Plantilla de control de asistencia de alumnos en Google Sheets

Si necesitas un control fiable de la asistencia de los alumnos y una forma de analizar la asistencia a lo largo del tiempo, te vendrá bien algo mejor que tu memoria y un montón de listas de papel.

Por suerte, el sector educativo está poniéndose al día con otros lugares de trabajo y adoptando nuevas tecnologías para modernizar las prácticas laborales. Transformando prácticas manuales que consumen mucho tiempo en procesos automatizados. Esto ahorra un tiempo precioso a los profesores y ayuda a los administradores a gestionar sus centros con mayor eficacia.

Sin embargo, puede ser difícil encontrar un software que sea asequible para las escuelas y fácil de usar para el personal. Vamos a repasar la plantilla de seguimiento de asistencia de estudiantes de Sheetgo en Google Sheets.

¿Por qué utilizar Google Sheets para crear un control de asistencia de los alumnos?

Con el poder de Google Sheets, las instituciones educativas pueden diseñar un sistema de asistencia personalizado que se adapte a sus requisitos específicos.

• Flexible: Cree un sistema de asistencia que se adapte a su centro escolar. Si las cosas cambian en el futuro, sólo tienes que adaptar tus hojas de cálculo, sin necesidad de un nuevo software o soporte informático.
• Accesible: Acceda a los datos de todas sus clases desde cualquier lugar del mundo en su portátil o smartphone.
• Compatible: Muchos otros programas se integran con las Hojas de cálculo de Google. Si tienes datos almacenados en otros programas (como Google Classroom), puedes descargarlos fácilmente o importarlos directamente y centralizarlos en Google Sheets.
• Fácil de usar: Casi todos los profesionales trabajan con hojas de cálculo en algún momento de su vida. Google Sheets es un sistema muy intuitivo y fácil de usar, incluso para los novatos en hojas de cálculo. Esto facilita el mantenimiento y la formación, y puedes estar seguro de que tu sistema está preparado para el futuro.

¿Por qué Sheetgo?

Sheetgo es una potente herramienta que transforma la forma de gestionar los datos en hojas de cálculo. Agiliza la recopilación, la organización y el análisis, facilitando a los usuarios la simplificación de tareas.

Esta plantilla basada en una hoja de cálculo de Sheetgo es un sistema preconstruido para la gestión automatizada de la asistencia. Aporta muchas ventajas:

• Puede ser utilizado por cualquier escuela, colegio o centro de formación.
• Ofrece a los profesores una forma sencilla y fiable de pasar lista .
• Proporciona a los administradores registros de asistencia de cada alumno y clase.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de seguimiento de asistencia normal es un único archivo que contiene tablas, gráficos, diseños y fórmulas, pero una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es mucho más. Es un grupo de Google Sheets interconectadas que intercambian datos entre ellas. Esto le permite compartir información con sus colegas mientras trabaja de forma autónoma en su propio archivo individual.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

1. Organización y privacidad de los datos
   • Cada archivo es específico de una tarea, Manteniendo los flujos de datos seguros y separados. Los profesores tienen sus propias hojas de cálculo personales para el seguimiento de la asistencia de los alumnos. 
   • Las autoridades pueden combinar datos confidenciales de todos los profesores y clases en una hoja de cálculo y un cuadro de mando centralizados.
2. Escalabilidad
   • Mantener el buen funcionamiento del sistema dividiendo los datos en hojas de cálculo separadas y especializadas. Claro que Google Sheets tiene una potente función para compartir. Pero si hay demasiadas personas trabajando en el mismo archivo, puede sobrecargarse y volverse lento.
   • A añadir fácilmente nuevas clases o profesores, Basta con duplicar una de las hojas de cálculo y compartirla con la persona correspondiente.
3. Integración: 
   • Importe e incorpore datos fácilmente de otro software, un flujo de trabajo basado en hojas de cálculo 
   • Permite a las autoridades fusionar datos de toda la institución.
   • En cuestión de clics, conecte su flujo de trabajo de gestión de asistencia con su flujo de trabajo financiero para generar un informe de alto nivel para los directores.

