En primer lugar, necesitas instalar el complemento Sheetgo en Google Sheets. Para ello, haz clic en el botón azul de abajo. Te llevará a Google Workspace Marketplace, donde podrás instalar directamente el complemento. Asegúrate de registrarte en Sheetgo.

También puede abrir Google Sheets y dirigirse a Complementos > Obtener complementos. Busque Sheetgo, haga clic en el resultado y pulse el botón Instale botón.

Ahora que el complemento está instalado, basta con abrirlo volviendo a la sección Extensiones y Complementos y haga clic en Sheetgo > Inicio. El complemento debería abrirse en la parte derecha de la pantalla.

2. Elija la pestaña y exporte los datos

En virtud de la Exportar datos haga clic en Seleccionar datos.

Como puede ver a continuación, nuestro archivo abierto se selecciona automáticamente. Ahora, elige la pestaña que deseas exportar. En este ejemplo, quiero exportar los datos de rendimiento de Garry, así que seleccionaré su pestaña.

También puede ampliar el Ajustes para activar el formato de transferencia.

Cuando haya terminado, pulse Continúe en.

3. Elegir destino

Desplácese hasta el Enviar datos y seleccione el tipo de archivo al que desea exportar su ficha.

En este ejemplo, quiero exportar mis datos a otra hoja de Google.

Puede elegir exportar sus datos a una hoja nueva o a una ya existente. También puede editar el destino del archivo, así como el nombre del archivo y la nueva pestaña del archivo.

Una vez que esté satisfecho con todo, haga clic en Terminar y guardar.

Tus datos se han exportado correctamente desde Google Sheets. Puedes repetir este proceso de nuevo para cualquier otra pestaña que desees exportar.

Cómo exportar datos selectivos a otra hoja de Google de forma automática

A veces queremos ser aún más selectivos con los datos que exportamos que con una simple ficha. Tal vez sólo haya determinadas columnas o filas de datos que queramos exportar de Google Sheets. O tal vez queramos exportar las filas que contengan un número determinado. El complemento Sheetgo ofrece una Filtrar que le permite filtrar aún más los datos que desea exportar.

Para demostrarlo, imaginemos que tengo un archivo de Google Sheets con todos los datos de rendimiento de los empleados en una pestaña.

Mi jefe ha enviado diferentes tipos de datos que quiere ver:

1. Los datos de los empleados que obtuvieron una puntuación total igual o superior a 50
2. Columnas que contienen únicamente los nombres de los empleados y su puntuación media de rendimiento
3. Los datos del empleado con la puntuación más baja (en rojo)

Puedo utilizar cualquiera de los Filtrar dentro de la aplicación web Sheetgo para filtrar datos específicos para satisfacer cada una de estas solicitudes, en lugar de simplemente por pestaña.

Para utilizar estos filtros, siga los pasos 1 y 2 de las instrucciones anteriores y, a continuación, utilice una de las 3 opciones de filtro que veremos a continuación.

Opción 1: Filtrar por condición

En Filtrar por condición le permite crear una o varias condiciones para que Sheetgo compruebe sus datos. Se exportarán todos los datos que cumplan la(s) condición(es).

Con la condición de filtro, puedo lograr la solicitud uno por mi jefe - la exportación de los datos de los empleados que obtuvieron una puntuación total de 50 o más.

Una vez que haya seleccionado el archivo de Google Sheets y la pestaña seleccionada, desplácese hacia abajo hasta la pestaña Filtrar datos y seleccione Filtrar por condición.

Aquí puede elegir crear una o múltiples condiciones. Para este ejemplo, puedo crear una sola condición. A continuación, elija la columna, el tipo de condición y el valor.

Para crear mi condición, necesito seleccionar la Columna J (Puntuación total), la condición “es mayor o igual que”, y escribir el valor ‘50’.

Cuando haya terminado, pulse Continúe en.

Continúe los pasos normalmente, añadiendo su carpeta de destino. Una vez completado, pulse Terminar y guardar.

Como puede ver, Sheetgo ha exportado los datos sólo de los empleados que han obtenido 50 o más como puntuación total.

Opción 2: Filtrar por consulta

En Filtrar por consulta le permite escribir dos consultas similares a SQL. Para esta función de filtro, puedo lograr la segunda petición de mi jefe - para enviar sólo los nombres de los empleados y las columnas de puntuación media.

Una vez que haya seleccionado el archivo de Google Sheets y la pestaña seleccionada, desplácese hacia abajo hasta la pestaña Filtrar datos y seleccione Filtrar por consulta.

Como puede ver, Sheetgo ya ha facilitado esta sección, creando botones para cada columna. Simplemente añada las columnas que desea exportar.

Por ejemplo, necesito seleccionar las columnas A y K.

Una vez que esté satisfecho con su consulta, haga clic en Continúe en.

Continúe los pasos normalmente, añadiendo su carpeta de destino. Una vez completado, pulse Terminar y guardar.

Como puede ver, Sheetgo ha exportado correctamente sólo las columnas A y K de mi hoja de cálculo original.

Opción 3: Filtrar por color

Por último, el Filtrar por color le permite seleccionar datos específicos basándose en el color de la celda. De este modo, puedo cumplir la última petición de mi jefe: que me envíe los datos del empleado con la puntuación más baja. Tanto el empleado con la puntuación más alta como el con la más baja están en color; el más alto en verde, el más bajo en rojo. Así, utilizando este filtro, puedo seleccionar fácilmente los datos de las celdas rojas para exportarlos.

Una vez que haya seleccionado el archivo de Google Sheets y la pestaña seleccionada, desplácese hacia abajo hasta la pestaña Filtrar datos y seleccione Filtrar por color.

Elija la columna en la que desea filtrar por color. En este ejemplo, no importa especialmente qué columna elijamos. A continuación, en el desplegable, elija el color de celda que desee.

Cuando haya terminado, pulse Continúe en.

Continúe los pasos normalmente, añadiendo su carpeta de destino. Una vez completado, pulse Terminar y guardar.

Como puede ver a continuación, Sheetgo ha exportado los datos de Alexandro, el empleado correcto que tenía la puntuación más baja.

Exportación automática de datos desde Google Sheets

¡Y ahí lo tiene! Con el complemento Sheetgo, puede exportar una amplia gama de datos seleccionados para satisfacer sus necesidades. Las funciones de filtro de Sheetgo son una gran ventaja a la hora de filtrar los datos de diversas maneras.

Ahora que ya sabes cómo exportar datos automáticamente, ¿por qué no aprendes a importarlos? Consulte nuestra entrada del blog sobre Cómo importar columnas específicas a Google Sheets.

Si lo prefiere, eche un vistazo a nuestras entradas de blog relacionadas.