Cómo conectar automáticamente las hojas de cálculo de Google Sheets

¿Sabía que puede conectar hojas de cálculo de Google Sheets entre sí? Utilizar una gran cantidad de datos entre múltiples hojas de cálculo puede llegar a ser complejo, y a menudo, afecta a la eficiencia de nuestro trabajo. Encontrar una manera de conectar estas hojas de cálculo de Google de forma automática es una forma fantástica de resolver activamente este problema, y aumentar aún más nuestra productividad.

En este artículo, vamos a explorar cómo el complemento Sheetgo en Google Sheets puede ayudar no sólo a conectar sus hojas de cálculo de Google de forma automática para sincronizar sus datos, sino también crear un flujo de trabajo automatizado que transforma la forma en que usted y su equipo trabajan juntos.

Conexión de dos hojas de cálculo de Google

Google ya ha revolucionado nuestra forma de trabajar con hojas de cálculo. Antes, las hojas de cálculo eran archivos cerrados y sin conexión, y mucha gente sigue utilizando Excel de esa manera. Google Sheets cambió todo eso. Como plataforma en línea basada en la nube, los datos se transfieren en tiempo real y cualquiera puede acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar.

Aunque las funciones de Google Workspace son extremadamente útiles para hacer que las hojas de cálculo sean más accesibles en general, aún existen algunas limitaciones que pueden afectar a tu forma de trabajar. Con Google Sheets, un mayor número de colaboradores implica una mayor probabilidad de cometer errores manuales. Además, una hoja de cálculo puede llegar a ser demasiado grande con múltiples entradas, lo que imposibilita un análisis eficaz de los datos.

El complemento Sheetgo ofrece una solución a estos dos problemas y más, gracias a su sistema totalmente automatizado.

Utilización de la función IMPORTRANGE

Con el fin de enlazar dos hojas de cálculo de Google Sheets, puede utilizar la función IMPORTRANGE y transferir datos automáticamente de un archivo a otro. Sin embargo, IMPORTRANGE tiene algunas limitaciones que pueden suponer un contratiempo.

• Es muy común encontrar errores de análisis después de escribir la fórmula IMPORTRANGE.
• Cuando compartes una hoja de cálculo, la función IMPORTRANGE requiere que los usuarios tengan acceso al archivo de origen. Esto podría ser un problema cuando no quieres conceder a otros usuarios acceso a tu hoja de origen.
• No puedes conservar el formato cuando importas datos con la función IMPORTRANGE. Por lo tanto, puedes importar los datos del archivo de origen, pero no podrás transferir el formato a la hoja de cálculo de destino.

¿Por qué conectar automáticamente las hojas de cálculo de Google Sheets?

Conectar hojas de cálculo de Google Sheets automáticamente a través de Sheetgo te permite conectar archivos y sincronizar datos en unos sencillos pasos.

Además, Sheetgo ofrece aún más ventajas que contribuyen a transformar por completo su forma de trabajar y la de su equipo. Echemos un vistazo a algunas de las ventajas adicionales que ofrece Sheetgo:

• Flujo de trabajo automatizado: Sus archivos se convierten en un flujo de trabajo totalmente automatizado que se encarga de todo el proceso de principio a fin.
• Ahorra tiempo y dinero: Sheetgo hace todo el trabajo por usted. Sus datos se transfieren automáticamente de una hoja a otra, ahorrándole una enorme cantidad de tiempo y dinero.
• Sin entrada manual: Con la automatización no hay lugar para el error humano. Reciba transferencias instantáneas en un tiempo récord.
• Configuración rápida: Puede crear un sistema completamente nuevo para sus procesos en unos pocos pasos. Sistema autosuficiente: Una vez que el flujo de trabajo de Sheetgo esté en funcionamiento, no tendrá que volver a preocuparse por él.
• Fácil de ampliar: Sheetgo le permite ampliar sus flujos de trabajo a medida que crece su negocio, de modo que sus sistemas automatizados siempre puedan satisfacer sus necesidades.