¿Qué se obtiene con esta plantilla?

Al instalar la plantilla de seguimiento de asistencia de alumnos de Sheetgo, se guardan en Mi Drive cuatro archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo ya creadas.

1. Tres Clase hojas de cálculo: 
• Comparte estas hojas de asistencia para profesores y haz tantas copias como necesites para clases adicionales.
• Cada profesor utiliza su copia de esta hoja de cálculo para registrar si los alumnos están presentes, ausentes, excusados o llegan tarde a clase.
• La hoja de cálculo proporciona automáticamente al profesor promedios y totales, para que pueda hacer un seguimiento de cada alumno.
2. Un Gestión de la asistencia hoja maestra para el administrador escolar o el jefe de departamento:
• Las conexiones de Sheetgo extraen datos de todas las hojas de cálculo de la clase directamente a este archivo. Un panel de control muestra información clave, como los índices de asistencia por clase y los 10 alumnos que más faltan, en gráficos fáciles de leer.
• Una pestaña de control de asistencia le permite comprobar si se ha pasado lista a cada clase, cada día. Señala a los profesores que han olvidado pasar lista.
• Un seguimiento mensual automatizado de la asistencia y un resumen por alumno.

Cómo instalar la plantilla de seguimiento de asistencia

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla, y Instalar en Google Drive.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo instala la plantilla y crea las conexiones.

Funcionamiento de la plantilla

El fichero maestro de gestión de asistencia se abre dentro de Sheetgo.

Para abrir cualquiera de las hojas de cálculo, haga doble clic en el archivo en la barra lateral de la derecha.

Cómo utilizar la plantilla

Paso 1: Compartir con los profesores

Comparta las hojas de cálculo Clase con los profesores responsables de cumplimentarlas. Para ello, abra uno de los archivos haciendo doble clic sobre él.

Se abre dentro de Sheetgo. Mueva la barra deslizante azul a la derecha de la pantalla y, a continuación, abra el archivo en una nueva pestaña del navegador haciendo clic en Abrir en nuevo.

Ahora cambie el nombre del archivo y haga clic en el botón verde Compartir para compartir la hoja de cálculo con el profesor responsable de esa clase.

Paso 2: Introducir los datos del alumno

Las hojas de cálculo de la plantilla se proporcionan con datos de ejemplo para mostrarle cómo funciona el sistema. Cada profesor puede sobrescribir los datos con su propia lista de alumnos, o si usted es el administrador puede hacerlo por ellos.

Abra una hoja de cálculo Clase y vaya a la sección Instrucciones ficha. Introduzca los nombres en el campo Lista de estudiantes.

Paso 3: Registrar la asistencia

Durante cada clase, el profesor puede pasar lista rápidamente directamente dentro de su hoja de cálculo.

Hay una pestaña para cada mes del año. Los días del mes recorren la parte superior de la pantalla de izquierda a derecha.

Utilizando el menú desplegable debajo de cada día, el profesor selecciona si cada estudiante está presente (P) tarde o atrasado (T) excusado o ausente (E) o no excusado (U).

Paso 4: Automatizar el flujo de trabajo

Cada vez que se actualiza el flujo de trabajo, se extraen datos nuevos de las hojas de cálculo de las clases de los profesores directamente a la hoja de cálculo de gestión. Puede hacerlo manualmente haciendo clic en Ejecutar pero también puedes programar actualizaciones automáticas para asegurarte de que siempre tienes los datos más recientes de todas tus clases.

Vaya a la barra de menú flotante y haga clic en Automatiza. Elija la frecuencia de las actualizaciones. Para controlar la asistencia de los alumnos, una vez al día suele ser suficiente.

Su sistema de seguimiento de la asistencia de los alumnos ya está en marcha.

Echa un vistazo a las pestañas del cuadro de mandos en la hoja maestra de gestión. Puede añadir el logotipo de su centro escolar al cuadro de mandos principal. También puedes introducir las vacaciones escolares en la pestaña Controlador de asistencia diaria ficha.