¿Qué es el presupuesto base cero?

Aunque los presupuestos son fundamentales para decidir el rumbo futuro y planificar una hoja de ruta financiera, no todos se diseñan teniendo en cuenta todas las condiciones actuales y previstas. El presupuesto base cero es un tipo de contabilidad que se centra en crear un presupuesto desde cero. En cambio, los presupuestos tradicionales se centran en evaluar los cambios en la eficiencia operativa y en los costes, y dependen en gran medida de los gastos y desembolsos anteriores.

El presupuesto base cero se centra en calcular el gasto a partir de los gastos reales y no sobre una base diferencial. Con esta estrategia, cada acción y cada gasto de la empresa se justifica y se dimensiona en función de los ingresos de la organización.

En un presupuesto base cero no se arrastran saldos ni hay gastos comprometidos de antemano. Dicho de forma sencilla, es un método para crear un presupuesto sin suposiciones previas. Esta estrategia pone el foco en identificar las tareas y financiar los costes, independientemente de la estructura de gasto actual.

¿Qué diferencia hay entre los presupuestos tradicionales y los presupuestos base cero?

En el entorno empresarial actual, los presupuestos tradicionales se han quedado obsoletos porque no tienen ninguna utilidad práctica. La mayor parte de la asignación depende de los costes y gastos anteriores. Y, más allá de simplificar el proceso, no aportan nada a una corporación, a una empresa ni siquiera a un particular.

En cambio, el presupuesto base cero es un método en el que todos los gastos deben justificarse y aprobarse en cada nuevo periodo, lo que lo hace rentable. Además, tiene en cuenta la situación actual del entorno empresarial. Por eso, los presupuestos base cero son muy superiores a los tradicionales en todos los sentidos.

¿Cuáles son los pasos del presupuesto base cero?

1. Identificación de las unidades de decisión: La primera y más importante etapa del presupuesto base cero es identificar las unidades de decisión. Una unidad de decisión puede ser una actividad concreta o un grupo de actividades relacionadas entre sí de algún modo.

La actividad de una unidad no se solapa con las demás actividades de la organización. Por ejemplo, las actividades del departamento de RR. HH. no coinciden con las del departamento de marketing. Sin embargo, los distintos procesos de selección se solapan y pueden requerir o no unidades de decisión diferentes.

Una organización se compone de varios departamentos, como marketing, finanzas, investigación y recursos humanos. Cada centro de costes funciona como una unidad de decisión. Por eso, las actividades que se solapan entre departamentos pueden agruparse en un único centro de costes.

Por ello, el responsable de cada departamento debe presentar un presupuesto basado en la situación actual de su departamento y no debe incorporar los datos ni los gastos del año anterior.

2. Reparto en paquetes de decisión: Una vez asignadas las unidades de decisión, el siguiente paso es dividirlas en paquetes de decisión más pequeños. Estos paquetes de decisión deben estar alineados con los objetivos generales de la empresa.

Cada paquete de decisión debe incluir todos los detalles esenciales que ayuden a determinar la financiación necesaria. Entre ellos están las funciones, los objetivos, los beneficios económicos, los beneficios intangibles y cómo se usarán los fondos en las operaciones, entre otros.

Un paquete de decisión ideal debe incluir los siguientes detalles:

El análisis de la tarea y de sus detalles.

Un análisis detallado de la viabilidad técnica y operativa de la tarea.

Las metas y los objetivos de una unidad de decisión mayor.

Una línea de acción alternativa y la financiación necesaria.

3. Clasificación de los paquetes de decisión: Todos los paquetes de decisión identificados deben priorizarse y valorarse según su impacto potencial. Esta clasificación ayuda a usar los recursos de forma eficiente, lo que lleva a un análisis coste-beneficio.

Eso sí, hay que examinar todas las alternativas. Al clasificar los paquetes de decisión, la alta dirección debe garantizar que cada paquete sea preciso, realista y no contenga errores.

4. Asignación de fondos y recursos: En este paso, los fondos se asignan según la clasificación y la prioridad. Así, el paquete de decisión mejor clasificado recibe más fondos y se tiene en cuenta la rentabilidad.

5. Evaluación y control: El siguiente paso es la evaluación y el control, que consiste en supervisar y evaluar el rendimiento y los resultados de todos los paquetes de decisión.

Evaluar la eficacia de los paquetes de decisión ayuda a la dirección a saber si los recursos se están asignando bien o si conviene cambiar decisiones anteriores.

¿Cuáles son las ventajas del presupuesto base cero?

Mayor eficiencia: El presupuesto base cero tiene en cuenta el gasto en tiempo real, y las cifras históricas no tienen ningún peso.

