Filtrar Google Sheets de una hoja a otra

Trasladar datos de una hoja de cálculo a otra es una de las tareas de gestión de datos más repetitivas y que más tiempo consume a muchos de nosotros. Como usuario de Google Sheets, probablemente ya estés aprovechando las potentes funciones de colaboración de G Suite. Compartir un archivo con otras personas puede reducir la necesidad de mover datos manualmente, pero a veces sigues necesitando separar y filtrar datos de Google Sheets en otros archivos.

Además de copiar y pegar manualmente (lo cual es engorroso y propenso a errores) existe la opción de utilizar Google Sheets Fórmula IMPORTRANGE. Esto te permite importar un rango de celdas de la hoja A a la hoja B, en tiempo real. Esto puede funcionar bien para una transferencia de datos puntual, pero si eres un usuario intensivo de Google Sheets e intentas conectar varias hojas, a menudo experimentarás errores o toda tu hoja de cálculo puede bloquearse.

Uno de los mayores defectos de Importrange es que sólo se pueden transferir datos de una gama completa a otra hoja.

Uso de la función Filtro en Google Sheets

Una solución sería filtrar los datos antes de importarlos a otra hoja de cálculo.

En este caso, puedes utilizar la función Filtro de Google Sheets. Con esta función, puede filtrar un rango de datos basándose en criterios especificados.

Sin embargo, esta solución tiene algunas limitaciones.

En primer lugar, configurar un sistema con dos pasos diferentes (filtrado e importación de los datos filtrados) puede resultar un poco complicado. Tienes que crear el filtro en una hoja de cálculo y, a continuación, utilizar la función IMPORTRANGE en otra hoja de cálculo para transferir los datos filtrados.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es que basarse en fórmulas para filtrar e importar datos puede ser un poco complicado y propenso a errores. Si los datos de origen cambian, puede ser necesario ajustar los criterios de filtrado o el rango de importación en consecuencia.

Uso de Sheetgo para filtrar datos de Google Sheets de una hoja a otra

Si desea transferir datos específicos y filtrados de un archivo de Google Sheets a otro, existe una solución mejor. Con Sheetgo, puedes conectar varias hojas de cálculo y transferir datos automáticamente, sin tener que recurrir a fórmulas complejas. Esto te permite:

• Traslada los datos seleccionados de un archivo de Google Sheets a otro con unos pocos clics
• Comparte datos específicos con colegas o clientes sin compartir tu hoja de cálculo personal
• Controlar el acceso a los datos 
• Establecer un flujo de trabajo automatizado
• Envío de datos filtrados a varios archivos
• Fusionar datos de diferentes hojas de cálculo en una sola
• Genere informes y cuadros de mando automatizados con información filtrada

Cómo filtrar datos automáticamente:

Paso 1: Instalar Sheetgo

Haga clic en el botón azul para instalar Sheetgo

Haga clic en +Crear flujo de trabajo y luego Conectar para iniciar su primera conexión.

Paso 2: Seleccione su fuente de datos

En primer lugar, asigne un nombre a su flujo de trabajo sin título para poder identificarlo y editarlo fácilmente más adelante.

En este ejemplo llamaré a mi flujo de trabajo “Filtrar Google Sheets”.

Seleccione su fuente de datos. Se trata del archivo de Google Sheets del que desea importar o extraer datos filtrados.

Si su archivo contiene más de una pestaña (hoja), asegúrese de seleccionar la pestaña de origen correcta.

Aquí voy a seleccionar mi archivo “Inventario de productos” desde dentro de mi Google Drive

Paso 3: Aplicar un filtro

Haga clic en Continúe en para ir a la sección Filtro del editor de conexiones.

En Filtrar datos, Sheetgo le ofrece 3 opciones: Filtrar por condición (seleccionar datos por columna, número, fecha, texto o valor), Filtrar por consulta (escribir una consulta usando sintaxis SQL) o Filtrar por color (seleccionar datos por color de celda).

En este ejemplo, quiero filtrar sólo los productos de gran demanda.

Yo elijo Filtrar por condición: Columna G: Demanda, el texto contiene: Alta.

Paso 4: Seleccione el archivo de destino

Una vez seleccionado el filtro, decide a qué archivo de Google Sheets quieres enviar estos datos.

Puedes elegir un archivo existente dentro de tu almacenamiento en la nube, o dejar que Sheetgo cree automáticamente un nuevo archivo de Google Sheets para ti.

Si elige esta última opción, asigne al nuevo archivo un nombre adecuado (en este caso, escribo el nombre “Productos por encargo”).

Sheetgo creará una nueva pestaña(hoja) en el archivo de destino, conteniendo los datos filtrados.

En Ficha Nuevo archivo introduzca un nombre (en este caso, llamaré a mi nueva pestaña “Alta demanda”).

Eche un vistazo a su hoja de cálculo de destino. Verás que ha aparecido una nueva pestaña con los datos filtrados. Su archivo de origen permanece inalterado.

Le pedí a Sheetgo que creara un nuevo archivo de Google Sheets para mí, por lo que los datos filtrados de mi hoja de cálculo “Inventario de productos” han aparecido ahora en un nuevo “Productos a pedir”. Este archivo aparece en mi Google Drive. 

Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo

Ahora que ha creado una conexión, puede transferir datos nuevos de la hoja de origen a la de destino haciendo clic en Ejecutar en el botón flotante del menú de flujo de trabajo.

Para disponer siempre de los datos más recientes sin tener que abrir Sheetgo (ni siquiera abrir una hoja de cálculo), haga clic en Automatice. Programe actualizaciones automáticas con la frecuencia que desee.

Transferencia automática de datos en Google Sheets

Aquí te he mostrado cómo filtrar automáticamente datos de un archivo de Google Sheets a otro. Una conexión entre dos archivos es sólo el comienzo de un flujo de trabajo automatizado. Ahora se puede construir en el flujo de trabajo mediante la adición de más conexiones, o la creación de conexiones a varios otros archivos.

Eche un vistazo a nuestro historias de clientes para saber más sobre cómo Make Me PPE Bay Area utilizó esta función para agilizar la privacidad de los datos, la visualización, la organización y la comunicación sin dejar de trabajar a partir de un único conjunto de datos colaborativos.

Si necesita con frecuencia combinar o consolidar datos de varias hojas de cálculo en un archivo central, lea cómo fusionar varias hojas de cálculo de Google en una sola.