El futuro de las hojas de cálculo en el mundo de las finanzas

Parece que fue ayer para los veteranos, o un pasado lejano para los recién llegados, pero las hojas de cálculo existen desde hace mucho tiempo. Las hojas de cálculo han sustituido a los sistemas basados en papel en todo el mundo empresarial. Primero se desarrollaron para tareas de contabilidad o teneduría de libros. Ahora se utilizan ampliamente en cualquier contexto en el que se construyan, ordenen y compartan listas tabulares. Excel ha evolucionado hasta convertirse en el sistema de hojas de cálculo más utilizado y conocido del mundo.

Originalmente, las hojas de cálculo eran un simple recurso organizativo, pero han evolucionado rápidamente hasta convertirse en herramientas analíticas de gran potencia. Hoy en día se conocen como soluciones de gestión del rendimiento empresarial (EPM). El papel de las hojas de cálculo está cambiando. Es probable que las hojas de cálculo offline disminuyan debido a los avances tecnológicos. Aun así, la simple hoja de cálculo sigue siendo una herramienta valiosa en el mundo financiero.

He aquí algunas razones por las que las hojas de cálculo forman parte del futuro en el mundo de las finanzas:

• Las hojas de cálculo son intuitivas y fáciles de usar - Debido a su diseño, las hojas de cálculo no están pensadas para tratar los complejos asuntos de la oficina financiera (aunque las hojas de cálculo pueden ser MUY complejas). Por el contrario, se crearon para permitir a los usuarios introducir una cantidad relativamente pequeña de datos, cotejarlos y procesarlos y, a continuación, ofrecer una contabilidad precisa de aspectos como la presupuestación, la consolidación financiera, la previsión y la elaboración de informes.
• Proporcionan análisis sencillos - Las hojas de cálculo permiten a los usuarios hacer previsiones con bastante facilidad y con cierto grado de precisión. Hay que reconocer que las hojas de cálculo contienen muchos errores humanos. Sin embargo, proporcionan una línea de base a partir de la cual se pueden plantear preguntas a plataformas analíticas más potentes y precisas (como el lenguaje estadístico R).
• Son una gran solución de entrada frontal - En una encuesta realizada por Financial Executives International, más del 50% de los encuestados admitieron utilizar hojas de cálculo estándar como Excel como herramienta independiente. Además, también la utilizan como método complementario de entrada de datos en otros sistemas más complicados. ¿Por qué? Para poder cumplir sus requisitos de EPM en materia de planificación y presupuestación, elaboración de informes financieros y divulgación de información, y análisis, al tiempo que confían en una herramienta con la que están fácilmente familiarizados.
• Son asequibles - Con un coste notablemente bajo para la funcionalidad que ofrecen, las hojas de cálculo son la opción preferida para la mayoría de las empresas de nueva creación. Las hojas de cálculo en línea, como Google Sheets, son de uso gratuito. Las hojas de cálculo offline como Excel solo cuestan 10 euros al mes. La curva de aprendizaje para utilizarlas es bastante pequeña y casi no se requiere formación formal. Las hojas de cálculo tradicionales son simplemente la “primera opción” para las empresas a pequeña escala. Más adelante, a medida que el negocio crece, la información puede migrarse a plataformas más potentes.
• La seguridad no suele ser un problema - El acceso a las hojas de cálculo consolidadas suele estar limitado a un grupo selecto de altos ejecutivos. Basta con proteger el escritorio con una contraseña, utilizar unidades encriptadas y enviar las hojas de cálculo por medios físicos, es decir, en memorias USB y no por correo electrónico. Los datos permanecen relativamente seguros, salvo en caso de suplantación de identidad o error humano.

El futuro de las hojas de cálculo

A pesar de las ventajas de las hojas de cálculo, es probable que disminuya el uso de hojas de cálculo offline para fines dinámicos. El auge de los paquetes de software EPM basados en la nube -y una nueva oleada de soluciones conocidas como soluciones de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM)- permite a una empresa adoptar un enfoque más estratégico de su negocio. Además, estas soluciones permiten a las distintas divisiones de una empresa colaborar más fácilmente e integrar sus distintas contribuciones al esquema general.

Esta evolución está impulsada por algo más que los avances tecnológicos. La mayoría de las empresas, incluso las relativamente pequeñas, se enfrentan a la globalización de muchos de sus productos y servicios. Los EPM les permiten gestionar fácilmente procesos como las conversiones de divisas sin dejar de ofrecer una consolidación de datos e informes precisos.

Del mismo modo, la adquisición o fusión de una empresa por otra hace necesaria la consolidación de datos procedentes de múltiples sistemas heredados. Ahí es donde entran en juego los EPM. Por último, la “necesidad de rapidez”, es decir, de información en tiempo real, también está impulsando a las empresas hacia el EPM y alejándolas de las hojas de cálculo tradicionales. Los EPM permiten a varios departamentos informar puntualmente a la Oficina de Finanzas. Incluso permite una toma de decisiones más perspicaz e informada.

En pocas palabras, el papel de la hoja de cálculo podría estar cambiando

Sin embargo, no va a desaparecer pronto. Probablemente seguirá siendo una herramienta fácil de usar. Una herramienta para tareas sencillas que no requieren una analítica robusta o gestión de datos. Las hojas de cálculo en línea como Google Sheets ocuparán un lugar más alto. Sheetgo tendrá lugar en el nuevo cambio como un complemento de Google. Esto significa que nuestros servicios estarán disponibles en todas las hojas de cálculo de Google. Para concluir, es casi seguro que las hojas de cálculo simples seguirán siendo una de las principales fuentes que alimentan de datos a más sistemas avanzados.

Flujos de trabajo financieros basados en hojas de cálculo

Es posible procesar flujos de trabajo financieros completos en hojas de cálculo, eche un vistazo a lo siguiente entrada del blog cómo crear fácilmente un registro de gastos en Google Sheets, utilizando una de nuestras plantillas de finanzas ya preparadas.