Ahora que entendemos cómo vincular automáticamente hojas de cálculo de Google Sheets puede mejorar tu eficiencia, veamos paso a paso cómo conectar dos Hojas de cálculo de Google mediante el complemento Sheetgo.

Cómo conectar hojas de cálculo de Google Sheets

Supongamos que soy el jefe del departamento de Marketing de una empresa alimentaria y necesito acceder a todos los datos sobre nuestros resultados de marketing. En mi departamento, tenemos varias hojas de cálculo llenas de datos que cubren diferentes aspectos de nuestros procesos de marketing, cada una de ellas propiedad de una persona diferente. Necesito conectar todos estos archivos a una hoja de cálculo principal de modo que pueda acceder a toda la información para supervisar nuestros indicadores clave de rendimiento y tomar decisiones empresariales importantes.

Este es solo un ejemplo de las muchas hojas de cálculo que quiero conectar con mi hoja de cálculo principal. Esta maneja todas las cifras de marketing de contenidos, pero hay otras hojas de cálculo específicas para email marketing, SEO, SEM, etc.

Utilizando el complemento Sheetgo, puedo conectar varias hojas de cálculo como ésta a mi hoja maestra. Cada vez que uno de los miembros de mi equipo actualiza estas hojas de cálculo, mi hoja principal también se actualiza automáticamente.

Sigue los pasos que se indican a continuación para empezar y enlazar tus archivos de Google Sheets automáticamente.

Paso 1: Obtener el complemento Sheetgo

Haz clic en el botón azul de abajo para instalar el complemento Sheetgo para Google Sheets.

También puedes obtener el complemento Sheetgo directamente desde la aplicación Google Sheets.

Abra la aplicación y vaya a Complementos > Obtener complementos, y, a continuación, busque Sheetgo y haga clic en Instale.

Paso 2: Conecta tus archivos

Abra la hoja de cálculo donde desea que se conecten los demás archivos. En nuestro caso, abriré la hoja maestra denominada KPI del panel de control de marketing (hoja maestra).

Abra el complemento Sheetgo accediendo a Complementos > Sheetgo > Inicio.

El complemento se abrirá en la parte derecha de la pantalla.

En virtud de la Importar haga clic en Seleccionar datos.

Seleccione sus datos de origen: serán otros archivos de Google Sheet, así que seleccione Hojas de cálculo de Google.

Haga clic en Seleccionar archivo y busca los nombres de las hojas de cálculo que deseas conectar a la hoja de Google actual.

Ahora, debes elegir la pestaña a la que deseas conectarte. Los datos a los que quiero acceder están en la pestaña ‘Seguimiento’, así que vamos a añadirla.

Sheetgo también me da la opción de añadir más archivos.

Simplemente haga clic en Añadir otro archivo fuente y repita el proceso para cada una de sus hojas de cálculo.

En virtud de la Destino puede cambiar el nombre de la pestaña a la que se transferirán los datos de sus múltiples archivos. Como estoy recibiendo datos de múltiples pestañas de Seguimiento, la llamaré ‘Seguimiento Consolidado’.

Cuando hayas terminado de conectar tus archivos, pulsa Terminar y guardar.

Paso 3: Automatice su flujo de trabajo

Paso 4: Conexión finalizada

Ahora dispones de un flujo de trabajo automático totalmente desarrollado en el que puedes recibir datos de varias hojas de cálculo de Google en un único lugar.

Este es el aspecto de todos los datos de marketing en mi hoja maestra:

Ahora que ha creado una conexión, Sheetgo importa automáticamente los datos de las hojas de cálculo de origen a su hoja maestra.

Como resultado, tus datos están ahora centralizados, listos para que crees un cuadro de mando:

Si quieres ayuda y consejos para crear un cuadro de mando de datos, echa un vistazo a la entrada de nuestro blog Cómo crear un cuadro de mando en Google Sheets.

¿Cómo puedo extraer datos automáticamente en Google Sheets?