Plantilla de hoja de cálculo Presupuesto vs Real en Google Sheets

El análisis del presupuesto en comparación con la realidad es algo así como una comprobación de la realidad financiera de su empresa. Básicamente, consiste en comparar el presupuesto con los ingresos y gastos reales.

Dedicar tiempo a realizar un análisis del presupuesto frente a la realidad le permitirá comprender mejor el rendimiento actual de su empresa. Además, le ayudará a crear mejores previsiones en el futuro.

Si existen diferencias significativas entre las cifras presupuestadas y las reales (lo que se denomina “desviación favorable” o “desfavorable”), pueden surgir problemas. Una desviación favorable significa que los ingresos han sido superiores a los previstos o que los gastos han sido inferiores. Por el contrario, una desviación desfavorable significa que los ingresos han sido inferiores a los previstos o que los gastos han sido superiores.

Una desviación desfavorable suele ser el resultado de un problema puntual. Puede deberse a factores externos. Por ejemplo, la interrupción de la cadena de suministro puede obligar a la empresa a gastar más en una alternativa cara. En otras ocasiones, las desviaciones pueden significar problemas más profundos en la empresa. Una disparidad significativa entre los ingresos presupuestados y los ingresos reales podría indicar una debilidad en el departamento de ventas, por ejemplo.

Recopilación de datos para el análisis

El mayor reto a la hora de crear un informe de desviaciones (y una de las razones por las que muchas PYME no lo hacen bien, o no lo hacen en absoluto) es recopilar todos los datos necesarios.

En primer lugar, reunir información de distintos departamentos lleva mucho tiempo. En segundo lugar, alguien tiene la complicada tarea de analizarlo todo. Para que este sistema funcione con eficacia, es necesario que cada departamento registre sus datos con precisión en un formato compatible y accesible.

Hay muchos especialistas FP&A (planificación y análisis financieros) para la elaboración de presupuestos, previsiones y análisis. Sin embargo, si diriges una startup o una pyme, no es necesario invertir en nuevas y costosas herramientas.

Es probable que ya gestiones tus datos de ventas, ingresos y gastos en hojas de cálculo. Una plantilla de hoja de cálculo de presupuesto vs real en Google Sheets puede ayudarte a transformar esos datos en un rastreador de presupuesto automatizado.

¿Por qué utilizar Google Sheets para el análisis del presupuesto frente al real?

• Flexible: Hojas de cálculo de Google le permite gestionar y analizar todos sus datos financieros de la forma que más le convenga. Siempre que necesite cambiar el sistema, sólo tiene que adaptar las hojas de cálculo, sin software de contabilidad ni soporte informático.
• Accesible: Basado en la nube y actualizado en tiempo real, los administradores y gestores pueden acceder y actualizar Google Sheets en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Compatible con todo: Todos los paquetes de software se integran con Google Sheets, por lo que si tu empresa tiene datos almacenados en otros programas, puedes hacerlo fácilmente importar esa información.
• Facilidad de uso: Tus compañeros probablemente ya utilicen hojas de cálculo y Google Sheets es intuitivo y fácil de usar. Como resultado, el sistema es fácil de mantener y la incorporación de tu equipo es rápida y sencilla.

Cómo empezar

La plantilla de hoja de cálculo Presupuesto vs Real de Sheetgo es un sistema de hoja de cálculo conectado. A diferencia de una plantilla estándar, la plantilla de Sheetgo es un flujo de trabajo de archivos conectados que consolida los datos automáticamente. Esta herramienta le permite comparar su presupuesto con lo que realmente ha ganado y gastado, facilitando así una gestión financiera eficaz. 

Es adecuado para empresas de todas las formas y tamaños, ya que proporciona a los equipos una forma sencilla de recopilar y compartir datos sobre ingresos y gastos. Al mismo tiempo, genera informes automatizados para contables y directores de empresa.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instala la plantilla Presupuesto vs Real de Sheetgo, se guardan en su Google Drive tres archivos de Google Sheets con conexiones pre-construidas de Sheetgo. Estos incluyen:

• Una hoja de cálculo de gastos: Comparte este archivo con la(s) persona(s) responsable(s) de los pagos.
• Una hoja de cálculo de ingresos: Comparta este archivo con la(s) persona(s) responsable(s) de procesar los ingresos.
• Una hoja maestra Presupuesto vs Real: Es para el director financiero, el contable o el administrador, donde obtienen un análisis automatizado de los datos de ingresos y gastos previstos y reales de toda la empresa.

Cómo utilizar la plantilla de hoja de cálculo Presupuesto vs Real

Haga clic en el botón azul de abajo para instalar la plantilla

Funcionamiento de la plantilla

En la hoja maestra encontrará instrucciones iniciales sobre cómo utilizar la plantilla. Antes de rellenar la hoja de cálculo, seleccione el año de funcionamiento en el menú desplegable.

Rellenar las fichas de ingresos

En el fichero de ingresos, rellene los campos Previsión de ingresos hoja de cálculo con sus datos, introduciendo cuántos ingresos debe generar cada categoría cada mes.

A continuación, debe rellenar el formulario Ingresos reales ficha.

Consulte el informe automatizado de ingresos

Una vez que empiece a introducir datos en el Previsión de ingresos y el Ingresos reales la plantilla genera automáticamente un informe en la pestaña Análisis de ingresos ficha.

Rellene las fichas de gastos

En el archivo de gastos, debe registrar los gastos presupuestados y el importe real gastado.

En el Previsión de gastos debe introducir el presupuesto mensual de gastos.

En el Gastos reales deberá introducir el importe real gastado cada vez que se pague una factura.

La plantilla combina automáticamente los datos presupuestarios y reales para generar Análisis de gastos informe.

Transferir los datos

volver a la Flujo de trabajo pulsando en la barra lateral a la izquierda de la pantalla Después, pulse en Ejecutar situado en la esquina inferior izquierda. También puedes automatizar el proceso para que se ejecute solo.

Consulte el análisis presupuestario

Después de ejecutar el flujo de trabajo, el archivo maestro combinará automáticamente los datos de todos los archivos para generar el archivo Análisis presupuestario informe.