Claridad sobre las operaciones y el flujo de caja: Un presupuesto base cero aporta transparencia sobre cuánto dinero entra y sale de la empresa. También ayuda a planificar las actividades para que los fondos y las operaciones se puedan seguir y gestionar con facilidad.

Mayor precisión: A diferencia de los métodos de presupuesto tradicionales, que consisten en hacer modificaciones discrecionales sobre el presupuesto del año anterior, el presupuesto base cero obliga a cada departamento a examinar cada partida de capital circulante y a calcular sus costes operativos. Ayuda a reducir costes porque ofrece una imagen clara de los gastos frente al rendimiento previsto.

Optimización de los procesos de negocio: Racionalizar el gasto y centrarse en lo que genera riqueza directamente para la empresa, gracias a un mayor valor, una mayor productividad, las economías de escala, etc., favorece la mejora a largo plazo.

Crecimiento estratégico y transparencia: Al poner el foco en el gasto justificado y en alinearlo con los objetivos de la organización, el presupuesto base cero anima a los CFO y al resto de la alta dirección a presentar interpretaciones del presupuesto sencillas y atractivas, y a mostrar el crecimiento, los márgenes de beneficio y la competitividad de la empresa en su conjunto.

¿Cuáles son las desventajas del presupuesto base cero?

• Un proceso que lleva mucho tiempo: Las limitaciones de tiempo son un gran problema, ya que los equipos financieros tienen que coordinarse con todas las unidades de negocio, tanto en sentido figurado como físicamente, para asegurarse de que todos los presupuestos estén bien planificados durante todo el proceso.
• Complejo y caro: A diferencia de los sistemas de presupuesto estándar, el presupuesto base cero puede ser caro y difícil de adoptar. La formación adicional necesaria (incluido el uso de software, procedimientos nuevos, etc.) y el hecho de que cada presupuesto se elabore desde cero, en lugar de partir de los datos más rápidos y accesibles del año anterior, pueden suponer un coste importante al hacer el cambio.
• Disruptivo: Pasarse al presupuesto base cero puede ser un reto tanto mental como cognitivo para algunas personas. A los CFO les puede costar adaptarse, priorizar y justificar cada partida de su presupuesto, lo que genera resistencias que hay que resolver antes de poder funcionar con plena eficiencia.

Ejemplo de presupuesto base cero

Bingo Corp. es una gran empresa farmacéutica con sede en Dallas, Texas. Antes fabricaba en sus propios laboratorios todos los ingredientes de sus medicamentos. Además, usaba técnicas de presupuesto tradicionales para determinar sus distintos costes y gastos.

Sin embargo, los costes de fabricación de los ingredientes no dejan de subir con el tiempo. Por eso, un modelo de presupuesto base cero puede ayudar a la empresa a buscar alternativas para los ingredientes y a determinar si puede reducir sus costes mediante un análisis coste-beneficio, empezando la estimación desde cero hasta llegar a una conclusión.

Conclusión

Según Accenture, las empresas que han aplicado bien el presupuesto base cero han conseguido un ahorro del 18 % y una subida del 20 % en el precio de sus acciones. Por eso, empresas como Mondelez International, Campbell Soup Company, Kraft Heinz, Anheuser-Busch InBev y Tesco han hablado públicamente en sus presentaciones de resultados de la adopción de herramientas de presupuesto base cero.

Así, el presupuesto base cero intenta determinar los gastos correctos que genera la empresa en función de sus necesidades y preferencias. Por tanto, ayuda a minimizar costes y aporta claridad al proceso presupuestario. Ayuda a fijar objetivos adecuados, lo que puede llevar a un rendimiento empresarial y una eficiencia operativa extraordinarios. Por eso, aunque el presupuesto base cero es un ejercicio que lleva mucho tiempo, es el método de planificación presupuestaria más correcto y aceptable. También aumenta la implicación y la responsabilidad en todos los departamentos multidisciplinares de la organización.

En el presupuesto base cero, todos los importes deben justificarse antes de poder aceptarse. Su objetivo es identificar oportunidades, aumentar la eficiencia presupuestaria y reducir los gastos y costes innecesarios. Se basa en el principio de asignar la cantidad de dinero adecuada a la actividad correspondiente. Por tanto, conduce a una mejor asignación del gasto de la organización a las actividades más importantes, las que pueden dar los resultados esperados. Es un enfoque del presupuesto con visión de futuro.

Para probar el presupuesto base cero con tus propias cifras, parte de esta plantilla de presupuesto y compara el plan de cada periodo con el gasto real en un análisis de presupuesto frente a gasto real. Si todavía estás decidiendo quién elabora las cifras, lee nuestra guía sobre la planificación top-down frente a bottom-up. Para el trabajo recurrente, los empleados virtuales de finanzas con IA de Sheetgo pueden extraer el gasto de cada departamento de tus hojas de cálculo y mantener el presupuesto al día.